Het ATS-systeem dat het beste bij jouw organisatie past, hangt af van de omvang van je recruitmentproces, de functies die je dagelijks nodig hebt en de manier waarop je team werkt. Voor MKB-bedrijven zijn gebruiksgemak, koppelingen met bestaande HR-systemen en een flexibele configuratie doorgaans de belangrijkste selectiecriteria. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het kiezen, implementeren en beoordelen van een ATS.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen ATS-systemen?
ATS-systemen verschillen voornamelijk op het gebied van configuratiemogelijkheden, de diepte van kandidaatbeheer, integraties met jobboards en HR-tools, en de mate waarin je het systeem kunt aanpassen aan jouw processen. Goedkopere of generieke oplossingen bieden basisfunctionaliteiten, terwijl gespecialiseerde systemen specifiek zijn ingericht voor branches of bedrijfsgroottes.
Concreet zijn er drie assen waarop systemen van elkaar afwijken:
- Flexibiliteit: Sommige systemen werken met vaste workflows, andere laten je elke stap in het wervingsproces zelf inrichten.
- Integraties: De ene oplossing koppelt naadloos met populaire jobboards en HR-systemen, de andere vereist maatwerk of dure add-ons.
- Candidate experience: Systemen variëren sterk in hoe ze sollicitanten begeleiden, van een eenvoudig formulier tot mobiel solliciteren, sms-reminders en statusupdates.
Het verschil tussen een goed en een minder goed passend systeem merk je pas echt wanneer je processen complexer worden. Een systeem dat nu net voldoende is, kan over een jaar al een bottleneck zijn.
Welke ATS-functies zijn onmisbaar voor MKB-bedrijven?
Voor middelgrote bedrijven zijn de meest relevante ATS-functies: vacaturebeheer met automatische plaatsing op jobboards, gestructureerd kandidaatbeheer, beoordelingstools voor meerdere reviewers, en rapportages waarmee je inzicht krijgt in de effectiviteit van je wervingskanalen. Zonder deze functies kost recruitment meer tijd dan nodig.
Specifiek voor MKB-organisaties zijn de volgende functionaliteiten het meest waardevol:
- Automatisch plaatsen van vacatures op meerdere jobboards vanuit één omgeving
- Kandidaatscreening en -beoordeling met scorecards en overzichtelijke beoordelingsrapporten
- AVG-compliance ingebouwd in het systeem, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te regelen
- Koppeling met HR-systemen zodat data niet dubbel ingevoerd hoeft te worden
- Rapportages en analytics om te zien welke kanalen de beste kandidaten opleveren
Een gestructureerd beoordelingsproces is hierbij een concreet voorbeeld: wanneer meerdere collega’s onafhankelijk van elkaar feedback geven via scorecards en kleurcodering, en die scores daarna samenkomen in één beoordelingsrapport, bespaar je aanzienlijk veel tijd in de selectiefase.
Hoe weet je of een ATS bij jouw recruitmentproces past?
Een ATS past bij jouw recruitmentproces als het systeem jouw specifieke stappen ondersteunt zonder dat je je werkwijze moet aanpassen aan de software. De beste manier om dit te toetsen is door een demo te doen met een eigen vacature en een realistisch wervingsscenario.
Stel jezelf bij de evaluatie de volgende vragen:
- Kan ik mijn huidige wervingsstappen één-op-één terugvinden in het systeem?
- Hoe makkelijk kunnen hiring managers en andere collega’s het systeem gebruiken zonder uitgebreide training?
- Sluit het systeem aan op de jobboards en HR-tools die wij al gebruiken?
- Hoe verloopt de candidate experience voor sollicitanten op onze vacatures?
- Welke rapportages kan ik direct gebruiken om mijn wervingsresultaten te meten?
Een systeem dat technisch veel kan maar waarbij je team dagelijks omwegen moet maken, levert uiteindelijk minder op dan een eenvoudiger systeem dat perfect aansluit op hoe jullie werken.
Wat kost een ATS-systeem voor een middelgrote organisatie?
De kosten van een ATS voor een middelgrote organisatie liggen doorgaans tussen de enkele honderden en enkele duizenden euro’s per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers, de gewenste functies en de mate van maatwerk. Implementatiekosten komen daar vaak eenmalig bovenop.
