Je hebt geen overzicht van de status per kandidaat omdat de statussen in je recruitmentsysteem niet correct zijn ingesteld, niet consequent worden bijgehouden, of omdat de software die je gebruikt onvoldoende configuratiemogelijkheden biedt. Dit probleem treft veel recruiters die werken met een systeem dat niet is afgestemd op hun specifieke wervingsproces. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom kandidaatstatus en statusbeheer binnen recruitmentsoftware.
Wat zorgt ervoor dat kandidaatstatus niet zichtbaar is?
Kandidaatstatus is niet zichtbaar wanneer statussen niet zijn aangemaakt in het systeem, niet worden bijgewerkt door recruiters of hiring managers, of wanneer de rechten en weergave-instellingen in de recruitmentsoftware onjuist zijn geconfigureerd. Soms ontbreekt het simpelweg aan een duidelijke afspraak binnen het team over wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de status.
In de praktijk zijn er drie veelvoorkomende oorzaken:
- Ontbrekende statusconfiguratie: Het ATS bevat geen statussen die aansluiten op de stappen in het wervingsproces van de organisatie. Recruiters weten dan niet welke status ze moeten kiezen en laten het veld leeg.
- Gebrek aan discipline in het team: Statussen worden wel aangeboden, maar niet consequent bijgehouden. Dit gebeurt vaak als het bijwerken van de status als extra administratie wordt gezien in plaats van als onderdeel van het proces.
- Onvoldoende rechten of zichtbaarheid: Hiring managers of andere betrokkenen hebben geen toegang tot de juiste weergave in het systeem, waardoor ze de statusupdates van recruiters simpelweg niet zien.
De oplossing begint altijd bij het helder definiëren van de statussen en het verankeren van het bijhouden ervan in de dagelijkse werkwijze van het recruitmentteam.
Hoe werkt statusbeheer in een applicant tracking system?
Statusbeheer in een applicant tracking system (ATS) is het proces waarbij elke kandidaat in een vacature een label krijgt dat aangeeft in welke fase van het wervingsproces hij of zij zich bevindt. Dit label wordt handmatig of automatisch bijgewerkt naarmate de kandidaat door de selectieprocedure beweegt, van sollicitatie tot aanbieding of afwijzing.
Een goed ingericht ATS toont op elk moment een helder overzicht van alle kandidaten per vacature, gesorteerd op hun huidige status. Recruiters kunnen in één oogopslag zien wie er nog beoordeeld moet worden, wie er uitgenodigd is voor een gesprek en wie al een afwijzing heeft ontvangen.
Statusbeheer werkt het best wanneer het systeem is gekoppeld aan geautomatiseerde acties. Denk aan het automatisch versturen van een bevestigingsmail bij ontvangst van een sollicitatie, of een uitnodiging zodra een recruiter de status wijzigt naar “Gesprek gepland”. Zo bespaart het team tijd op handmatige communicatie en blijft de candidate experience consistent.
Welke statussen zijn essentieel in een recruitmentproces?
De essentiële statussen in een recruitmentproces zijn die statussen die elke relevante stap in het wervings- en selectietraject dekken, van de binnenkomst van de sollicitatie tot de definitieve beslissing. Zonder deze basisstatussen ontstaat er ruis en verlies je het overzicht over de pijplijn.
Een solide basisset van statussen omvat doorgaans de volgende fasen:
- Ontvangen: De sollicitatie is binnengekomen maar nog niet beoordeeld.
- In behandeling: Een recruiter of hiring manager bekijkt het profiel actief.
- Uitgenodigd: De kandidaat is uitgenodigd voor een gesprek of assessment.
- Gesprek gevoerd: Het eerste of tweede gesprek heeft plaatsgevonden.
- In overweging: De kandidaat is een serieuze optie maar er is nog geen definitief besluit.
- Aanbieding gedaan: Er is een arbeidsaanbod uitgebracht.
- Aangenomen: De kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd.
- Afgewezen: De kandidaat valt af, met een reden vastgelegd voor rapportage.
- Teruggetrokken: De kandidaat heeft zelf de sollicitatie ingetrokken.
Afhankelijk van de sector en de complexiteit van het wervingsproces kunnen organisaties extra statussen toevoegen, zoals “Screening gepland”, “Referentiecheck” of “Wachten op goedkeuring manager”. Belangrijk is dat elke status een duidelijke betekenis heeft en dat het team eensluidend is over wanneer een status wordt toegewezen.
Hoe stel je een statusoverzicht correct in binnen je ATS?
