Met recruitmentsoftware bespaar je gemiddeld meerdere uren per vacature door taken als cv-screening, communicatie met kandidaten en het plannen van gesprekken te automatiseren. Hoe meer vacatures je tegelijk beheert, hoe groter de tijdwinst. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over tijdsbesparing in recruitment, van de kosten van handmatig werven tot het meten van je resultaten.
Hoeveel tijd kost een gemiddeld wervingsproces zonder software?
Een gemiddeld wervingsproces zonder software kost recruiters al snel tientallen uren per vacature. Denk aan het handmatig verwerken van sollicitaties, het bijhouden van kandidaten in spreadsheets, het versturen van afzonderlijke e-mails en het afstemmen met hiring managers via losse mailconversaties. Zonder centrale tool lopen al deze taken door elkaar.
In de praktijk gaat veel tijd verloren aan administratieve handelingen die weinig waarde toevoegen aan het selectieproces zelf. Vacatureteksten worden handmatig geplaatst op meerdere jobboards, reacties komen binnen via verschillende kanalen en statusupdates worden niet altijd bijgehouden. Het gevolg is dat recruiters minder tijd overhouden voor het werk dat er echt toe doet: het voeren van goede gesprekken en het beoordelen van kandidaten.
Bovendien vergroot handmatig werven de kans op fouten. Een kandidaat die tussen wal en schip valt, een vergeten afwijzing of een dubbele uitnodiging schaadt de candidate experience en kan je goede kandidaten kosten.
Welke taken automatiseert recruitment software automatisch?
Een applicant tracking system (ATS) automatiseert de meest tijdrovende en repetitieve taken in het wervingsproces. Daardoor houd je als recruiter meer tijd over voor strategische en mensgerichte activiteiten.
De taken die een ATS-systeem doorgaans automatiseert:
- Vacatures plaatsen op meerdere jobboards en de eigen werkenbij-site tegelijk
- Bevestigingsmails sturen naar kandidaten na ontvangst van een sollicitatie
- Statusupdates communiceren via e-mail of sms-reminders
- Kandidaatprofielen aanmaken op basis van ingediende cv’s en formulieren
- Afwijzingen versturen op het juiste moment in het proces
- Rapportages genereren over doorlooptijden, bronnen en conversiestappen
Naast deze standaardautomatiseringen ondersteunen geavanceerde ATS-systemen ook mobiel solliciteren, waardoor kandidaten eenvoudig via hun telefoon een sollicitatie indienen. Dit verlaagt de drempel en verhoogt het aantal kwalitatieve reacties zonder extra handmatig werk.
Hoe versnelt een ATS de samenwerking tussen recruiter en manager?
Een ATS-systeem versnelt de samenwerking doordat recruiters en hiring managers vanuit één centraal platform werken. Managers kunnen kandidaten beoordelen, feedback geven en beslissingen nemen zonder dat er e-mails heen en weer gestuurd hoeven te worden.
In een traditioneel proces wacht een recruiter vaak dagen op een reactie van een manager die ergens een cv in zijn inbox heeft liggen. Met een recruitmentsysteem ziet de manager direct welke kandidaten op hem of haar wachten, kan feedback in de tool worden vastgelegd en zijn alle gespreksverslagen op één plek terug te vinden.
Dit heeft twee concrete voordelen:
- De doorlooptijd van het wervingsproces wordt korter omdat beslismomenten zich niet ophopen
- Er is minder kans op miscommunicatie omdat iedereen dezelfde informatie ziet
Voor organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen is dit extra relevant. Wanneer meerdere managers tegelijk betrokken zijn bij verschillende vacatures, voorkomt een gedeeld systeem verwarring en dubbel werk.
Wat is het verschil tussen een ATS en handmatig werven in tijdsinvestering?
