Je koppelt een ATS aan je HR-systeem via een directe API-integratie, een middleware-platform zoals Zapier of een native koppeling die de leverancier zelf aanbiedt. De meeste moderne ATS-systemen ondersteunen standaard uitwisselingsformaten zoals XML of JSON, waardoor gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere stromen zodra een kandidaat de status “aangenomen” krijgt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze integratie, van technische werking tot veelvoorkomende problemen.
Welke HR-systemen zijn compatibel met een ATS?
De meeste gangbare HR-systemen zijn compatibel met een ATS-systeem, mits beide partijen een open API of een gestandaardiseerd koppelvlak bieden. Veelgebruikte HR-systemen die regelmatig worden gekoppeld aan een ATS zijn Afas, Youforce (Raet), Nmbrs, SAP SuccessFactors, Workday en SABA. De compatibiliteit hangt af van de beschikbare API-documentatie en de bereidheid van beide leveranciers om samen te werken.
Naast de grote spelers zijn er ook kleinere, sectorspecifieke HR-pakketten die via maatwerk of een middleware-laag te koppelen zijn. Controleer bij je ATS-leverancier altijd welke standaard koppelingen al beschikbaar zijn en welke via maatwerk gerealiseerd worden. Een standaard koppeling is doorgaans sneller te implementeren en goedkoper te onderhouden dan een volledig op maat gebouwde integratie.
Hoe werkt een koppeling tussen een ATS en een HR-systeem technisch?
Een koppeling tussen een ATS en een HR-systeem werkt technisch via een API-verbinding waarbij beide systemen gegevens uitwisselen op basis van vastgelegde triggers. Wanneer een kandidaat in het ATS de status “aangenomen” krijgt, stuurt het systeem automatisch een datapakket naar het HR-systeem, dat vervolgens een personeelsdossier aanmaakt. Dit proces verloopt via REST API’s, SOAP-webservices of een vaste bestandsuitwisseling.
API-integratie
Bij een directe API-koppeling communiceren de twee systemen rechtstreeks met elkaar. Het ATS stuurt een verzoek naar het HR-systeem met gestructureerde gegevens in JSON- of XML-formaat. Het HR-systeem verwerkt deze gegevens en stuurt een bevestiging terug. Dit is de meest betrouwbare methode omdat fouten direct zichtbaar zijn en gegevens in realtime worden gesynchroniseerd.
Middleware-platforms
Als een directe API-koppeling niet mogelijk is, gebruik je een middleware-platform zoals Zapier, Make (voorheen Integromat) of een sectorspecifieke integratiepartner. Dit platform fungeert als tussenschakel: het ontvangt gegevens uit het ATS, vertaalt ze naar het formaat dat het HR-systeem verwacht en stuurt ze door. Middleware is flexibeler, maar voegt een extra afhankelijkheid toe aan je technische stack.
Wat zijn de voordelen van een geïntegreerd ATS en HR-systeem?
Een geïntegreerd ATS en HR-systeem bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt dat kandidaatgegevens direct beschikbaar zijn voor onboarding. Je hoeft kandidaatinformatie niet handmatig over te typen van het ene systeem naar het andere, wat dubbel werk elimineert en de kans op invoerfouten verkleint. Bovendien versnelt de integratie het onboardingproces aanzienlijk.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Tijdsbesparing: Gegevens stromen automatisch van het ATS naar het HR-systeem zodra een kandidaat wordt aangenomen.
- Minder fouten: Handmatige invoer is een veelvoorkomende oorzaak van typefouten en ontbrekende velden; automatisering lost dit op.
- Snellere onboarding: Het HR-systeem heeft direct de juiste gegevens om een contract, personeelsnummer en toegangsrechten aan te maken.
- Betere rapportage: Gecombineerde data uit beide systemen geeft inzicht in doorlooptijden van werving tot productieve medewerker.
- AVG-compliance: Gegevens worden op één plek beheerd, wat het bijhouden van toestemmingen en bewaartermijnen eenvoudiger maakt.
Welke gegevens worden uitgewisseld tussen een ATS en een HR-systeem?
Tussen een ATS en een HR-systeem worden doorgaans persoonsgegevens, contactinformatie, functiegegevens en arbeidsvoorwaarden uitgewisseld. De exacte dataset hangt af van wat beide systemen ondersteunen en wat de organisatie nodig heeft voor de onboarding. Gevoelige gegevens zoals het burgerservicenummer worden pas verstuurd nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven.
