Een recruitmentsoftware update is een verbetering of aanpassing van je bestaande ATS software, waarbij nieuwe functies worden toegevoegd, bestaande functionaliteiten worden verbeterd of technische problemen worden opgelost. Updates zijn geen vervanging van het systeem, maar verfijningen die ervoor zorgen dat je applicant tracking system actueel, veilig en effectief blijft. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ATS updates, van wat er concreet verandert tot wie er verantwoordelijk voor is.
Wat verandert er concreet bij een recruitmentsoftware update?
Bij een recruitmentsoftware update kunnen drie soorten wijzigingen optreden: functionele verbeteringen (nieuwe of verbeterde features), technische aanpassingen (bugfixes, prestatieverbeteringen, beveiligingspatches) en integratie-updates (verbeterde koppelingen met jobboards, HR-systemen of andere tools). De combinatie verschilt per update.
Functionele verbeteringen zijn het meest zichtbaar. Denk aan een vernieuwd kandidaatprofiel, een extra filtermogelijkheid in het vacaturebeheer, of een verbeterde mobiele sollicitatiestroom. Deze aanpassingen hebben direct invloed op hoe recruiters en hiring managers dagelijks met het systeem werken.
Technische aanpassingen zijn minder zichtbaar, maar minstens zo belangrijk. Ze zorgen ervoor dat het ATS systeem stabiel blijft, sneller reageert en voldoet aan actuele beveiligingseisen. Denk aan AVG-compliance, versleuteling van kandidaatdata of het dichten van kwetsbaarheden.
Integratie-updates houden koppelingen met externe platforms actueel. Als een jobboard zijn API aanpast, moet je ATS software mee-updaten om vacatures correct te blijven publiceren. Hetzelfde geldt voor koppelingen met HR-systemen of tools als Google for Jobs.
Hoe vaak worden recruitmentsystemen bijgewerkt?
De meeste professionele recruitmentsystemen worden meerdere keren per jaar bijgewerkt. Hoe vaak dit precies gebeurt, hangt af van de leverancier en het type update. Kleine patches en bugfixes kunnen wekelijks of maandelijks worden uitgerold, terwijl grotere functionele releases doorgaans per kwartaal of halfjaarlijks plaatsvinden.
Cloud-gebaseerde ATS software heeft hierin een voordeel: updates worden centraal doorgevoerd door de leverancier, zonder dat je als organisatie zelf actie hoeft te ondernemen. Je werkt altijd met de meest recente versie, zonder downtime of handmatige installaties.
Bij on-premise systemen ligt dit anders. Daar ben je als organisatie zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van updates, wat betekent dat versies sneller verouderd kunnen raken als er geen actief updatebeleid is.
Wat is het verschil tussen een update en een upgrade van je ATS?
Een update verfijnt de bestaande versie van je ATS software, terwijl een upgrade een overgang naar een nieuwe, fundamenteel andere versie van het systeem inhoudt. Updates zijn incrementeel en stapsgewijs; upgrades zijn groter van omvang en vereisen vaak meer voorbereiding, training en soms migratie van data.
Hieronder zie je de belangrijkste verschillen op een rij:
- Update: kleine verbeteringen, bugfixes, nieuwe deelfuncties, geen onderbreking van werkprocessen
- Upgrade: nieuwe versie van het systeem, mogelijk andere interface, nieuwe architectuur, vereist onboarding en aanpassing van workflows
- Update: wordt vaak automatisch uitgerold door de leverancier
- Upgrade: vereist een bewuste keuze, planning en soms extra kosten
- Update: minimale impact op gebruikers
- Upgrade: kan tijdelijk extra inwerktijd vragen voor recruiters en managers
In de praktijk gebruiken leveranciers de termen soms door elkaar. Vraag bij twijfel altijd aan je leverancier wat de omvang van een aangekondigde wijziging is en wat de impact op jouw dagelijkse gebruik zal zijn.
Waarom is het bijhouden van recruitmentsoftware updates belangrijk?
