Een ATS-implementatie duurt gemiddeld tussen de vier en twaalf weken, afhankelijk van de grootte van je organisatie, de complexiteit van je wervingsprocessen en het aantal koppelingen met andere systemen. Voor middelgrote bedrijven is zes tot acht weken een realistisch uitgangspunt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het implementeren van een nieuw ATS-systeem, van de eerste stappen tot veelgemaakte fouten.
Hoe lang duurt een ATS-implementatie gemiddeld?
Een ATS-implementatie duurt voor de meeste organisaties vier tot twaalf weken. Kleinere bedrijven met eenvoudige processen kunnen binnen vier weken live gaan. Grotere organisaties met meerdere afdelingen, complexe workflows of veel bestaande data rekenen beter op twee tot drie maanden. De doorlooptijd wordt vooral bepaald door de hoeveelheid maatwerk, de beschikbaarheid van interne stakeholders en de complexiteit van de datamigratie.
Een goede voorbereiding verkort de implementatietijd aanzienlijk. Organisaties die vooraf hun wervingsprocessen goed documenteren en duidelijk bepalen welke koppelingen ze nodig hebben, vermijden vertragingen tijdens de uitrol. Plan ook tijd in voor het testen van het systeem voordat het live gaat, zodat recruiters en managers zonder problemen kunnen starten.
Welke stappen zijn er bij het implementeren van een ATS?
Een ATS-implementatie verloopt in een aantal vaste fases: voorbereiding, configuratie, datamigratie, training en livegang. Elke fase heeft zijn eigen aandachtspunten en vereist samenwerking tussen HR, IT en de softwareleverancier. Door deze stappen gestructureerd te doorlopen, voorkom je dat je halverwege terugkeert naar de tekentafel.
- Voorbereiding: Breng je huidige wervingsprocessen in kaart. Bepaal welke vacature- en kandidatenstromen je wilt ondersteunen en stel een projectteam samen.
- Configuratie: Richt het ATS-systeem in op basis van je processen. Denk aan het aanmaken van vacaturesjablonen, het instellen van statusflows en het configureren van gebruikersrollen.
- Datamigratie: Zorg dat bestaande kandidaatdata en vacaturehistorie worden overgezet naar het nieuwe systeem (zie ook de sectie over datamigratie hieronder).
- Koppelingen instellen: Verbind het ATS met HR-systemen, jobboards en andere tools die je dagelijks gebruikt.
- Training: Zorg dat recruiters, hiring managers en eventuele bureaucontacten weten hoe ze met het systeem werken.
- Testen en livegang: Voer een testperiode uit met een selecte groep gebruikers voordat het systeem volledig live gaat.
Wie moeten er betrokken zijn bij een ATS-implementatie?
Bij een ATS-implementatie zijn minimaal drie partijen betrokken: HR of recruitment, IT en de softwareleverancier. Afhankelijk van de organisatie voeg je daar hiring managers en een projectleider aan toe. Zonder de juiste mensen aan tafel loop je het risico dat het systeem technisch werkt, maar niet aansluit op de dagelijkse praktijk van recruiters.
De rol van HR of recruitment is om de wervingsprocessen te definiëren en te valideren of de configuratie klopt. IT is verantwoordelijk voor de technische koppelingen en de beveiliging van data. Hiring managers geven inzicht in hoe zij kandidaten beoordelen en welke informatie zij nodig hebben. Een interne projectleider houdt het overzicht en zorgt dat beslissingen snel worden genomen.
Hoe migreer je bestaande kandidaatdata naar een nieuw ATS?
Je migreert bestaande kandidaatdata naar een nieuw ATS-systeem door de data eerst te exporteren uit je huidige systeem, te reinigen en daarna te importeren in het nieuwe systeem via een gestandaardiseerd format. Zorg altijd voor een back-up voordat je begint. De kwaliteit van de migratie staat of valt met de kwaliteit van de brondata.