Het grootste verschil zit in schaal en herhaling. Handmatig werven kost bij elke vacature opnieuw evenveel tijd. Een ATS-systeem brengt eenmalige inrichting met zich mee, waarna dezelfde stappen automatisch worden herhaald voor elke nieuwe vacature.
| Taak | Handmatig | Met ATS software |
|---|---|---|
| Vacature plaatsen op jobboards | Per board handmatig invoeren | Eenmalig publiceren, automatisch verspreid |
| Bevestiging aan kandidaat | Handmatig e-mail opstellen | Automatisch verstuurd bij ontvangst |
| Statusbeheer kandidaten | Spreadsheet bijhouden | Automatisch bijgewerkt in het systeem |
| Rapportage maken | Handmatig data verzamelen | Direct beschikbaar in dashboard |
| Samenwerking met manager | Via e-mail en losse bestanden | Centraal in het platform |
Bij organisaties met weinig vacatures per jaar is het verschil misschien beperkt. Maar bij grotere volumes loopt de tijdsbesparing snel op, omdat elke geautomatiseerde stap bij elke vacature opnieuw tijd oplevert.
Wanneer levert recruitment software de meeste tijdwinst op?
Recruitment software levert de meeste tijdwinst op wanneer je regelmatig meerdere vacatures tegelijk beheert of werkt in een organisatie met veel instroom van sollicitanten. Hoe meer volume, hoe groter het effect van automatisering.
Specifieke situaties waarin de tijdwinst het grootst is:
- Seizoensgebonden werving, bijvoorbeeld in retail of de zorg, waarbij in korte tijd veel mensen aangenomen moeten worden
- Gedecentraliseerde organisaties met meerdere locaties of afdelingen die elk hun eigen wervingsbehoefte hebben
- Functies met veel sollicitanten, waarbij handmatige screening niet schaalbaar is
- Organisaties die sterk inzetten op employer branding, waarbij consistente communicatie en een goede candidate experience belangrijk zijn
Ook bij het onboarden van nieuwe recruiters of managers is een ATS waardevol. Nieuwe collega’s kunnen snel aan de slag omdat processen vastliggen in het systeem, zonder dat ze hoeven te leren werken met losse tools en eigen afspraken.
Hoe meet je de tijdsbesparing van je recruitmentsoftware?
Je meet de tijdsbesparing van je ATS software door voor en na de implementatie specifieke procesindicatoren bij te houden. De meest informatieve maatstaven zijn de time-to-hire, de time-to-fill en het aantal handmatige handelingen per vacature.
Concrete meetpunten die je kunt bijhouden:
- Time-to-hire: het aantal dagen tussen de eerste sollicitatie en de aanvaarding van het aanbod
- Time-to-fill: het aantal dagen tussen het openstellen van een vacature en het invullen ervan
- Aantal handmatige stappen per vacature: hoeveel acties een recruiter zelf moet uitvoeren
- Bron van kandidaten: welke kanalen de meeste en beste kandidaten opleveren
- Conversierate per fase: hoeveel kandidaten van de ene naar de volgende stap gaan
Een goed recruitmentsysteem genereert deze data automatisch. Door je eigen gegevens te combineren met tools als Google Analytics krijg je een volledig beeld van waar tijd verloren gaat en waar het proces soepel loopt. Zo kun je gericht verbeteren in plaats van op gevoel te sturen.
Hoe Ubeeo helpt met tijdsbesparing in recruitment
Ons ATS-systeem, Ubeeo ATS, is gebouwd om het volledige wervingsproces te ondersteunen: van het publiceren van vacatures tot het opstellen van het contract. We automatiseren de tijdrovende stappen zodat jij en je team zich kunnen richten op het selecteren van de juiste mensen.
Wat je met Ubeeo concreet bespaart:
- Automatisch publiceren op jobboards en je eigen werkenbij-site
- Geautomatiseerde kandidaatcommunicatie via e-mail en sms
- Centrale samenwerking tussen recruiters en hiring managers in één platform
- Rapportages en analytics die direct inzicht geven in doorlooptijden en bronnen
- Koppelingen met bestaande HR-systemen zodat data niet dubbel ingevoerd hoeft te worden
Onze software is configureerbaar voor jouw organisatie, of je nu actief bent in de zorg, het onderwijs, de lokale overheid of de retail. We werken volledig AVG-compliant en bieden livechat support voor recruiters en managers.
Wil je zien hoeveel tijd jouw organisatie kan besparen? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat Ubeeo voor jouw wervingsproces kan betekenen.