Kandidaatcommunicatie via een ATS verloopt grotendeels automatisch: het systeem verstuurt berichten op vaste momenten in het wervingsproces, zoals een ontvangstbevestiging na een sollicitatie of een uitnodiging voor een gesprek. Recruiters stellen de berichtstromen vooraf in, waarna het ATS-systeem de communicatie afhandelt zonder dat er handmatig ingegrepen hoeft te worden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dat in de praktijk werkt.
Welke communicatiefuncties biedt een ATS standaard?
Een applicant tracking system biedt standaard functies voor automatische bevestigingen, statusupdates, uitnodigingen en afwijzingen. Deze berichten worden gekoppeld aan specifieke stappen in het wervingsproces, zodat kandidaten altijd weten waar ze staan zonder dat de recruiter elk bericht handmatig hoeft te versturen.
De meest voorkomende communicatiefuncties die je in een ATS aantreft zijn:
- Ontvangstbevestigingen direct na het indienen van een sollicitatie
- Statusupdates wanneer een kandidaat naar een volgende fase wordt verplaatst
- Uitnodigingen voor telefonische gesprekken, interviews of assessments
- Afwijzingsberichten met of zonder persoonlijke toelichting
- Herinneringen voor geplande afspraken via e-mail of sms
- Aanbodbrieven of contractdocumenten aan het einde van het proces
Hoe uitgebreid deze functies zijn, verschilt per systeem. Geavanceerde recruitmentsoftware biedt meer configuratiemogelijkheden dan basisoplossingen, zodat je de communicatie volledig kunt afstemmen op je eigen wervingsproces.
Hoe worden kandidaten automatisch op de hoogte gehouden?
Een ATS houdt kandidaten automatisch op de hoogte door berichten te koppelen aan statuswijzigingen in het systeem. Zodra een recruiter of hiring manager een kandidaat naar een andere fase verplaatst, triggert het systeem het bijbehorende bericht. Dit gebeurt zonder extra handeling van de recruiter.
Dit werkt in de praktijk als volgt: je stelt per fase in welk bericht verstuurd wordt, aan wie, via welk kanaal en op welk moment. Verplaats je een kandidaat van “in behandeling” naar “uitgenodigd voor gesprek”, dan ontvangt die kandidaat automatisch een uitnodiging met datum, tijd en locatie. Verplaats je iemand naar “afgewezen”, dan gaat er direct een afwijzingsbericht uit.
Dit principe wordt ook wel trigger-based communicatie genoemd. Het voorkomt dat kandidaten onnodig lang wachten op nieuws en het ontlast recruiters van repetitieve taken. Hoe snel berichten verzonden worden, hangt af van de instellingen in het systeem: direct bij de statuswijziging, na een ingestelde vertraging, of op een specifiek tijdstip.
Welke berichten kunnen worden gepersonaliseerd in een ATS?
In een ATS kun je vrijwel alle automatische berichten personaliseren met kandidaatgegevens, vacaturedetails en bedrijfsinformatie. Denk aan de naam van de kandidaat, de functietitel, de naam van de interviewer of de locatie van het gesprek. Dit maakt geautomatiseerde berichten persoonlijker en relevanter.
Personalisatie in een ATS-systeem werkt doorgaans via zogenoemde merge fields of variabelen. Je plaatst in de berichttekst een veld zoals {{voornaam}} of {{functienaam}}, en het systeem vult dit automatisch in op basis van de kandidaatgegevens in het dossier.
Naast de inhoud van berichten kun je ook de afzender personaliseren. Zo kan een bericht verstuurd worden namens de verantwoordelijke recruiter of hiring manager in plaats van een generiek bedrijfsadres. Dit verhoogt de herkenbaarheid en het gevoel van persoonlijk contact, ook als het bericht volledig automatisch is gegenereerd.
Hoe verschilt ATS-communicatie van gewone e-mailcommunicatie?
ATS-communicatie is procesgestuurd en geïntegreerd in het wervingssysteem, terwijl gewone e-mail handmatig verstuurd wordt en losstaat van het kandidaatdossier. Het grootste verschil is dat berichten via een ATS automatisch worden getriggerd, bijgehouden en gekoppeld aan de juiste kandidaat en vacature.
