De time-to-hire verklein je door overbodige stappen uit het wervingsproces te elimineren, beslismomenten te stroomlijnen en administratieve taken te automatiseren. Hoe sneller een organisatie van vacature naar aanstelling komt, hoe groter de kans dat de beste kandidaat niet afhaakt of bij een concurrent tekent. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over time-to-hire: van de oorzaken van vertraging tot hoe je de doorlooptijd in jouw eigen organisatie meetbaar maakt.
Wat zijn de grootste oorzaken van een lange time-to-hire?
De grootste oorzaken van een lange time-to-hire zijn trage interne besluitvorming, onvoldoende afstemming tussen recruiters en hiring managers, en handmatige processen die te veel tijd kosten. Daarnaast spelen een onduidelijk functieprofiel, een beperkte kandidatenpool en te veel sollicitatiestappen een belangrijke rol in het oplopen van de doorlooptijd.
In de praktijk zien recruiters dat de vertraging zelden bij één stap zit, maar verspreid is over het hele proces. Een vacature die intern nog niet helemaal is goedgekeurd, een hiring manager die pas na twee weken reageert op een kandidatenlijst, of een sollicitatiegesprek dat drie keer wordt verzet: al die kleine vertragingen stapelen zich op. Andere veelvoorkomende oorzaken zijn:
- Geen duidelijke eigenaar per stap in het wervingsproces
- Handmatig versturen van uitnodigingen, afwijzingen en reminders
- Gebrek aan inzicht in waar kandidaten in het proces staan
- Onrealistische verwachtingen over het beschikbare talent in de markt
- Te lange of te complexe sollicitatieprocedures waardoor kandidaten afhaken
Organisaties die hun wervingsproces niet structureel hebben ingericht, merken dat time-to-hire niet alleen lang is, maar ook onvoorspelbaar. Dat maakt plannen lastig en vergroot de kans dat een vacature uiteindelijk onvervuld blijft.
Hoe beïnvloedt een trage time-to-hire de kwaliteit van aanstellingen?
Een trage time-to-hire verlaagt de kwaliteit van aanstellingen doordat de sterkste kandidaten eerder afhaken, organisaties genoegen nemen met wie er nog beschikbaar is en beslissingen onder tijdsdruk worden genomen. Paradoxaal genoeg leidt een te lang proces dus niet tot betere keuzes, maar juist tot slechtere.
Sterke kandidaten zijn doorgaans actief in meerdere sollicitatieprocedures tegelijk. Als een procedure te lang duurt, accepteren zij een aanbod elders. Wat overblijft, is een kleinere, minder competitieve kandidatenpool. Recruiters staan dan voor een ongemakkelijke keuze: de vacature opnieuw openzetten of genoegen nemen met een kandidaat die misschien net niet aan alle eisen voldoet.
Daarnaast heeft een slepende procedure een negatief effect op de candidate experience. Kandidaten die lang moeten wachten op terugkoppeling, ervaren dat als een signaal over hoe de organisatie functioneert. Dat raakt niet alleen de individuele aanstelling, maar ook het werkgeversimago op de langere termijn.
Welke stappen in het wervingsproces zijn het meest tijdrovend?
De meest tijdrovende stappen in het wervingsproces zijn de interne goedkeuring van de vacature, het inplannen van sollicitatiegesprekken en het doorlopen van meerdere besluitvormingsrondes. Ook de periode tussen het doen van een aanbod en de definitieve acceptatie kost bij veel organisaties onnodig veel tijd.
Interne goedkeuring en afstemming
Voordat een vacature überhaupt live gaat, moet deze intern worden goedgekeurd. Bij grotere organisaties zijn daar soms meerdere afdelingen bij betrokken: HR, de hiring manager, soms ook finance of een directeur. Zonder een helder goedkeuringsproces kan dit al dagen tot weken duren, nog voordat de eerste kandidaat de vacature heeft gezien.
Plannen en uitvoeren van gesprekken
Het inplannen van sollicitatiegesprekken is een onderschat knelpunt. Zeker als meerdere gesprekspartners betrokken zijn, kost het afstemmen van agenda’s veel tijd. Organisaties die dit handmatig doen via e-mail, verliezen hier gemiddeld meerdere dagen per ronde. Digitale tools die kandidaten zelf een tijdslot laten kiezen, kunnen deze stap aanzienlijk verkorten.
Hoe helpt een ATS bij het versnellen van het wervingsproces?
Een Applicant Tracking System (ATS) versnelt het wervingsproces door repetitieve taken te automatiseren, communicatie te centraliseren en inzicht te geven in waar vertraging ontstaat. Recruiters hoeven minder tijd te besteden aan administratie en kunnen zich richten op het beoordelen van kandidaten en het nemen van beslissingen.
