- Recruitment software
- Oplossingen
bedrijfsomvang
uitgelichte branches
- Resources
- Contact
- Nederlands
Een nieuw ATS moet niet alleen live staan. Het moet werken voor de organisatie. En voor recruiters, hiring managers en voor kandidaten. Daarom configureren we Ubeeo voor HR en voor IT. En voor alle belangrijke recruitmentprocessen binnen de organisatie.
Heel belangrijk voor een goede implementatie van het ATS is de juiste voorbereiding. Daarna configureren en implementeren we in 6 stappen, met tussentijds wekelijks overleg waarin ruimte is voor alle vragen en opmerkingen.
Uit een (waarschijnlijke) demo en toelichting door Ubeeo is duidelijk geworden wie wij zijn, wat we doen en wat de bouwstenen zijn van ons product. De voorbereiding van de daadwerkelijke implementatie begint daarom met een kickoff-meeting, waarin we iedereen die ermee gaat werken het liefst meteen aan tafel hebben. Je kunt denken aan:
Een divers team garandeert dat er na de kickoff niet ineens dingen aan het licht komen die eerder over het hoofd werden gezien. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat een Security Officer een dag voor de uiteindelijke livegang aanstipt dat er nooit een PEN-test is gedaan.
Tip: zorg er voor de voorbereiding voor dat:
En communiceer die wensen intern, zodat zowel de strategische beslissers als iedereen die de input moet gaan aanleveren op één lijn zitten. Dat voorkomt vragen of teleurstellingen achteraf.
De implementatie van ons ATS doen we in 6 duidelijke stappen. We plannen, ontwerpen, bouwen, testen, nemen in gebruik en bieden blijvende betrokken support. En waar typische consultants daar allerlei fancy modellen en benamingen voor ontwikkelen houden wij het graag to-the-point.
De stappen doorlopen we in Monday, wat ons betreft de beste tool voor teamwork. We richten het platform in aan de hand van alles wat we tijdens de kickoff bespreken. Het dashboard maakt in één oogopslag duidelijk is wie waaraan werkt, wat er nog moet gebeuren en wat er is afgerond.
Zonder helder plan geen goede implementatie. Het is een belangrijke fase, waarin we natuurlijk het contract tekenen en het project plannen. Daarna volgt de kickoff-meeting, waarin het dus belangrijk is om een divers team aan tafel te hebben.
Wat volgt is de ontwerpfase. We gaan uit van de business requirements zoals die volgen uit de kickoff-meeting. Op basis van de requirements tekenen we het plan af en ontwerpen we de gevraagde oplossingen.
In overleg bepalen we wat er nodig is om de interne processen in het systeem te krijgen. Dit is ook het moment waarop we nadenken over koppelingen die er moeten komen. Je kunt denken aan koppelingen met een testbureau, de eigen website, het intranet en bijvoorbeeld jobposters voor doorplaatsingen van vacatures.
Hierna volgt de bouwfase. De software installeren we op basis van wat er in de kickoff-meeting aan prioriteiten en wensen naar voren kwam. Daarnaast gaan we uit van de ontworpen oplossing(en).
We bouwen de daadwerkelijke oplossing, waarmee we zorgen voor de backoffice. Daarnaast bouwen we de koppelingen en ook de WerkenBij-site.
Tijdens deze fase richten we het systeem in en maken we het klaar voor de testfase. Daar waar mogelijk starten de testen voor onderdelen die af zijn alvast, terwijl we blijven bouwen aan de onderdelen die nog moeten volgen.
We testen zowel de afzonderlijk gebouwde onderdelen als daarna ook het integrale systeem zoals het moet gaan werken. Ten slotte doen we een acceptatietest, waarna er een aftekenmoment volgt om door te kunnen met de volgende stap.
Bij de testfase hoort ook de training voor onze klanten. In 3 uur tijd leggen we alle ins en outs van het systeem uit en wijzen we op belangrijke instellingen en handige functionaliteiten. Ondertussen maken jullie een plan voor een goede interne communicatie, om duidelijk aan te geven wat er gaat veranderen in de manier van werken.
Met name het duidelijk maken van de veranderingen, de vooruitgang die het systeem biedt en de uitleg over hoe de medewerkers ermee gaan werken is belangrijk. Daar hebben we ervaring mee en kunnen we over meedenken, al is het uiteindelijk aan jullie om voldoende draagvlak te creëren. Zonder het juiste draagvlak blijkt de implementatie in de praktijk vaak lastiger.
De ingebruikname is de daadwerkelijke livegang van het ATS. Het is een spannende en belangrijke stap tijdens de implementatie, waarbij blijkt of dat wat we hebben gebouwd en getest in de praktijk doet wat jullie ervan verwachten.
De livegang doen we altijd op een dinsdag. Dat doen we bewust, nadat de bij veel organisaties drukke maandag achter de rug is. Na dinsdag is er nog genoeg tijd om iets extra’s te regelen als dat nodig is, beter dan wanneer we op vrijdag live zouden willen.
Bovendien vragen we jullie na de ingebruikname van het systeem om een evaluatie. We werken volledig ISO 9001-gecertificeerd, dus als onderdeel van de processen verzamelen we feedback over de implementatie van het ATS. Uiteraard pakken we eventuele kritiekpunten op, en worden we heel enthousiast van alles waar jullie blij mee zijn.
Vervolgens is onze support blijvend beschikbaar voor eventuele vragen, technische uitdagingen en onduidelijkheden die er na de training zijn overgebleven. Wij zorgen voor een warme overgang van het intensieve contact tijdens de implementatie naar de supportfase.
We werken met supporttickets, die we vlot oppakken en waar de juiste specialist persoonlijk op terugkomt. In de laatste paar gesprekken en contactmomenten leggen we uit hoe de support zal werken, om zeker te weten dat jullie precies weten hoe we bereikbaar zijn.
De implementatie van een ATS duurt bij ons standaard 13 weken. Dat lijkt lang, maar de praktijk leert dat die periode sneller voorbij is dan je zou denken. Op deze manier hebben jullie de tijd om interne mails te herschrijven, foto’s te maken en al het andere belangrijke te regelen.
Bovendien is er wat tijd over voor eventuele tegenvallers of extra’s die toch gewenst blijken. En willen jullie er liever langer over doen? Het is mogelijk om een fase 1 af te spreken in 13 weken, waarna er meer tijd is voor de onderdelen die zullen volgen. Zo voorkomen we een open einde, waarbij de einddatum uiteindelijk alleen maar verder op zou schuiven.
De vraag zou niet moeten zijn hoe snel het ATS live kan. De vraag is hoeveel rust en duidelijkheid je creëert door de configuratie en implementatie goed aan te pakken
