Een recruitmentsoftware demo is een interactieve presentatie waarbij een leverancier zijn recruitmentsoftware live aan je laat zien, afgestemd op jouw organisatie en wervingsproces. Tijdens de demo doorloop je de belangrijkste functies van het systeem, stel je vragen en beoordeel je of de software aansluit bij jouw behoeften. Voor de meeste organisaties is een demo de eerste concrete stap in het selectieproces voor een nieuw applicant tracking system. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat een ATS-demo inhoudt en hoe je er het meeste uit haalt.
Wat kun je verwachten tijdens een ATS-demo?
Tijdens een ATS-demo laat de leverancier je zien hoe het systeem in de praktijk werkt. Je krijgt een rondleiding door de kernfuncties van het applicant tracking system, zoals vacaturebeheer, kandidaatopvolging, communicatietools en rapportages. Een goede demo duurt doorgaans 45 tot 90 minuten en is afgestemd op jouw branche en organisatiegrootte.
Verwacht geen generieke verkooppresentatie. Een professionele demo gaat in op jouw specifieke wervingsuitdagingen. De leverancier stelt vooraf vragen over je huidige proces, het aantal vacatures per jaar en de systemen waarmee je al werkt. Op basis daarvan laat hij de meest relevante onderdelen zien.
Typische onderdelen van een ATS-demo zijn:
- Het aanmaken en publiceren van vacatures op jobboards en de eigen werkenbij-site
- Het beheren van kandidaten en de sollicitatiestroom
- Communicatie met kandidaten via e-mail, sms of chat
- Rapportages en analytics over je wervingsproces
- Koppelingen met HR-systemen en andere tools
- De candidate experience vanuit het perspectief van de sollicitant
Neem de tijd om tijdens de demo actief mee te denken. Stel vragen zodra iets onduidelijk is of niet aansluit bij hoe jouw organisatie werkt. Een demo is geen eenrichtingsgesprek; het is een kans om te toetsen of het systeem echt bij je past.
Welke vragen stel je bij een recruitmentsoftware demo?
De juiste vragen tijdens een recruitmentsoftware demo helpen je om een weloverwogen keuze te maken. Stel vragen die verder gaan dan de functies die je ziet, en richt je op implementatie, ondersteuning, schaalbaarheid en de dagelijkse praktijk van het werken met het ATS-systeem.
Verdeel je vragen over vier categorieën:
Functionaliteit en configuratie
- Hoe pas ik het systeem aan op onze eigen wervingsprocessen?
- Welke jobboards zijn standaard beschikbaar en welke kosten extra?
- Hoe werkt de mobiele sollicitatie-ervaring voor kandidaten?
- Kan het systeem meerdere wervingsstromen of bedrijfsonderdelen aan?
Implementatie, support en kosten
- Hoe lang duurt de implementatie en wie begeleidt ons daarin?
- Welke ondersteuning is beschikbaar na de livegang?
- Hoe zit het met AVG-compliance en gegevensbeveiliging?
- Wat zijn de totale kosten, inclusief koppelingen en maatwerk?
Noteer ook welke functies je tijdens de demo niet hebt gezien. Als de leverancier bepaalde onderdelen overslaat, vraag dan waarom. Dat geeft je waardevolle informatie over de beperkingen van het systeem.
Hoe verschilt een demo van een gratis proefperiode?
Een demo is een begeleide presentatie door de leverancier; een gratis proefperiode geeft je zelfstandige toegang tot het systeem voor een bepaalde tijd. Bij een demo zie je wat de software kan, maar bedien je het systeem zelf nog niet. Bij een proefperiode werk je er daadwerkelijk mee, maar zonder de begeleiding van een expert.
Beide hebben hun eigen waarde in het selectieproces:
- Een demo is efficiënt voor een eerste indruk. Je ziet in korte tijd de belangrijkste functies en kunt gerichte vragen stellen. Ideaal als je meerdere systemen vergelijkt.
- Een proefperiode is nuttig als je al serieus overweegt een bepaald ATS-systeem te kiezen. Je test de software in je eigen werkomgeving, met echte vacatures en collega’s.
