Een ATS koppelen aan Loket.nl doe je via een API-integratie waarbij het applicant tracking system na het aannemen van een kandidaat automatisch persoonsgegevens doorstuurt naar Loket.nl voor de personeels- en salarisadministratie. De koppeling elimineert handmatig overtypen en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers direct correct in het HR-systeem staan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze integratie: van technische vereisten tot veelvoorkomende problemen en wanneer een directe koppeling de moeite waard is.
Wat heb je nodig om een ATS-koppeling met Loket.nl te maken?
Om een ATS systeem te koppelen aan Loket.nl heb je minimaal actieve API-toegang bij beide platformen nodig, plus de technische documentatie van Loket.nl en toestemming van je systeembeheerder of IT-afdeling. Afhankelijk van je ATS-leverancier is de koppeling al kant-en-klaar beschikbaar of moet je die laten bouwen.
Concreet heb je het volgende nodig:
- API-sleutels of OAuth-toegang voor zowel het ATS als Loket.nl
- Rechten binnen Loket.nl om nieuwe medewerkers aan te maken via de API
- Een beschreven datamapping: welk veld in het ATS komt overeen met welk veld in Loket.nl
- AVG-toestemming voor het doorsturen van persoonsgegevens
- Technische ondersteuning van je ATS-leverancier of een implementatiepartner
Controleer ook of jouw ATS software een native integratie met Loket.nl aanbiedt. Dat scheelt aanzienlijk in implementatietijd en kosten. Als die niet beschikbaar is, kun je werken met middleware zoals Zapier of een maatwerkkoppeling via de REST API van Loket.nl.
Hoe werkt de integratie tussen een ATS en Loket.nl technisch?
De integratie tussen een applicant tracking system en Loket.nl werkt via een API-verbinding waarbij het ATS een gegevensverzoek stuurt op het moment dat een kandidaat de status “aangenomen” krijgt. Loket.nl ontvangt die gegevens en maakt automatisch een nieuw medewerkersprofiel aan in de personeelsadministratie.
Technisch gezien verloopt dit in een aantal stappen:
- De recruiter markeert een kandidaat als aangenomen in het ATS
- Het ATS triggert een API-call naar Loket.nl met de relevante kandidaatgegevens
- Loket.nl valideert de gegevens en maakt een medewerkersprofiel aan
- Het ATS ontvangt een bevestiging en slaat de koppelingsreferentie op
- Eventuele foutmeldingen worden teruggestuurd zodat de recruiter actie kan ondernemen
De meeste moderne ATS-platformen gebruiken webhooks of event-driven triggers om dit proces te automatiseren. Dat betekent dat de gegevensoverdracht plaatsvindt zodra een specifieke actie in het ATS wordt uitgevoerd, zonder dat iemand daar handmatig iets voor hoeft te doen.
Welke gegevens worden doorgegeven van het ATS naar Loket.nl?
Vanuit een ATS systeem worden bij de integratie met Loket.nl standaard de persoonsgegevens doorgegeven die nodig zijn voor de personeels- en salarisadministratie. Denk aan NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, contactgegevens, functietitel, startdatum en contracttype.
Een overzicht van veelgebruikte datavelden:
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- Geboortedatum en geboorteplaats
- BSN (Burgerservicenummer)
- Adresgegevens
- E-mailadres en telefoonnummer
- Functietitel en afdeling
- Startdatum en contractvorm (vast, tijdelijk, oproep)
- Salarisinformatie indien al vastgelegd in het ATS
Welke velden daadwerkelijk worden doorgegeven, hangt af van de datamapping die je bij de implementatie instelt. Het is verstandig om vooraf met HR en salarisadministratie te bepalen welke gegevens Loket.nl nodig heeft om een volledig en correct medewerkersprofiel aan te maken. Velden die ontbreken of niet overeenkomen, leiden tot fouten of handmatige aanvulling achteraf.
Wat zijn de voordelen van een ATS-koppeling met Loket.nl?
De belangrijkste voordelen van een koppeling tussen een applicant tracking system en Loket.nl zijn tijdsbesparing, minder fouten en een soepelere onboarding. Gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden en stromen automatisch door naar de personeelsadministratie.
