Recruiters wegwijs maken in een nieuw ATS-systeem duurt gemiddeld twee tot vier weken voor basisgebruik, en één tot drie maanden om volledig zelfstandig met alle functies te werken. Hoe snel dat gaat, hangt sterk af van de complexiteit van de software, de digitale vaardigheid van je team en de kwaliteit van de training die je aanbiedt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ATS-onboarding, zodat jij de implementatie zo soepel mogelijk laat verlopen.
Hoe lang duurt het om recruiters wegwijs te maken in een nieuw ATS?
De meeste recruiters zijn na twee tot vier weken in staat om de basisfuncties van een nieuw applicant tracking system zelfstandig te gebruiken. Denk aan vacatures aanmaken, kandidaten beheren en communicatie bijhouden. Voor geavanceerde functies zoals rapportages, koppelingen met jobboards en het instellen van workflows, rekenen de meeste organisaties één tot drie maanden.
Die tijdsduur is geen vaste regel. Een recruiter die al eerder met ATS-software heeft gewerkt, pikt een nieuw systeem veel sneller op dan iemand die gewend is aan spreadsheets en e-mail. Ook de inrichting van het systeem speelt een rol: een ATS dat goed is geconfigureerd op de eigen werkwijze van de organisatie vraagt minder aanpassing dan een generieke oplossing.
Praktisch gezien helpt het om de onboarding op te splitsen in fasen:
- Week 1 tot 2: kennismaking met de interface en basishandelingen
- Week 3 tot 4: zelfstandig werken met begeleiding op afstand
- Maand 2 tot 3: verdieping in rapportages, automatisering en koppelingen
Welke trainingsvormen werken het best voor ATS-onboarding?
Een combinatie van live instructie en praktijkoefeningen werkt het best bij de onboarding van een nieuw applicant tracking system. Recruiters leren ATS-software het snelst door het meteen te gebruiken in echte situaties, aangevuld met gerichte uitleg op het moment dat ze vastlopen.
Geen enkele trainingsvorm werkt voor iedereen even goed. Wat je in de praktijk het meest terugziet bij succesvolle implementaties:
- Live demo’s en walkthrough-sessies aan het begin van de implementatie, zodat iedereen dezelfde basis heeft
- Korte instructievideo’s per functie, die recruiters op hun eigen tempo kunnen terugkijken
- Hands-on oefeningen met een testomgeving, zodat niemand bang is om fouten te maken
- Een intern aanspreekpunt of superuser die collega’s snel kan helpen bij vragen
- Livechat support vanuit de softwareleverancier voor vragen die intern niet beantwoord kunnen worden
Vermijd lange theoretische trainingen zonder directe toepassing. Recruiters hebben weinig tijd en leren beter door te doen dan door te lezen.
Waarom verzetten recruiters zich soms tegen een nieuw systeem?
Weerstand tegen een nieuw ATS-systeem komt bijna altijd voort uit onzekerheid, niet uit onwil. Recruiters zijn gewend aan hun eigen werkwijze en vrezen dat een nieuw systeem hun werk langzamer of ingewikkelder maakt. Dat gevoel is begrijpelijk, zeker als ze niet betrokken zijn bij de keuze voor de nieuwe software.
De meest voorkomende oorzaken van weerstand zijn:
- Het gevoel dat het nieuwe systeem hun huidige werkwijze niet ondersteunt
- Onvoldoende uitleg over waarom er wordt overgestapt
- Angst om fouten te maken in een systeem dat ze nog niet kennen
- Slechte ervaringen met eerdere software-implementaties
- Te weinig tijd om de nieuwe software goed te leren naast het dagelijkse werk
Je doorbreekt die weerstand het effectiefst door recruiters vroeg te betrekken. Vraag hen input tijdens de selectie van de software, leg uit welke problemen de nieuwe oplossing oplost en geef ze voldoende ruimte om te oefenen zonder directe productiedruk.
Wie is verantwoordelijk voor de ATS-training binnen een organisatie?
De verantwoordelijkheid voor ATS-training ligt bij drie partijen tegelijk: de HR- of recruitmentmanager, de IT- of implementatieverantwoordelijke en de softwareleverancier. Geen van die drie kan het alleen. Een goede training vraagt om samenwerking tussen degene die het systeem beheert, degene die het dagelijks gebruikt en degene die het heeft gebouwd.
In de praktijk werkt het goed om één of twee interne superusers aan te wijzen. Dat zijn recruiters die het systeem diepgaand leren kennen en als eerste aanspreekpunt fungeren voor collega’s. Zij hoeven niet alles te weten, maar ze moeten snel antwoord kunnen geven op veelgestelde vragen en weten waar ze terecht kunnen als dat niet lukt.
De softwareleverancier heeft daarin ook een rol. Een goede leverancier biedt niet alleen een implementatietraject aan, maar blijft beschikbaar voor vragen nadat het systeem live is. Dat kan via documentatie, trainingsmateriaal of directe support.
Hoe meet je of recruiters het ATS goed genoeg beheersen?
Je meet ATS-beheersing het beste door te kijken naar drie dingen: hoe volledig recruiters kandidaatprofielen bijhouden, hoe consistent ze de stappen in het wervingsproces doorlopen en hoe weinig ondersteuning ze nog nodig hebben. Systeemlogs en rapportages uit het ATS zelf geven je daarvoor bruikbare data.
Concrete meetpunten die je kunt gebruiken:
- Volledigheid van kandidaatdossiers: worden alle relevante velden ingevuld?
- Doorlooptijden per fase: verloopt het proces sneller dan voor de implementatie?
- Gebruik van automatiseringsfuncties: sturen recruiters nog handmatig e-mails die het systeem kan overnemen?
- Aantal supportvragen: neemt dat af naarmate het systeem langer in gebruik is?
- Feedback van recruiters zelf: voelen ze zich zeker in het systeem?
Plan na de eerste maand een korte evaluatie met het team. Vraag wat goed gaat, waar ze tegenaan lopen en wat ze nog missen. Dat geeft je gerichte input voor een eventuele vervolgtraining.
Hoe Ubeeo helpt bij ATS-onboarding en training
Een goede implementatie begint bij software die logisch is opgebouwd en aansluit op de werkwijze van jouw organisatie. Ons recruitmentsysteem is zo ingericht dat recruiters snel de weg vinden, zonder dat ze eerst een uitgebreide handleiding hoeven door te werken.
Wat wij bieden om de onboarding zo soepel mogelijk te laten verlopen:
- Persoonlijke implementatiebegeleiding bij de start, afgestemd op jouw organisatie en processen
- Livechat support voor recruiters, managers en bureauagents, ook na de livegang
- Een configureerbaar systeem dat aansluit op jullie eigen wervingsprocessen, zodat recruiters werken in een omgeving die vertrouwd aanvoelt
- Koppelingen met bestaande HR-systemen, zodat recruiters niet hoeven te schakelen tussen meerdere tools
- Employer branded carrièresites en jobmarketing-functies die direct beschikbaar zijn vanuit het systeem
Wil je weten hoe wij de onboarding van jouw team aanpakken en welke ondersteuning daarbij hoort? Neem contact met ons op en we bespreken samen wat jouw organisatie nodig heeft.