Concrete voordelen van goede recruitmentsoftware zijn onder andere:
- Automatisch publiceren van vacatures op de eigen werkenbij-site en externe jobboards
- Geautomatiseerde bevestigingen, uitnodigingen en afwijzingen op basis van de status van een kandidaat
- Sms-reminders en andere contactmomenten die kandidaten betrokken houden
- Gedeelde kandidatenlijsten zodat hiring managers direct kunnen reageren
- Rapportages die inzichtelijk maken waar in het proces de meeste tijd verloren gaat
Daarnaast zorgt een ATS voor een gestructureerd en herhaalbaar proces. Elke vacature doorloopt dezelfde stappen, wat niet alleen de doorlooptijd verkort, maar ook de consistentie en kwaliteit van selectiebeslissingen verbetert.
Wat is een realistische time-to-hire voor verschillende sectoren?
Een realistische time-to-hire verschilt sterk per sector en type functie. Voor operationele functies in retail of zorg is een doorlooptijd van twee tot drie weken haalbaar. Voor specialistische of leidinggevende functies in het onderwijs of de overheid is vier tot acht weken realistischer, mede door langere besluitvormingstrajecten en formele procedures.
Sectoren als de lokale overheid en het onderwijs kennen vaak vaste aanstellingsronden en cao-afspraken die de flexibiliteit beperken. Dat betekent niet dat optimalisatie onmogelijk is, maar wel dat de winst vooral zit in de stappen die de organisatie zelf in de hand heeft: snelle vacaturegoedkeuring, gestroomlijnde communicatie en korte feedbackloops na gesprekken.
In de zorg speelt een ander probleem: de krapte op de arbeidsmarkt is zo groot dat een lange procedure bijna automatisch betekent dat kandidaten afhaken. Hier is snelheid geen luxe, maar een noodzaak. Organisaties die hun time-to-hire in de zorg weten terug te brengen naar minder dan drie weken, hebben een duidelijk concurrentievoordeel bij het aantrekken van schaars talent.
Hoe meet je de time-to-hire binnen je eigen organisatie?
De time-to-hire meet je door de datum van vacatureplaatsing te vergelijken met de datum waarop een kandidaat het aanbod accepteert. Dit geeft de totale doorlooptijd per vacature. Voor dieper inzicht meet je ook de doorlooptijd per processtap, zodat je precies ziet waar de meeste tijd verloren gaat.
Belangrijk is om eerst te bepalen wat je als startpunt hanteert. Sommige organisaties meten vanaf het moment dat de vacature intern is goedgekeurd, andere vanaf de eerste publicatie. Kies een definitie en pas die consistent toe, anders zijn vergelijkingen tussen vacatures of periodes niet betrouwbaar.
Nuttige meetpunten binnen het wervingsproces zijn:
- Tijd van vacatureopening tot eerste publicatie
- Tijd van publicatie tot ontvangst van eerste sollicitaties
- Tijd van sollicitatie tot eerste uitnodiging
- Tijd tussen gesprekken en eindbeslissing
- Tijd van aanbod tot acceptatie
Door deze stappen apart bij te houden, wordt snel duidelijk waar de bottleneck zit. Organisaties die dit handmatig bijhouden in spreadsheets, lopen al snel tegen beperkingen aan. Recruitmentsoftware met ingebouwde analytics maakt het mogelijk om deze data automatisch te verzamelen en te visualiseren, zodat je op elk moment een actueel beeld hebt van je wervingsprestaties.
Hoe Ubeeo ATS helpt bij het verkorten van je time-to-hire
Ubeeo ATS is volledig configureerbare recruitmentsoftware die het wervingsproces van begin tot eind ondersteunt, van de eerste vacature tot het ondertekende contract. De software is speciaal ontwikkeld voor middelgrote tot grote organisaties in sectoren zoals zorg, onderwijs, overheid en retail, precies de sectoren waar een lange time-to-hire de meeste schade aanricht.
Wat Ubeeo ATS concreet doet om je time-to-hire te verkorten:
- Automatische publicatie op de eigen werkenbij-site en de bekendste jobboards, inclusief Google for Jobs
- Geautomatiseerde communicatie op elk moment in het proces: bevestigingen, uitnodigingen, afwijzingen en sms-reminders
- Gedeelde kandidatenlijsten zodat hiring managers direct en asynchroon kunnen beoordelen
- Ingebouwde analytics die inzicht geven in doorlooptijden per stap, per vacature en per afdeling
- Koppelingen met HR-systemen zodat data niet dubbel hoeft te worden ingevoerd
De software is AVG-compliant, ISO 27001-gecertificeerd en volledig ingericht naar het eigen sollicitatieproces van de organisatie. Wil je zien hoe Ubeeo ATS jouw wervingsproces kan versnellen? Vraag een demo aan en ontdek wat de software voor jouw organisatie kan betekenen.