Een recruitmentsoftware-integratie is een koppeling tussen je applicant tracking system (ATS) en andere softwaresystemen die je organisatie gebruikt, zoals HR-systemen, salarisadministratie of jobboards. Door systemen met elkaar te verbinden, hoef je gegevens niet handmatig over te typen en werken alle tools op basis van dezelfde, actuele informatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over integraties met een ATS-systeem.
Welke systemen kun je koppelen aan recruitmentsoftware?
Aan een ATS-systeem kun je vrijwel elk systeem koppelen dat betrokken is bij het werving- en selectieproces of het beheer van medewerkers. De meest voorkomende koppelingen zijn HR-informatiesystemen (HRIS), salarisadministratiesoftware, jobboards, assessmentplatformen en communicatietools zoals e-mailclients of sms-diensten.
In de praktijk zijn dit de systemen die organisaties het vaakst verbinden met hun ATS-software:
- HR-systemen zoals AFAS, Youforce of SAP, voor het automatisch doorsturen van kandidaatgegevens na aanname
- Jobboards en vacaturesites zoals Indeed, LinkedIn en Nationale Vacaturebank, voor het automatisch plaatsen van vacatures
- Assessmenttools voor het inplannen en verwerken van testresultaten direct in het kandidaatprofiel
- Planningssoftware voor het inplannen van sollicitatiegesprekken zonder handmatig heen-en-weer mailen
- Google Analytics voor het meten van het gedrag van bezoekers op je werkenbij-site
- Communicatietools zoals sms-platforms, voor het versturen van automatische reminders aan kandidaten
Welke koppelingen voor jouw organisatie relevant zijn, hangt af van je recruitmentproces en de systemen die je al gebruikt. Hoe meer systemen samenwerken, hoe minder handmatig werk je hebt en hoe kleiner de kans op fouten door dubbele invoer.
Hoe werkt een integratie tussen recruitmentsoftware en een HR-systeem?
Een integratie tussen je ATS-software en een HR-systeem zorgt ervoor dat gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere worden overgedragen. Zodra een kandidaat de status “aangenomen” krijgt in het applicant tracking system, stuurt de integratie de relevante gegevens direct door naar het HR-systeem, zonder dat iemand dit handmatig hoeft over te nemen.
Het proces verloopt doorgaans in een paar stappen:
- Een recruiter of hiring manager markeert een kandidaat als aangenomen in het ATS-systeem.
- De integratie herkent deze statuswijziging en activeert de gegevensoverdracht.
- Persoonsgegevens, functietitel, startdatum en andere relevante informatie worden doorgestuurd naar het HR-systeem.
- De HR-afdeling ontvangt een compleet en correct ingevuld medewerkersdossier, klaar voor verdere verwerking.
Dit voorkomt niet alleen fouten door handmatige invoer, maar verkort ook de tijd tussen aanname en de eerste werkdag. Voor de kandidaat betekent dit een soepelere onboarding. Voor de HR-afdeling betekent het minder administratief werk.
Wat is het verschil tussen een native integratie en een API-koppeling?
Het verschil tussen een native integratie en een API-koppeling zit in hoe de verbinding tussen twee systemen tot stand komt. Een native integratie is een kant-en-klare koppeling die de leverancier van de software zelf heeft gebouwd en onderhoudt. Een API-koppeling is een technische verbinding die je zelf of via een ontwikkelaar opzet op basis van de beschikbare API van het systeem.
Native integratie
Bij een native integratie hoef je zelf niets te bouwen. De koppeling bestaat al en je activeert hem via de instellingen van je ATS-software. Native integraties zijn doorgaans stabieler, makkelijker te onderhouden en worden bijgehouden door de leverancier als een van de systemen een update krijgt. Het nadeel is dat je beperkt bent tot de systemen waarvoor de leverancier een native koppeling heeft gebouwd.
API-koppeling
Een API-koppeling geeft je meer vrijheid. Via de API van je ATS-systeem kun je in principe elk systeem koppelen dat ook een API heeft. Dit vraagt wel om technische kennis of de inzet van een ontwikkelaar. Het voordeel is maatwerk; het nadeel is dat je zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud en de werking van de koppeling bij updates van een van beide systemen.
Welke problemen lost een recruitmentsoftware-integratie op?
Een integratie met een ATS-systeem lost drie concrete problemen op: dubbele invoer van gegevens, informatiesilo’s tussen afdelingen en trage processen door handmatige overdracht. Organisaties die zonder integraties werken, besteden onnodig veel tijd aan administratie en lopen het risico op fouten door inconsistente data.
Concreet pakt een goede integratie de volgende knelpunten aan:
- Dubbele invoer: Kandidaatgegevens worden maar één keer ingevoerd en zijn daarna beschikbaar in alle gekoppelde systemen.
- Informatiesilo’s: Recruiters, HR en managers werken op basis van dezelfde gegevens, wat miscommunicatie voorkomt.
- Trage onboarding: Na aanname stromen gegevens automatisch door naar het HR-systeem, waardoor de administratie sneller klaar is.
- Beperkt inzicht: Koppelingen met analytics-tools geven je inzicht in de prestaties van je wervingskanalen en de kwaliteit van je kandidatenstroom.
- Slechte candidate experience: Integraties met communicatietools zorgen voor tijdige en consistente communicatie richting kandidaten.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een integratie?
Bij het kiezen van een integratie voor je applicant tracking system let je op vier dingen: compatibiliteit met je bestaande systemen, de stabiliteit en het onderhoud van de koppeling, de impact op je databeveiliging en de mate van ondersteuning die je van de leverancier krijgt.
Neem deze punten mee in je afweging:
- Compatibiliteit: Werkt de integratie met de versie en configuratie van je huidige systemen?
- Onderhoud: Wie is verantwoordelijk voor updates als een van de systemen wijzigt?
- Beveiliging en AVG: Worden persoonsgegevens veilig overgedragen en voldoet de koppeling aan de privacywetgeving?
- Schaalbaarheid: Kan de integratie meegroeien als je organisatie groeit of meer systemen toevoegt?
- Ondersteuning: Biedt de leverancier hulp bij het inrichten en troubleshooten van de koppeling?
Een integratie die technisch werkt maar slecht gedocumenteerd is of geen ondersteuning biedt, kost je op de lange termijn meer tijd dan hij bespaart. Kies daarom niet alleen op functionaliteit, maar ook op de betrouwbaarheid van de leverancier.
Hoe Ubeeo helpt met recruitmentsoftware-integraties
Ons ATS-systeem is ontworpen om naadloos samen te werken met de systemen die jouw organisatie al gebruikt. We bieden zowel native integraties met veelgebruikte HR-systemen als de mogelijkheid om via onze API maatwerkkoppelingen te bouwen. Zo pas je de software precies aan op jouw proces, zonder concessies te doen aan stabiliteit of beveiliging.
Wat je van ons kunt verwachten:
- Koppelingen met bekende HR-systemen, jobboards en communicatietools
- Automatische vacatureplaatsing op je werkenbij-site en de grootste jobboards
- Integratie met Google Analytics voor inzicht in je wervingsresultaten
- AVG-conforme gegevensoverdracht tussen alle gekoppelde systemen
- Livechat-support bij vragen over het inrichten van koppelingen
Wil je weten welke integraties mogelijk zijn voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we kijken samen welke koppelingen jouw recruitmentproces het meeste opleveren.