Een ATS voor meerdere vestigingen is een applicant tracking system dat centraal vacaturebeheer, kandidatenbeheer en recruitmentprocessen beheert voor meerdere locaties, afdelingen of regio’s vanuit één platform. Recruiters en managers op verschillende vestigingen werken in hetzelfde systeem, maar zien alleen de informatie die voor hen relevant is. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over hoe zo’n systeem in de praktijk werkt.
Welke uitdagingen lost een ATS op bij meerdere vestigingen?
Een ATS systeem lost bij meerdere vestigingen de problemen op van versnipperde data, dubbel werk en gebrek aan overzicht. Zonder centraal systeem werkt elke locatie met eigen spreadsheets, e-mailmappen of losse tools. Dat leidt tot inconsistente processen, verlies van kandidaatgegevens en een onoverzichtelijke rapportage voor de organisatie als geheel.
In de praktijk zien organisaties met meerdere vestigingen vaak dezelfde knelpunten terugkomen:
- Dubbele sollicitanten: dezelfde kandidaat solliciteert bij meerdere locaties zonder dat recruiters dit zien
- Inconsistente candidate experience: de ene vestiging reageert snel, de andere laat weken niets van zich horen
- Gebrek aan inzicht: het hoofdkantoor heeft geen zicht op hoeveel vacatures openstaan per locatie of hoe lang posities openstaan
- AVG-risico’s: kandidaatgegevens worden op verschillende plekken opgeslagen zonder eenduidig bewaarbeleid
Een centraal applicant tracking system brengt alle locaties samen in één omgeving. Recruiters werken met dezelfde tools en workflows, terwijl het systeem de data per vestiging netjes gescheiden houdt. Dat maakt samenwerking mogelijk zonder dat je de controle over locatiespecifieke processen verliest.
Hoe werkt centraal vacaturebeheer met meerdere locaties?
Centraal vacaturebeheer in een ATS betekent dat alle vacatures van alle vestigingen vanuit één systeem worden aangemaakt, beheerd en gepubliceerd, maar dat elke locatie zijn eigen workflow en zichtbaarheid behoudt. Het hoofdkantoor kan sjablonen instellen en publicatiekanalen beheren, terwijl lokale recruiters vacatures aanpassen aan hun eigen situatie.
In de praktijk werkt dit als volgt: een recruiter op een vestiging maakt een nieuwe vacature aan op basis van een centraal sjabloon. De vacature verschijnt automatisch op de werkenbij-site van de organisatie, gefilterd op locatie. Tegelijkertijd kan de vacature worden doorgezet naar relevante jobboards en jobmarketing kanalen.
Voordelen van centraal vacaturebeheer:
- Consistente huisstijl en tone of voice in alle vacatureteksten
- Snellere publicatie doordat sjablonen hergebruikt worden
- Eén overzicht van alle openstaande posities per vestiging
- Minder kans op fouten in arbeidsvoorwaarden of functie-eisen
Wat zijn de verschillen tussen een ATS per vestiging en één centraal systeem?
Het belangrijkste verschil is dat een ATS per vestiging leidt tot silo’s, terwijl één centraal systeem organisatiebrede samenwerking en rapportage mogelijk maakt. Met losse systemen per locatie heeft niemand het totaaloverzicht, en data is niet vergelijkbaar tussen vestigingen.
De tabel hieronder zet de twee benaderingen naast elkaar:
| Aspect | ATS per vestiging | Centraal ATS systeem |
|---|---|---|
| Overzicht voor management | Beperkt, handmatig samenvoegen | Direct beschikbaar per locatie en totaal |
| Candidate experience | Verschilt per vestiging | Consistent, maar aanpasbaar per locatie |
| AVG-compliance | Moeilijk te borgen over alle locaties | Centraal geregeld in één systeem |
| Kosten | Meerdere licenties en beheerkosten | Één platform, schaalbaar naar locaties |
| Samenwerking recruiters | Niet mogelijk over locaties heen | Kandidaten en dossiers deelbaar |
Voor organisaties met twee of meer vestigingen is een centraal ATS software platform vrijwel altijd de betere keuze, zeker als je wilt groeien of fuseren met andere locaties.
Welke rechten en rollen zijn nodig per vestiging in een ATS?
In een ATS voor meerdere vestigingen stel je per gebruiker in welke locaties, vacatures en kandidaten zichtbaar zijn. Typische rollen zijn de recruiter op vestigingsniveau, de hiring manager, de HR-manager op organisatieniveau en de systeembeheerder. Elke rol krijgt precies de rechten die passen bij zijn of haar verantwoordelijkheden.
