Tags en filters gebruik je in een ATS om kandidaten snel te categoriseren, terug te vinden en te vergelijken op basis van vaardigheden, ervaring of status in het sollicitatieproces. Je voegt labels toe aan kandidaatprofielen (tags) en filtert vervolgens je database op die labels om binnen seconden de juiste mensen te vinden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het slim inzetten van tags en filters in je recruitmentsoftware.
Wat kun je bereiken met tags en filters in een ATS?
Met tags en filters in een applicant tracking system zorg je ervoor dat je kandidaten razendsnel terugvindt, vergelijkt en activeert zonder handmatig door honderden profielen te scrollen. Je versnelt je selectieproces, verbetert de kwaliteit van je shortlists en benut je talentpool structureel in plaats van eenmalig.
Concreet helpt een goed gebruik van tags en filters je om:
- Kandidaten te groeperen op competentie, beschikbaarheid of locatie
- Eerdere sollicitanten opnieuw te benaderen voor nieuwe vacatures
- Selectiestappen te bewaken en bottlenecks in je pipeline te signaleren
- Rapportages te maken over de samenstelling van je kandidatenpool
Recruiters die tags en filters structureel inzetten, werken sneller en nemen betere beslissingen omdat ze altijd een volledig beeld hebben van beschikbaar talent.
Wat is het verschil tussen tags en filters in een ATS?
Tags zijn labels die je handmatig of automatisch toevoegt aan een kandidaatprofiel, zoals “Python-developer”, “beschikbaar per mei” of “interessant voor later”. Filters zijn de zoekinstrumenten waarmee je vervolgens je database doorzoekt op die labels en andere gegevens. Tags zijn invoer; filters zijn de manier waarop je die invoer raadpleegt.
Een praktisch voorbeeld: je tagt een kandidaat met “retail-ervaring” en “parttime beschikbaar”. Later filter je je volledige database op beide labels tegelijk en krijg je direct een overzicht van iedereen die aan beide criteria voldoet. Zonder tags zou je filter niets opleveren, en zonder filters zouden je tags onvindbaar zijn.
Het onderscheid is belangrijk omdat het twee aparte gewoonten vraagt: consequent taggen tijdens het beoordelen en gericht filteren bij het zoeken. Wie alleen tagt maar nooit filtert, bouwt een archief. Wie filtert zonder te taggen, vindt niets.
Hoe maak je een effectieve tagstructuur aan in je ATS?
Een effectieve tagstructuur in een ATS begint met een beperkte set afgesproken categorieën die het hele team consistent gebruikt. Hoe meer vrijheid recruiters hebben om zelf tags te verzinnen, hoe sneller je database vervuilt met synoniemen en typefouten die je zoekresultaten vertroebelen.
Werk met vaste tagcategorieën, bijvoorbeeld:
- Vakgebied: “marketing”, “IT”, “zorg”, “logistiek”
- Niveau: “junior”, “medior”, “senior”, “leidinggevend”
- Status: “interessant voor later”, “niet beschikbaar”, “actief zoekend”
- Bijzonderheden: “tweetalig”, “rijbewijs B”, “flexibel inzetbaar”
Spreek als team af welke tags bestaan en wie nieuwe tags mag aanmaken. Beoordeel je taglijst twee keer per jaar en verwijder tags die niemand meer gebruikt. Een compacte, logische structuur is altijd waardevoller dan een uitgebreide maar rommelige.
Welke filters zijn het meest waardevol voor recruiters?
De meest waardevolle filters in een ATS zijn die op beschikbaarheid, vaardigheden, locatie en status in het sollicitatieproces. Deze vier dimensies bepalen in de meeste wervingssituaties of een kandidaat relevant is voor een nieuwe vacature of niet.
Daarnaast zijn combinatiefilters bijzonder nuttig: je filtert niet op één criterium maar op meerdere tegelijk. Zo zoek je bijvoorbeeld op “HBO-niveau” én “beschikbaar binnen twee maanden” én “werkzaam in regio Amsterdam”. Hoe specifieker je combinatie, hoe gerichter je resultaten.
Filters op datum van laatste contact zijn ook waardevol maar worden vaak over het hoofd gezien. Ze helpen je om kandidaten te vinden die al een tijd niet benaderd zijn, zodat je warme contacten niet onnodig afkoelen. Combineer dit filter met een statusfilter om snel te zien welke interessante kandidaten toe zijn aan een nieuwe check-in.
Hoe gebruik je tags om je talentpool te activeren?
Je activeert je talentpool met tags door bij elke nieuwe vacature eerst je bestaande database te doorzoeken voordat je extern werft. Filter op de relevante tags, bekijk de profielen die eruit komen en benader de meest passende kandidaten direct. Dit verkort je time-to-hire en verlaagt je wervingskosten.
Een concrete aanpak werkt als volgt:
- Open de vacature en stel de twee of drie belangrijkste vereisten vast
- Vertaal die vereisten naar tags in je ATS en filter je database
- Beoordeel de resultaten en maak een shortlist van kandidaten die je al kent
- Stuur een persoonlijk berichtje met verwijzing naar jullie eerdere contact
- Combineer interne resultaten pas daarna met externe wervingskanalen
Kandidaten die je al eerder hebt gesproken, reageren doorgaans positiever op een gerichte benadering dan op een generieke vacaturemail. Tags maken die persoonlijke aanpak schaalbaar.
Welke fouten maken recruiters bij het gebruik van tags en filters?
De meest voorkomende fout is inconsistent taggen: de ene recruiter schrijft “UX-designer”, de andere “UX designer” en een derde “user experience”. Hierdoor vind je bij het filteren nooit alle relevante kandidaten. Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Te veel tags aanmaken zonder teamafspraken, waardoor de structuur vervuilt
- Alleen taggen bij afwijzing en vergeten te taggen bij positieve beoordelingen
- Filters instellen maar de resultaten niet opslaan of delen met collega’s
- De talentpool wel opbouwen maar nooit actief doorzoeken bij nieuwe vacatures
- Verouderde tags niet opschonen, waardoor je filtert op informatie die niet meer klopt
De oplossing voor de meeste van deze fouten is organisatorisch, niet technisch: maak duidelijke afspraken, leg ze vast en evalueer ze periodiek. Een ATS-systeem kan alleen werken met de kwaliteit van de data die je erin stopt.
Hoe Ubeeo helpt met slimmer taggen en filteren
Ons ATS is zo gebouwd dat je tags en filters volledig kunt aanpassen aan jullie eigen wervingsproces. Je bepaalt zelf welke tagcategorieën beschikbaar zijn, wie nieuwe tags mag aanmaken en hoe filtercombinaties worden opgeslagen en gedeeld binnen je team. Dat voorkomt de rommelige databases waar veel recruiters mee worstelen.
Wat je met Ubeeo concreet kunt doen:
- Gestandaardiseerde taglijsten instellen die voor het hele team gelden
- Geavanceerde filtercombinaties opslaan en hergebruiken
- Je talentpool koppelen aan actieve vacatures voor directe matching
- Rapportages draaien op basis van tags om inzicht te krijgen in je kandidatenpool
- Integreren met HR-systemen zodat kandidaatdata altijd actueel blijft
Wil je zien hoe ons applicant tracking system jouw talentpool beter vindbaar maakt? Neem contact met ons op en we laten je zien wat er mogelijk is voor jouw organisatie.