Het bijhouden van recruitmentsoftware updates is belangrijk omdat verouderde systemen vaker technische problemen geven, minder goed presteren en kwetsbaarder zijn voor beveiligingsrisico’s. Bovendien mis je als organisatie nieuwe functionaliteiten die je wervingsproces sneller en effectiever kunnen maken.
Er zijn drie concrete redenen om updates serieus te nemen:
- Beveiliging en compliance: Kandidaatdata is gevoelige informatie. Updates bevatten vaak beveiligingspatches die je systeem AVG-compliant houden en datalekken voorkomen.
- Prestaties en stabiliteit: Bugfixes en technische verbeteringen zorgen ervoor dat je ATS systeem betrouwbaar blijft. Trage laadtijden of crashes kosten recruiters tijd en frustreren sollicitanten.
- Concurrentievermogen: Jobmarketing, candidate experience en analytics ontwikkelen zich snel. Wie zijn applicant tracking system niet bijhoudt, loopt achter op organisaties die wel optimaal gebruik maken van nieuwe mogelijkheden.
Wat moet je controleren na een update van je recruitmentsysteem?
Na een update van je recruitmentsysteem controleer je eerst de kernfunctionaliteiten die je dagelijks gebruikt: het aanmaken van vacatures, het verwerken van sollicitaties, de koppeling met jobboards en de notificaties naar kandidaten en managers. Werkt alles nog zoals verwacht, dan is de update succesvol verlopen.
Gebruik de volgende checklist als houvast:
- Kunnen recruiters nog inloggen en vacatures aanmaken?
- Worden sollicitaties correct ontvangen en weergegeven?
- Functioneren de koppelingen met externe jobboards en HR-systemen?
- Werken automatische e-mails en sms-reminders naar kandidaten?
- Zijn rapportages en analytics nog correct en volledig?
- Is de mobiele sollicitatiestroom nog gebruiksvriendelijk?
- Zijn er nieuwe functies beschikbaar die je wilt activeren of instellen?
Merk je na een update onverwacht gedrag of een fout, meld dit dan direct bij je leverancier. Hoe eerder je dit signaleert, hoe sneller het opgelost kan worden.
Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een ATS-update?
Bij cloud-gebaseerde ATS software is de leverancier verantwoordelijk voor het uitvoeren van updates. Als gebruikende organisatie hoef je zelf niets te installeren of in te plannen. Bij on-premise systemen ligt de verantwoordelijkheid bij de eigen IT-afdeling of een externe beheerder.
In de praktijk betekent dit dat de rolverdeling er zo uitziet:
- Leverancier (cloud): plant, test en implementeert updates; communiceert vooraf over wijzigingen
- IT-afdeling (on-premise): voert updates uit, test de omgeving en bewaakt de stabiliteit
- Recruiter of systeembeheerder: controleert na een update of alles correct werkt en meldt afwijkingen
- HR of management: wordt geïnformeerd over wijzigingen die impact hebben op processen of rapportages
Goede leveranciers communiceren proactief over aankomende updates, geven een releaseoverzicht en bieden ondersteuning als er vragen of problemen ontstaan na een wijziging.
Hoe Ubeeo omgaat met recruitmentsoftware updates
Ons recruitmentsysteem Ubeeo ATS is een cloud-gebaseerd applicant tracking system, wat betekent dat wij als leverancier alle updates centraal uitvoeren. Jij als gebruiker profiteert automatisch van de nieuwste versie, zonder dat je zelf iets hoeft te installeren of te plannen.
Wat je van ons mag verwachten bij updates:
- Proactieve communicatie over aankomende wijzigingen en nieuwe functionaliteiten
- Livechat support voor recruiters, managers en bureau agents bij vragen na een update
- Stabiele koppelingen met jobboards, HR-systemen en tools als Google for Jobs, ook na wijzigingen aan externe platforms
- AVG-compliance als vast onderdeel van elke technische update
- ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd beheer, zodat kwaliteit en informatiebeveiliging geborgd zijn
Wil je weten hoe Ubeeo jouw wervingsproces ondersteunt en hoe we updates inrichten voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we vertellen je er graag meer over.