Een open sollicitatie in een ATS is een sollicitatie die een kandidaat indient zonder dat er een specifieke vacature openstaat. In plaats van te reageren op een concrete functie, geeft de kandidaat aan geïnteresseerd te zijn in een organisatie en beschikbaar te zijn voor toekomstige kansen. Een goed ingericht applicant tracking system verwerkt deze sollicitaties gestructureerd, zodat je ze later eenvoudig kunt terugvinden en koppelen aan nieuwe vacatures. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe een ATS omgaat met open sollicitaties.
Hoe verwerkt een ATS een open sollicitatie?
Een ATS verwerkt een open sollicitatie door de kandidaatgegevens op te slaan in een centrale database, los van bestaande vacatures. De kandidaat doorloopt een gestandaardiseerd formulier, de gegevens worden automatisch geclassificeerd en de recruiter ontvangt een notificatie. Zo verdwijnt de open sollicitatie niet in een generieke mailbox, maar wordt ze direct onderdeel van je kandidatenbestand.
In de praktijk werkt dit als volgt: de kandidaat vult een open sollicitatieformulier in via de werkenbij-site van de organisatie. Het ATS systeem registreert de sollicitatie, koppelt er een status aan en plaatst de kandidaat in een apart segment binnen het systeem. Recruiters kunnen vervolgens notities toevoegen, de kandidaat een bevestigingsmail sturen en de sollicitatie taggen op basis van functiegebied, competenties of beschikbaarheid.
Doordat alles centraal staat, hoef je als recruiter niet handmatig bij te houden wie er interesse heeft getoond. Het systeem doet dat voor je.
Wat is het verschil tussen een open sollicitatie en een vacaturesollicitatie in een ATS?
Het belangrijkste verschil is dat een vacaturesollicitatie altijd gekoppeld is aan een specifieke, actieve functie, terwijl een open sollicitatie los staat van een vacature. In een ATS heeft dit directe gevolgen voor de manier waarop de sollicitatie wordt opgeslagen, beoordeeld en opgevolgd.
Bij een vacaturesollicitatie doorloopt de kandidaat een vaste selectieprocedure met duidelijke stappen: screening, gesprekken, beoordeling en beslissing. De voortgang is zichtbaar in een pijplijn die hoort bij die specifieke vacature. Bij een open sollicitatie ontbreekt die pijplijn. De kandidaat komt in een apart deel van het systeem terecht, waar de recruiter zelf bepaalt wanneer en hoe er actie op wordt ondernomen.
Twee concrete verschillen op een rij:
- Koppeling aan een vacature: vacaturesollicitaties zijn altijd verbonden aan een openstaande functie; open sollicitaties niet.
- Opvolgingsproces: vacaturesollicitaties volgen een gedefinieerde workflow; open sollicitaties vragen om een proactieve aanpak van de recruiter.
Hoe koppelt een ATS een open sollicitant aan een nieuwe vacature?
Een ATS koppelt een open sollicitant aan een nieuwe vacature via zoek- en matchingfunctionaliteit. Wanneer je een nieuwe vacature aanmaakt, kun je het kandidatenbestand doorzoeken op tags, functiegebieden, vaardigheden of locatie. Kandidaten die eerder een open sollicitatie indienden, verschijnen dan als potentiële match in de zoekresultaten.
In een goed ingericht ATS systeem werkt dit als volgt:
- Je maakt een nieuwe vacature aan in het systeem.
- Je doorzoekt het bestaande kandidatenbestand op relevante criteria.
- Het systeem toont kandidaten die eerder een open sollicitatie indienden en die overeenkomen met de zoekopdracht.
- Je nodigt de kandidaat uit om te reageren op de nieuwe vacature, of je plaatst ze direct in de selectieprocedure.
Dit bespaart tijd en voorkomt dat je opnieuw extern moet werven voor een functie waarvoor je al geschikte kandidaten in je bestand hebt. De waarde van open sollicitaties zit hem juist in dit moment: wanneer een vacature ontstaat, heb je al een warme pool om uit te putten.
Welke kandidaatgegevens slaat een ATS op bij een open sollicitatie?
Bij een open sollicitatie slaat een ATS dezelfde basisgegevens op als bij een reguliere sollicitatie: naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en eventuele bijlagen. Daarnaast registreert het systeem metadata zoals de datum van sollicitatie, het functiegebied dat de kandidaat aangeeft en de bron via welke de kandidaat is binnengekomen.