Een statusoverzicht stel je correct in door eerst de stappen van je eigen wervingsproces in kaart te brengen, vervolgens bijpassende statussen aan te maken in het ATS, en daarna afspraken te maken over wie welke status bijwerkt en wanneer. Zonder deze drie stappen blijft het overzicht onvolledig of inconsistent.
Stap 1: Breng het proces in kaart
Begin met het uitschrijven van elke stap die een kandidaat doorloopt, van de eerste sollicitatie tot de definitieve beslissing. Betrek hierbij zowel recruiters als hiring managers, zodat het overzicht aansluit op de werkelijkheid van alle betrokkenen. Let ook op uitzonderingen: wat gebeurt er als een kandidaat terugkomt na een eerdere afwijzing, of als een vacature wordt bevroren?
Stap 2: Configureer de statussen in het systeem
Vertaal de processtappen naar concrete statussen in je ATS. Zorg dat de namen van de statussen herkenbaar en eenduidig zijn voor iedereen in het team. Vermijd vage termen als “Lopend” of “Actief” en kies voor beschrijvende labels die direct duidelijk maken wat de volgende actie is. Koppel waar mogelijk automatische meldingen of e-mails aan statuswijzigingen, zodat kandidaten en collega’s automatisch op de hoogte worden gesteld.
Stap 3: Maak teamafspraken en monitor het gebruik
Leg vast wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de status op elk punt in het proces. Controleer regelmatig of statussen actueel zijn via rapportages of dashboards in de recruitmentsoftware. Kandidaten zonder statusupdate langer dan een bepaalde periode zijn een signaal dat het proces stokt.
Wanneer is een gebrek aan statusoverzicht een signaal van een dieper probleem?
Een gebrek aan statusoverzicht is een signaal van een dieper probleem wanneer het niet alleen gaat om een technische instelling, maar om een bredere uitdaging in het recruitmentproces zelf. Als statussen structureel niet worden bijgehouden, wijst dat vaak op onduidelijke verantwoordelijkheden, een te complexe procedure, of een ATS dat niet aansluit bij de manier waarop de organisatie werkt.
Herken je een of meer van de volgende situaties? Dan is er meer aan de hand dan een configuratieprobleem:
- Recruiters en hiring managers hebben een ander beeld van waar een kandidaat zich bevindt in het proces.
- Kandidaten ontvangen te laat of helemaal geen terugkoppeling, wat leidt tot klachten over de candidate experience.
- Rapportages over de doorlooptijd van vacatures zijn onbetrouwbaar of ontbreken volledig.
- Het team werkt naast het ATS met losse Excel-bestanden of e-mailthreads om het overzicht bij te houden.
- Nieuwe medewerkers of hiring managers weten niet hoe ze de statussen moeten gebruiken, omdat er geen training of handleiding is.
In dit geval is het verstandig om niet alleen de instellingen te herzien, maar ook het recruitmentproces zelf opnieuw te structureren en te evalueren of de huidige recruitmentsoftware voldoende flexibiliteit biedt om het proces te ondersteunen.
Hoe Ubeeo ATS helpt met kandidaatstatus en procesoverzicht
Ubeeo ATS is volledig configureerbaar op het wervingsproces van jouw organisatie. Dat betekent dat statussen worden ingericht op basis van jouw specifieke selectieprocedure, niet andersom. Concreet biedt Ubeeo ATS het volgende:
- Volledig aanpasbaar statusbeheer: Definieer zelf de stappen en statussen die passen bij jouw wervingsproces, inclusief automatische statuswijzigingen op basis van acties in het systeem.
- Realtime overzicht per vacature: Zie in één oogopslag waar elke kandidaat zich bevindt, welke acties er openstaan en wat de volgende stap is.
- Geautomatiseerde communicatie: Koppel statuswijzigingen aan automatische e-mails of sms-berichten aan kandidaten, zodat de candidate experience consistent blijft zonder extra handmatig werk.
- Rapportages en analytics: Combineer statusdata met Ubeeo Analytics voor inzicht in doorlooptijden, conversiepunten en knelpunten in het wervingsproces.
- Rechten en rollen: Stel per gebruikersrol in wie welke statussen kan zien en bijwerken, zodat hiring managers, recruiters en bureauagents elk hun eigen overzicht hebben.
Wil je zien hoe Ubeeo ATS jouw statusbeheer en kandidaatoverzicht concreet verbetert? Vraag een demo aan en ontdek hoe de software wordt ingericht op jouw proces.