Een applicant tracking system (ATS) is software die het volledige recruitmentproces digitaliseert en automatiseert: van de ontvangst van een sollicitatie tot het aanbod aan de geselecteerde kandidaat. Het systeem slaat kandidaatgegevens op, filtert sollicitaties op basis van criteria die jij instelt, en stuurt automatisch communicatie naar kandidaten. Voor recruiters en HR-professionals betekent dit minder handmatig werk en een overzichtelijker proces. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe een ATS-systeem precies werkt.
Wat gebeurt er met een sollicitatie nadat je op ‘versturen’ klikt?
Zodra een kandidaat op ‘versturen’ klikt, registreert het ATS-systeem de sollicitatie automatisch in een centrale database. De kandidaat ontvangt direct een bevestigingsmail, en de recruiter ziet de nieuwe aanmelding verschijnen in het kandidatenoverzicht van de betreffende vacature. Alles wordt zonder handmatige tussenkomst vastgelegd.
Op de achtergrond gebeurt er meer dan alleen opslaan. Het systeem koppelt de sollicitatie aan de juiste vacature, slaat het cv en de motivatiebrief op, en registreert via welk kanaal de kandidaat heeft gesolliciteerd, bijvoorbeeld via een jobboard, de werkenbij-site of een directe link. Die herkomstdata is later nuttig voor jobmarketinganalyses.
Afhankelijk van de instellingen kan het ATS ook direct een eerste screeningsvragenlijst sturen, de sollicitatie doorzetten naar een hiring manager, of de kandidaat een status toewijzen. Het proces start dus niet pas als een recruiter inlogt, maar direct op het moment van solliciteren.
Hoe filtert een ATS automatisch kandidaten?
Een ATS filtert kandidaten door sollicitaties te toetsen aan vooraf ingestelde criteria, zoals vereiste opleiding, werkervaring, specifieke vaardigheden of antwoorden op screeningsvragen. Kandidaten die niet voldoen aan de minimumvereisten worden automatisch gefilterd of krijgen een lagere prioriteit in het overzicht.
De filtering werkt op basis van regels die jij als recruiter zelf instelt. Je kunt bijvoorbeeld verplichte vragen toevoegen aan het sollicitatieformulier, zoals “Heb je een rijbewijs B?” of “Ben je beschikbaar voor 40 uur per week?”. Op basis van de antwoorden sorteert het systeem kandidaten automatisch. Zo zie je als eerste de meest relevante profielen.
Naast automatische filtering ondersteunen de meeste ATS-systemen ook een gestructureerd beoordelingsproces. Meerdere beoordelaars kunnen onafhankelijk van elkaar feedback geven via scorecards, en die scores worden samengebracht in een overzichtelijk beoordelingsrapport. Dit maakt de selectie transparanter en minder afhankelijk van subjectieve indrukken.
Wat is het verschil tussen een ATS en gewone HR-software?
Het verschil tussen een ATS en gewone HR-software zit in de focus: een ATS richt zich specifiek op het wervings- en selectieproces, van vacatureplaatsing tot aanstelling. Gewone HR-software beheert medewerkers die al in dienst zijn, zoals verlof, salarisadministratie en personeelsdossiers. De twee systemen vullen elkaar aan, maar doen iets fundamenteel anders.
Een ATS begeleidt het proces vóór indiensttreding. Het beheert vacatures, kandidatenstromen, communicatie met sollicitanten en selectiebeslissingen. Zodra een kandidaat is aangenomen en het contract is ondertekend, neemt de HR-software het over.
Veel organisaties koppelen hun ATS aan hun HR-systeem, zodat gegevens van nieuwe medewerkers automatisch worden doorgezet. Dat voorkomt dubbel invoerwerk en vermindert de kans op fouten bij de overdracht.
Welke stappen in het recruitmentproces automatiseert een ATS?
Een ATS automatiseert de meeste repetitieve stappen in het recruitmentproces: van het publiceren van vacatures en ontvangen van sollicitaties tot het versturen van statusupdates, het plannen van gesprekken en het opstellen van contracten. Dit zijn precies de stappen die zonder software veel handmatige tijd kosten.