Afhankelijk van de inrichting van het formulier kunnen ook de volgende gegevens worden vastgelegd:
- Gewenste functie of afdeling
- Beschikbaarheid en gewenst aantal uren
- Locatievoorkeur
- Relevante competenties of werkervaring
- Toestemming voor het bewaren van gegevens (conform de AVG)
Dat laatste punt is belangrijk: open sollicitanten geven toestemming voor een specifieke bewaartermijn. Een ATS registreert die toestemming en kan je automatisch attenderen wanneer de toestemming verloopt, zodat je altijd AVG-compliant werkt.
Hoe verbetert een ATS de candidate experience bij open sollicitaties?
Een ATS verbetert de candidate experience bij open sollicitaties door het proces transparant, snel en persoonlijk te maken. Kandidaten ontvangen direct een bevestiging van hun sollicitatie, worden op de hoogte gehouden van hun status en krijgen het gevoel dat hun interesse serieus wordt genomen, ook als er op dat moment geen vacature beschikbaar is.
Concreet draagt een ATS op de volgende manieren bij aan een betere ervaring:
- Automatische bevestigingsmail direct na het indienen van de sollicitatie
- Statusupdates wanneer de situatie verandert, bijvoorbeeld als er een relevante vacature ontstaat
- Mobiel solliciteren via een geoptimaliseerd formulier op de werkenbij-site
- Persoonlijke communicatie via geautomatiseerde maar aanpasbare berichten
Een kandidaat die een open sollicitatie indient, neemt bewust de moeite om interesse te tonen. Als die interesse vervolgens wordt genegeerd of pas maanden later wordt opgepakt, beschadigt dat het werkgeversimago. Een ATS helpt je om die kandidaten actief en professioneel te begeleiden.
Wanneer is een open sollicitatiefunctie in een ATS zinvol voor een organisatie?
Een open sollicitatiefunctie in een ATS is zinvol voor organisaties die regelmatig nieuwe medewerkers zoeken, die te maken hebben met krapte op de arbeidsmarkt, of die actief willen werken aan een kandidatenpool voor toekomstige vacatures. Het is minder relevant voor organisaties die zelden werven of waarbij functies sterk gespecialiseerd zijn.
De functie levert het meeste op in de volgende situaties:
- Je hebt een hoog personeelsverloop en werft doorlopend voor vergelijkbare functies.
- Je wilt je afhankelijkheid van externe jobboards verminderen door een eigen kandidatenbestand op te bouwen.
- Je wilt talent aantrekken dat nog niet actief op zoek is naar een baan, maar wel openstaat voor een nieuwe stap.
- Je werkt in een sector met structurele personeelstekorten, zoals zorg, onderwijs of retail.
In al deze gevallen geldt: open sollicitaties leveren alleen waarde op als het systeem ze ook actief beheert. Een ATS dat open sollicitaties opslaat maar ze nooit koppelt aan nieuwe vacatures, biedt weinig meerwaarde. De functionaliteit werkt pas goed als er een duidelijk proces achter zit.
Hoe Ubeeo helpt bij het verwerken van open sollicitaties
Ons recruitmentsysteem is zo ingericht dat open sollicitaties een volwaardige plek krijgen in je wervingsproces, niet als bijzaak. Met Ubeeo ATS verwerk je open sollicitaties gestructureerd en zorg je dat geen enkele kandidaat verloren gaat.
Wat je concreet kunt doen met ons systeem:
- Open sollicitatieformulieren volledig inrichten op je eigen werkenbij-site, afgestemd op jouw organisatie en functiegebieden
- Kandidaten taggen en segmenteren op basis van competenties, beschikbaarheid en voorkeursfunctie
- Automatische communicatie instellen, van bevestigingsmail tot statusupdate
- AVG-compliant werken, inclusief het bijhouden van toestemmingen en bewaartermijnen
- Open sollicitanten koppelen aan nieuwe vacatures via de zoekfunctionaliteit in het systeem
Wil je weten hoe ons ATS systeem jouw organisatie helpt om open sollicitaties effectief te verwerken? Neem contact met ons op en we laten je zien wat er mogelijk is.