Niet alle leveranciers bieden een gratis proefperiode aan. Voor complexe ATS-software, die je uitgebreid configureert voor jouw organisatie, is een proefperiode ook minder zinvol zonder begeleiding. In dat geval is een uitgebreide demo gevolgd door een pilotproject een betere aanpak.
Wie binnen de organisatie neemt deel aan een ATS-demo?
Aan een ATS-demo nemen bij voorkeur de mensen deel die dagelijks met het systeem gaan werken én degenen die de aankoopbeslissing nemen. Dat zijn doorgaans recruiters, de HR-manager en een vertegenwoordiger van IT of systeembeheer. Samen beoordelen zij het systeem vanuit verschillende invalshoeken.
Een goede samenstelling voor een demo ziet er zo uit:
- Recruiter of talentacquisitiespecialist: beoordeelt de dagelijkse bruikbaarheid, kandidaatbeheer en communicatietools
- HR-manager of directeur: let op rapportages, compliance en strategische inzetbaarheid
- IT of systeembeheerder: stelt vragen over koppelingen, beveiliging en technische vereisten
- Hiring manager (optioneel): geeft input over hoe lijnmanagers de software gebruiken bij het beoordelen van kandidaten
Houd de groep beperkt tot vier à vijf personen. Een te grote groep maakt het moeilijk om gefocust te blijven en concrete vragen te stellen. Zorg dat iedereen vooraf weet welke rol hij of zij speelt en welke vragen vanuit die rol relevant zijn.
Hoe beoordeel je recruitmentsoftware na de demo?
Na een demo beoordeel je recruitmentsoftware door de indrukken van alle deelnemers samen te brengen en het systeem te toetsen aan vooraf opgestelde criteria. Gebruik een gestructureerd beoordelingsformulier zodat je verschillende leveranciers objectief met elkaar vergelijkt.
Beoordeel het applicant tracking system op de volgende punten:
- Gebruiksgemak: Hoe intuïtief is de interface voor recruiters en managers?
- Functionaliteit: Dekt het systeem alle stappen in jullie wervingsproces?
- Configuratiemogelijkheden: Kun je het systeem aanpassen aan jullie eigen werkwijze?
- Integraties: Werkt het goed samen met bestaande HR-systemen en jobboards?
- Ondersteuning: Welke support biedt de leverancier tijdens en na implementatie?
- Beveiliging en compliance: Is het systeem AVG-proof en gecertificeerd?
- Prijs-kwaliteitverhouding: Wat zijn de totale kosten ten opzichte van de geboden waarde?
Vraag na de demo altijd om een samenvatting van wat je hebt gezien en een offerte op maat. Zo kun je de verschillende opties naast elkaar leggen en een gefundeerde beslissing nemen. Plan indien nodig een tweede demo om specifieke onderdelen dieper te verkennen.
Hoe Ubeeo je helpt bij het kiezen van de juiste recruitmentsoftware
Wij begrijpen dat een demo meer is dan een verkoopgesprek. Het is jouw kans om te beoordelen of ons ATS-systeem echt aansluit bij de manier waarop jullie werven. Daarom stemmen we elke demo af op jouw organisatie, branche en wervingsproces, of je nu in het onderwijs, de zorg, de overheid of de retail actief bent.
Wat je van een Ubeeo demo kunt verwachten:
- Een persoonlijke rondleiding door het volledige wervingsproces, van vacaturepublicatie tot contractopstelling
- Concrete voorbeelden van hoe andere organisaties het systeem inzetten
- Antwoorden op jullie specifieke vragen over koppelingen, configuratie en candidate experience
- Inzicht in onze ISO 9001 en ISO 27001 certificeringen en AVG-compliance
- Transparantie over implementatie, ondersteuning en kosten
Onze software is stabiel, volledig aanpasbaar en ondersteunt jullie wervingsproces van begin tot eind, inclusief recruitment marketing en jobboard-publicaties. Wil je zelf ervaren hoe Ubeeo werkt? Plan een demo en ontdek wat ons ATS voor jullie organisatie kan betekenen.