Concreet levert de integratie het volgende op:
- Minder dubbel werk: recruiters en HR-medewerkers hoeven dezelfde gegevens niet twee keer in te voeren
- Minder invoerfouten: automatische overdracht elimineert typefouten en vergissingen
- Snellere onboarding: nieuwe medewerkers staan direct klaar in Loket.nl zodra ze zijn aangenomen
- Betere samenwerking tussen recruitment en HR doordat beide teams op hetzelfde moment over actuele informatie beschikken
- AVG-compliance: gegevens worden gecontroleerd doorgegeven in plaats van via e-mail of Excel uitgewisseld
Voor organisaties met een hoog wervingsvolume is de tijdsbesparing per aanstelling klein, maar telt die snel op. Bij tientallen of honderden aanstellingen per jaar maakt een werkende integratie een meetbaar verschil in de werkdruk van zowel recruitment als HR.
Welke problemen kunnen optreden bij het koppelen van een ATS aan Loket.nl?
Bij het koppelen van een ATS systeem aan Loket.nl kunnen problemen ontstaan door verkeerde datamapping, ontbrekende verplichte velden, API-wijzigingen of onvoldoende toegangsrechten. De meeste integratieproblemen zijn technisch van aard en los je op door goede voorbereiding en testfasen.
Veelvoorkomende problemen zijn:
- Veldmismatches: een veld in het ATS sluit niet aan op het verwachte formaat in Loket.nl (bijvoorbeeld datumnotatie of adresstructuur)
- Ontbrekende verplichte velden: Loket.nl weigert een profiel aan te maken als bepaalde gegevens ontbreken, zoals het BSN
- API-versiewijzigingen: als Loket.nl de API bijwerkt zonder dat het ATS mee-update, kan de koppeling stilvallen
- Onvoldoende rechten: de API-gebruiker heeft niet de juiste permissies om medewerkers aan te maken in Loket.nl
- Dubbele profielen: als een kandidaat al eerder in Loket.nl stond, kan de koppeling een nieuw duplicaat aanmaken
Het is verstandig om de koppeling eerst te testen met fictieve testdata voordat je hem live zet. Zorg ook voor een foutlogboek zodat mislukte overdrachten zichtbaar zijn en snel opgelost kunnen worden.
Wanneer is een directe koppeling beter dan handmatige export naar Loket.nl?
Een directe koppeling tussen je ATS software en Loket.nl is beter dan handmatige export zodra je meer dan vijf tot tien nieuwe medewerkers per maand aanneemt, of als fouten in de personeelsadministratie regelmatig terugkomen. Bij lage wervingsvolumes kan een handmatige export nog acceptabel zijn, maar bij groei wordt automatisering snel interessanter.
Kies voor een directe koppeling als:
- Je regelmatig medewerkers aanneemt en de administratieve last merkbaar is
- Fouten in personeelsgegevens leiden tot problemen bij salarisverwerking of onboarding
- HR en recruitment in aparte systemen werken en informatie traag wordt doorgegeven
- Je wilt voldoen aan AVG-vereisten rondom veilige gegevensoverdracht
Blijf bij handmatige export als:
- Je maar een paar aanstellingen per jaar doet
- De implementatiekosten van een koppeling niet opwegen tegen de tijdsbesparing
- Je ATS geen API-ondersteuning biedt
De afweging draait uiteindelijk om de verhouding tussen implementatiekosten en de tijd die je wint. Bij groeiende organisaties kantelt die balans snel richting automatisering.
Hoe Ubeeo helpt met de koppeling aan Loket.nl
Ons recruitmentsysteem Ubeeo ATS is ontworpen om naadloos samen te werken met HR-systemen zoals Loket.nl. We begrijpen dat recruitment en personeelsadministratie twee kanten van dezelfde medaille zijn, en dat een soepele overdracht van kandidaatgegevens naar HR-software tijd bespaart en fouten voorkomt.
Wat we bieden voor organisaties die Loket.nl gebruiken:
- API-koppelingen met HR- en salarisadministratiesystemen, waaronder Loket.nl
- Begeleiding bij datamapping zodat velden correct overeenkomen tussen het ATS en Loket.nl
- AVG-conforme gegevensoverdracht die voldoet aan de privacywetgeving
- Livechat support voor recruiters en managers bij technische vragen of problemen
- Configuratie op maat voor jouw organisatie, branche en wervingsproces
Wil je weten of een koppeling tussen Ubeeo ATS en Loket.nl past bij jouw situatie? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de mogelijkheden.