Een goed rollenmodel voorkomt dat een recruiter in Amsterdam per ongeluk kandidaten ziet die voor Rotterdam bedoeld zijn, en dat een locatiemanager vacatures publiceert zonder goedkeuring van HR. Denk bij het inrichten van rechten aan de volgende niveaus:
- Vestigingsniveau: recruiters zien alleen vacatures en kandidaten van hun eigen locatie
- Regioniveau: regionale HR-managers zien alle vestigingen binnen hun regio
- Organisatieniveau: centrale HR en management hebben volledig inzicht
- Bureauagenten: externe bureaus krijgen beperkte toegang tot specifieke vacatures
Een flexibel rechtensysteem maakt het ook mogelijk om tijdelijk toegang te verlenen, bijvoorbeeld bij ziektevervanging of een project waarbij twee vestigingen samenwerken aan een wervingscampagne.
Hoe ondersteunt een ATS employer branding per vestiging?
Een ATS ondersteunt employer branding per vestiging door locatiespecifieke werkenbij-pagina’s, vacatureteksten en communicatie te combineren met een consistente merkidentiteit op organisatieniveau. Kandidaten zien een professionele, herkenbare ervaring die toch aanvoelt als lokaal en persoonlijk.
Vestigingen hebben vaak een eigen cultuur, team en sfeer. Die lokale identiteit wil je laten zien aan kandidaten, zonder dat de huisstijl van de organisatie verloren gaat. In een goed ingericht recruitmentsysteem stel je dit in op twee niveaus:
- Organisatieniveau: logo, kleuren, tone of voice en arbeidsmarktcommunicatie zijn centraal vastgelegd
- Vestigingsniveau: teamfoto’s, locatiebeschrijvingen, contactpersonen en lokale voordelen zijn aanpasbaar per locatie
Kandidaten die mobiel solliciteren, een sms-reminder ontvangen of een automatische bevestigingsmail krijgen, ervaren een consistente en professionele benadering, ongeacht voor welke vestiging ze solliciteren. Dat versterkt het werkgeversmerk als geheel.
Welke rapportages zijn beschikbaar voor recruiters met meerdere vestigingen?
Een ATS biedt rapportages per vestiging, per regio en op organisatieniveau, zodat je wervingsprestaties op elk niveau kunt vergelijken en bijsturen. Denk aan doorlooptijden per vacature, conversieratio’s per jobboard, en het aantal sollicitanten per locatie.
Goede rapportages helpen je om concrete vragen te beantwoorden: welke vestiging heeft de langste time-to-hire? Via welk kanaal komen de meeste kwalitatieve kandidaten binnen voor de logistieke vacatures in het noorden? Wat is het verschil in sollicitatievolume tussen twee vergelijkbare locaties?
Relevante rapportages voor organisaties met meerdere vestigingen zijn onder andere:
- Openstaande vacatures per vestiging en regio
- Time-to-hire per locatie en functiegroep
- Bron van sollicitanten per vestiging (jobboard, referral, eigen site)
- Kandidaatuitval per fase in het proces
- Vergelijking van wervingsprestaties tussen locaties
Door eigen recruitmentdata te combineren met analyticsdata krijg je een volledig beeld van wat werkt en wat niet. Dat maakt het mogelijk om budgetten gerichter in te zetten en recruitmentcampagnes per vestiging te optimaliseren.
Hoe Ubeeo helpt met recruitment over meerdere vestigingen
Ons ATS systeem is speciaal ontwikkeld om complexe organisaties met meerdere vestigingen, afdelingen of regio’s te ondersteunen. Of je nu tien locaties beheert of honderd, je werkt altijd vanuit één centraal platform met de flexibiliteit om elk proces per vestiging in te richten.
Wat je bij ons krijgt:
- Flexibel rollenmodel waarmee je per gebruiker bepaalt welke vestigingen, vacatures en kandidaten zichtbaar zijn
- Centraal vacaturebeheer met automatische publicatie op de werkenbij-site en integratie met de bekendste jobboards
- Employer branded carrièresites die je kunt aanpassen per vestiging zonder de merkidentiteit los te laten
- Rapportages en analytics op vestigings-, regio- en organisatieniveau, inclusief koppeling met Google Analytics
- AVG-compliant werken met één centraal datamodel voor alle locaties
- Livechat support voor recruiters, managers en bureauagenten op elke vestiging
Wil je weten hoe ons platform aansluit op jouw organisatiestructuur? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee over de beste inrichting voor jullie vestigingen.