Concreet automatiseert een ATS-systeem onder andere de volgende stappen:
- Vacaturepublicatie: automatisch plaatsen op de werkenbij-site en jobboards
- Ontvangstbevestigingen: directe e-mail naar de kandidaat na sollicitatie
- Statusupdates: kandidaten op de hoogte houden via e-mail of sms
- Afspraken plannen: uitnodigingen voor gesprekken versturen en bevestigen
- Screening: verplichte vragen beoordelen en kandidaten sorteren
- Rapportage: data verzamelen over doorlooptijden, bronnen en conversieratio’s
Door deze stappen te automatiseren, houd je als recruiter tijd over voor het werk dat echt menselijk contact vereist: gesprekken voeren, afwegingen maken en kandidaten overtuigen.
Hoe koppelt een ATS aan vacaturebanken en jobboards?
Een ATS koppelt aan vacaturebanken en jobboards via directe integraties, zodat je een vacature vanuit één systeem op meerdere platformen tegelijk publiceert. Je stelt de vacature eenmalig op in het ATS, selecteert de gewenste kanalen en het systeem verzorgt de plaatsing automatisch. Reacties komen centraal binnen in het ATS.
Bekende koppelingen zijn onder andere met Indeed, LinkedIn, Nationale Vacaturebank en Google for Jobs. Via Google for Jobs worden vacatures van de werkenbij-site direct zichtbaar in de zoekresultaten van Google, zonder dat je daar apart voor hoeft te betalen of iets extra’s hoeft in te stellen.
Het grote voordeel van centrale plaatsing is dat alle kandidaatdata op één plek binnenkomt, ongeacht via welk kanaal iemand heeft gesolliciteerd. Dat maakt het makkelijker om te analyseren welke kanalen de beste kandidaten opleveren, zodat je je jobmarketingbudget gerichter kunt inzetten.
Wanneer is een ATS geschikt voor een MKB-bedrijf?
Een ATS-systeem is geschikt voor een MKB-bedrijf zodra je regelmatig meerdere vacatures tegelijk open hebt staan, of zodra het beheren van sollicitaties via e-mail en spreadsheets meer tijd kost dan het oplevert. Voor de meeste groeiende bedrijven is dat al het geval bij vijf of meer vacatures per jaar.
Andere signalen dat een ATS nuttig wordt:
- Je verliest het overzicht over de status van kandidaten
- Kandidaten klagen dat ze niets horen na hun sollicitatie
- Je weet niet welke vacaturekanalen de beste mensen opleveren
- Meerdere collega’s zijn betrokken bij de selectie, maar werken niet gecoördineerd
- Je besteedt te veel aan wervingsbureaus omdat het interne proces te traag is
Een modern ATS hoeft niet ingewikkeld te zijn. Veel systemen zijn zo ingericht dat je er snel mee aan de slag kunt, zonder uitgebreide IT-kennis of lange implementatietrajecten. Voor MKB-bedrijven is de instapdrempel de afgelopen jaren aanzienlijk verlaagd.
Hoe Ubeeo helpt met applicant tracking
Ons ATS-systeem ondersteunt het volledige recruitmentproces, van de eerste vacature tot het ondertekende contract. We hebben Ubeeo ATS specifiek gebouwd voor organisaties die hun werving willen professionaliseren zonder vast te lopen in complexe software.
Dit bieden we concreet:
- Volledig aanpasbaar kandidatenbeheer met overzichtelijke mappen, kleurcodering en scorecards voor gestructureerde beoordeling
- Automatische vacatureplaatsing op je werkenbij-site en de bekendste jobboards, inclusief Google for Jobs
- Koppelingen met HR-systemen zodat gegevens van nieuwe medewerkers direct worden doorgezet
- Analytics en rapportages waarmee je ziet welke kanalen de beste kandidaten opleveren
- AVG-compliant werken, inclusief ISO 9001 en ISO 27001 certificering
- Livechat support voor recruiters, managers en bureau agents
Wil je zien hoe Ubeeo jouw recruitmentproces concreet kan vereenvoudigen? Vraag een demo aan en ontdek wat het systeem voor jouw organisatie kan doen.