Typisch uitgewisselde gegevens zijn:
- Naam, adres en contactgegevens van de nieuwe medewerker
- Functietitel, afdeling en startdatum
- Contracttype en arbeidsvoorwaarden
- Documenten zoals cv, identiteitsbewijs en ondertekend contract
- Beoordelingsscores en selectienotities uit het ATS
- Referentiegegevens van de vacature, zoals kostplaats of locatie
Welke problemen kunnen ontstaan bij een ATS–HR-systeemkoppeling?
De meest voorkomende problemen bij een ATS–HR-systeemkoppeling zijn veldmismatches, versieconflicten en onvoldoende testprocedures. Een veldmismatch betekent dat een veld in het ATS een andere naam of opmaak heeft dan het overeenkomende veld in het HR-systeem, waardoor gegevens niet correct worden overgenomen. Dit soort fouten valt pas op als je actief test met echte data.
Andere problemen die je kunt tegenkomen:
- API-wijzigingen: Wanneer een leverancier zijn API bijwerkt, kan een bestaande koppeling breken als de andere partij niet tijdig wordt geïnformeerd.
- Dubbele records: Als de koppeling meerdere keren wordt getriggerd, kunnen er dubbele personeelsdossiers ontstaan in het HR-systeem.
- Beveiligingslekken: Onbeveiligde API-verbindingen kunnen persoonsgegevens blootstellen, wat een AVG-risico oplevert.
- Onvolledige datamapping: Niet alle velden worden altijd meegenomen, waardoor handmatige aanvulling alsnog nodig is.
Voorkom deze problemen door de koppeling uitgebreid te testen in een acceptatieomgeving voordat je live gaat, en stel duidelijke afspraken op met beide leveranciers over versiebeheer en wijzigingsnotificaties.
Wanneer is een directe koppeling beter dan handmatige export en import?
Een directe koppeling is beter dan handmatige export en import zodra je meer dan vijf tot tien nieuwe medewerkers per maand aanneemt, of wanneer fouten in de overdracht directe gevolgen hebben voor de onboarding. Bij lage volumes en eenvoudige processen kan een periodieke bestandsexport volstaan, maar bij groei of complexere arbeidsvoorwaarden weegt de tijdsbesparing van automatisering snel op tegen de implementatiekosten.
Kies voor een directe koppeling als:
- Je regelmatig medewerkers aanneemt en het proces schaalbaar moet zijn
- Snelheid bij onboarding belangrijk is, bijvoorbeeld bij seizoenspieken
- Fouten in persoonsgegevens direct gevolgen hebben voor salarisverwerking of toegangsrechten
- Je AVG-risico’s wilt minimaliseren door gegevens niet via losse bestanden te versturen
Handmatige export en import kan volstaan als je slechts sporadisch werft, beide systemen geen API ondersteunen, of de implementatiekosten van een koppeling niet opwegen tegen de tijdswinst.
Hoe Ubeeo helpt met een ATS-HR-systeemkoppeling
Ons ATS-systeem is gebouwd met integratie als standaard onderdeel, niet als nagedachte. We bieden kant-en-klare koppelingen met veelgebruikte HR-systemen en ondersteunen je bij het inrichten van een betrouwbare gegevensstroom van werving tot onboarding. Dit is wat je van ons kunt verwachten:
- Standaard HR-koppelingen: We ondersteunen integraties met systemen zoals Afas, Youforce en andere gangbare HR-pakketten, zodat je niet bij nul hoeft te beginnen.
- Gestructureerde kandidaatgegevens: Onze software legt kandidaatinformatie gestructureerd vast, inclusief beoordelingsscores en selectienotities, zodat de overdracht naar het HR-systeem volledig en foutloos verloopt.
- AVG-compliant gegevensverwerking: Persoonsgegevens worden beheerd volgens de geldende privacywetgeving, met volledige controle over toestemmingen en bewaartermijnen.
- Livechat support: Onze specialisten staan klaar om je te helpen bij het inrichten en testen van de koppeling, zodat je snel en zeker live kunt gaan.
Wil je weten welke koppelingen direct beschikbaar zijn voor jouw HR-systeem? Neem contact op met ons team en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw organisatie.