Bij gewone e-mail moet je zelf bijhouden wie je wanneer hebt gemaild, wat er afgesproken is en of er al een reactie is ontvangen. In een ATS staat alle communicatie centraal opgeslagen in het kandidaatdossier. Iedereen die toegang heeft tot dat dossier, ziet de volledige communicatiegeschiedenis.
Een ander belangrijk verschil is schaalbaarheid. Stel je werft tien kandidaten tegelijk voor drie verschillende vacatures. Via gewone e-mail kost het beheren van die communicatie veel tijd en vergroot je de kans op fouten. Een applicant tracking system verstuurt alle berichten automatisch, op het juiste moment, naar de juiste persoon, zonder dat je elk bericht apart hoeft te schrijven of te versturen.
Via welke kanalen kan een ATS berichten versturen?
Een ATS kan berichten versturen via meerdere kanalen, waarvan e-mail het meest gebruikt wordt. Moderne systemen ondersteunen daarnaast sms, WhatsApp en soms pushmeldingen via een kandidatenportaal. Welke kanalen beschikbaar zijn, hangt af van de mogelijkheden van de ATS-software.
De meest gebruikte kanalen in de praktijk zijn:
- E-mail: het standaardkanaal voor de meeste formele berichten, zoals uitnodigingen en afwijzingen
- Sms: nuttig voor korte herinneringen, zoals een dag voor een gepland gesprek
- WhatsApp: wordt steeds vaker ingezet voor informele communicatie en snelle updates
- Kandidatenportaal: een persoonlijke omgeving waar kandidaten hun status kunnen bekijken en documenten kunnen uploaden
Het inzetten van meerdere kanalen verhoogt de kans dat berichten daadwerkelijk gelezen worden. Sms-herinneringen hebben bijvoorbeeld een aanzienlijk hogere openingsrate dan e-mailherinneringen, wat het aantal no-shows bij gesprekken kan verminderen.
Hoe draagt ATS-communicatie bij aan de candidate experience?
ATS-communicatie verbetert de candidate experience doordat kandidaten sneller en consistenter worden geïnformeerd over hun status. Niets frustreert sollicitanten meer dan stilte na een sollicitatie. Geautomatiseerde berichten zorgen ervoor dat kandidaten altijd weten waar ze aan toe zijn, wat vertrouwen wekt en een positieve indruk achterlaat.
Een goede candidate experience begint bij de eerste interactie. Een directe ontvangstbevestiging na de sollicitatie laat zien dat je de kandidaat serieus neemt. Regelmatige updates gedurende het proces houden de interesse levend en voorkomen dat kandidaten afhaken of elders accepteren terwijl ze nog in jouw procedure zitten.
Daarnaast draagt consistente communicatie bij aan je werkgeversmerk. Kandidaten die een prettige sollicitatie-ervaring hebben, ook als ze worden afgewezen, praten daar positief over. Ze kunnen in de toekomst opnieuw solliciteren of anderen aanraden dat te doen. ATS-communicatie is daarmee niet alleen een operationeel hulpmiddel, maar ook een instrument voor employer branding.
Hoe Ubeeo helpt met kandidaatcommunicatie
Ons ATS biedt een volledig configureerbaar communicatiesysteem dat je helpt om kandidaten op elk moment in het wervingsproces goed te informeren. Je stelt de berichtstromen eenmalig in en het systeem regelt de rest, van de eerste ontvangstbevestiging tot de aanbieding aan het einde van de procedure.
Wat je met Ubeeo kunt doen op het gebied van kandidaatcommunicatie:
- Automatische e-mails en sms-herinneringen instellen per fase in het wervingsproces
- Berichten personaliseren met kandidaat- en vacaturegegevens via variabelen
- Communicatie versturen namens de verantwoordelijke recruiter of manager
- Alle communicatie centraal bijhouden in het kandidaatdossier
- Mobiel solliciteren ondersteunen met een optimale candidate experience op elk apparaat
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw organisatie? Neem contact op en we laten je graag zien wat ons systeem voor jouw wervingsproces kan betekenen.