Begin met een data-audit: welke kandidaatprofielen zijn actueel en relevant? Verouderde of incomplete profielen hoef je niet mee te nemen. Bepaal daarna welke velden je wilt overnemen, zoals naam, contactgegevens, sollicitatiehistorie en notities. Veel ATS-leveranciers bieden een migratieservice aan of leveren importtemplates waarmee je de data gestructureerd kunt aanleveren.
Let bij de migratie ook op AVG-compliance. Kandidaatdata mag je alleen bewaren als je daarvoor een geldige grondslag hebt. Dit is een goed moment om je databeleid te herzien en alleen de profielen mee te nemen waarvoor je toestemming hebt of die nog actief in een wervingsprocedure zitten.
Welke koppelingen moet een ATS hebben met andere systemen?
Een goed ATS-systeem koppelt minimaal met je HR-systeem, jobboards en je werkenbij-site. Aanvullende koppelingen met tools voor videosollicitatie, achtergrondscreening of salarisadministratie maken het wervingsproces verder end-to-end. Welke koppelingen je nodig hebt, hangt af van de tools die je al gebruikt en de stappen in je wervingsproces.
De meest gebruikte koppelingen zijn:
- HR-systemen (zoals AFAS, SAP of Workday): voor het automatisch aanmaken van medewerkersdossiers na aanname
- Jobboards (zoals Indeed, LinkedIn en Jobbird): voor het automatisch plaatsen en beheren van vacatures
- Google for Jobs: zodat vacatures vindbaar zijn in Google-zoekresultaten
- Werkenbij-site: voor een naadloze candidate experience van vacature tot sollicitatie
- Communicatietools (zoals sms- of e-mailplatforms): voor geautomatiseerde kandidaatcommunicatie
Controleer bij de keuze van een ATS altijd welke koppelingen standaard beschikbaar zijn en welke maatwerk vereisen. Maatwerkkoppelingen kosten meer tijd en geld om te realiseren.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij een ATS-implementatie?
De meest voorkomende fouten bij een ATS-implementatie zijn onvoldoende voorbereiding, te weinig training en het kopiëren van inefficiënte processen naar het nieuwe systeem. Veel organisaties starten de implementatie zonder hun huidige wervingsproces kritisch te evalueren, waardoor ze dezelfde knelpunten meenemen naar de nieuwe omgeving.
Andere fouten die je wilt vermijden:
- Te weinig draagvlak: Als hiring managers het systeem niet omarmen, gebruiken ze het niet. Betrek hen vroeg in het proces.
- Geen testfase: Direct live gaan zonder testperiode leidt tot fouten in de kandidaatcommunicatie of verkeerde vacatureplaatsingen.
- Slechte datakwaliteit: Vuile data migreren naar een nieuw systeem lost het probleem niet op. Reinig je data vooraf.
- Onderschatting van de trainingstijd: Een ATS werkt alleen als alle gebruikers weten wat ze ermee kunnen. Plan voldoende onboardingtijd in.
- Geen duidelijke eigenaar: Zonder een interne beheerder die het systeem onderhoudt en updates verwerkt, loopt de kwaliteit snel terug.
Hoe wij helpen bij een soepele ATS-implementatie
Bij Ubeeo begeleiden we je van begin tot eind bij de implementatie van ons ATS-systeem. We zorgen dat het systeem aansluit op jouw wervingsprocessen, niet andersom. Concreet bieden we:
- Persoonlijke implementatiebegeleiding door een vast contactpersoon die jouw organisatie en processen kent
- Configuratie op maat voor vacaturebeheer, kandidatenstromen en gebruikersrollen, afgestemd op jouw branche
- Datamigratieondersteuning zodat bestaande kandidaatdata AVG-compliant en volledig wordt overgezet
- Standaard koppelingen met HR-systemen, jobboards en Google for Jobs, direct beschikbaar bij livegang
- Gestructureerd beoordelingsproces met scorecards en beoordelingsrapporten, zodat meerdere beoordelaars onafhankelijk feedback kunnen geven
- Livechat support voor recruiters, managers en bureaucontacten tijdens en na de implementatie
Wil je weten hoe een implementatie er voor jouw organisatie uitziet? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe snel je live kunt gaan.