Bij het beoordelen van de totale kosten is het verstandig om niet alleen naar de abonnementsprijs te kijken. Relevante kostenposten zijn:
- Licentiekosten: maandelijks of jaarlijks, soms per gebruiker of per vacature
- Implementatie en inrichting: eenmalige kosten voor het configureren van het systeem
- Training: tijd en eventuele kosten voor het inwerken van je team
- Integraties: koppelingen met jobboards of HR-systemen kunnen extra kosten met zich meebrengen
- Support: beschikbaarheid en kwaliteit van klantenservice bij vragen of problemen
Zet deze kosten af tegen wat je nu uitgeeft aan bureaukosten, advertentiebudgetten en de uren die recruiters kwijt zijn aan handmatig werk. Voor veel MKB-bedrijven verdient een goed ATS zichzelf terug binnen het eerste jaar.
Wanneer is het tijd om van ATS te wisselen?
Het is tijd om van ATS te wisselen wanneer je huidige systeem je recruitmentproces vertraagt in plaats van versnelt, wanneer koppelingen met andere tools ontbreken of wanneer je team structureel om het systeem heen werkt met spreadsheets of e-mail. Dit zijn signalen dat de software niet meer aansluit op de schaal of complexiteit van je organisatie.
Concrete aanwijzingen dat een switch verstandig is:
- Recruiters slaan kandidaatinformatie op buiten het systeem omdat het te omslachtig is
- Rapportages ontbreken of zijn te beperkt om wervingsresultaten goed te analyseren
- Het systeem ondersteunt geen mobiel solliciteren of moderne candidate experience
- Nieuwe medewerkers of hiring managers haken af omdat het systeem niet intuïtief werkt
- Je betaalt voor functies die je nooit gebruikt, terwijl functies die je nodig hebt ontbreken
Een wisseling van ATS vraagt investering in tijd en geld, maar een systeem dat niet meer werkt kost je op de lange termijn meer: in gemiste kandidaten, frustratie bij je team en hogere wervingskosten.
Hoe verloopt de implementatie van een nieuw ATS?
De implementatie van een nieuw ATS verloopt doorgaans in vier fasen: voorbereiding en inrichting, datamigratie, training van gebruikers en een testperiode voor livegang. De doorlooptijd varieert van enkele weken tot een paar maanden, afhankelijk van de complexiteit van je wervingsproces en het aantal koppelingen dat je nodig hebt.
Fase 1: Voorbereiding en inrichting
In deze fase breng je je huidige wervingsproces in kaart en vertaal je dat naar de configuratie van het nieuwe systeem. Denk aan het inrichten van vacaturesjablonen, beoordelingsformulieren en gebruikersrollen voor recruiters, hiring managers en eventuele bureauagents.
Fase 2: Datamigratie, training en livegang
Bestaande kandidaatdata en lopende vacatures worden overgezet naar het nieuwe systeem. Daarna volgt een gerichte training voor iedereen die met het ATS werkt, bij voorkeur met praktijkscenario’s die aansluiten op jullie dagelijkse werk. Een testperiode voorafgaand aan de livegang helpt om kinderziektes te ontdekken en op te lossen voordat het systeem volledig in gebruik is.
Goede leveranciers bieden tijdens en na de implementatie actieve ondersteuning, zodat vragen snel beantwoord worden en je team snel productief is.
Hoe Ubeeo helpt bij het kiezen van het juiste ATS
Wij helpen MKB-organisaties bij het inrichten van een wervingsproces dat echt werkt. Ons ATS-systeem is speciaal ontwikkeld om flexibel te configureren naar jouw processen, zonder dat je je werkwijze hoeft aan te passen aan de software. Concreet bieden wij:
- Volledig aanpasbaar vacature- en kandidaatbeheer afgestemd op jouw organisatie
- Gestructureerde beoordelingstools met scorecards, mappen en kleurcodering voor meerdere reviewers
- Automatische plaatsing op jobboards, waaronder Google for Jobs en de bekendste Nederlandse platforms
- Koppelingen met HR-systemen en rapportages op basis van eigen data gecombineerd met Google Analytics
- Livechat support voor recruiters, managers en bureauagents tijdens het hele proces
- AVG-compliance en ISO-certificering (ISO 9001 en ISO 27001) standaard ingebouwd
Wil je weten of Ubeeo bij jouw organisatie past? Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe ons systeem aansluit op jouw wervingsproces.