Rapportage in een ATS werkt door automatisch gegevens te verzamelen uit elke stap van je wervingsproces en die om te zetten in inzichtelijke rapporten en dashboards. Een applicant tracking system legt alles vast, van de bron van een sollicitant tot de doorlooptijd per vacature, zodat je wervingsbeslissingen kunt baseren op data in plaats van op gevoel. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ATS-rapportage.
Welke gegevens legt een ATS automatisch vast?
Een ATS-systeem legt automatisch alle interacties vast die plaatsvinden tussen een kandidaat en je wervingsproces. Denk aan het moment van solliciteren, de doorlooptijd per fase, welk jobboard de kandidaat heeft doorverwezen, en hoe recruiters en managers reageren op elke aanvraag. Dit gebeurt op de achtergrond, zonder handmatige invoer.
De gegevens die een applicant tracking system standaard bijhoudt, vallen grofweg in drie categorieën:
- Kandidaatgegevens: sollicitatiedatum, gevolgde stappen, status per fase, afwijzingsreden en communicatiehistorie
- Vacaturegegevens: aantal sollicitaties per vacature, openstaande dagen, kwaliteit van inkomende kandidaten en conversieratio per stap
- Brongegevens: welk kanaal (jobboard, werkenbij-site, referral, social media) heeft de sollicitant gegenereerd
Doordat het systeem deze gegevens continu en geautomatiseerd verzamelt, bouw je een betrouwbare dataset op zonder dat recruiters extra werk hebben aan registratie. Die dataset vormt de basis voor alle rapportages die je later wilt draaien.
Welke standaard rapporten biedt een ATS?
De meeste ATS-systemen bieden een set standaardrapporten die direct beschikbaar zijn na implementatie. Deze rapporten geven inzicht in de meest voorkomende wervingsvragen, zoals hoeveel sollicitaties er binnenkomen, hoe lang een vacature openstaat en waar kandidaten afhaken in het proces.
Veelvoorkomende standaardrapporten zijn:
- Sourcingrapport: overzicht van welke kanalen de meeste en beste kandidaten opleveren
- Doorlooptijdrapport: gemiddelde tijd van sollicitatie tot aanbieding of afwijzing
- Conversierapport: hoeveel kandidaten per fase doorstromen naar de volgende stap
- Vacaturerapport: prestaties per vacature, team of regio
- Diversiteitsrapport: samenstelling van de sollicitantenpool op basis van beschikbare profielgegevens
Deze standaardrapporten zijn nuttig als startpunt, maar ze dekken niet altijd de specifieke vragen die jouw organisatie heeft. Daarvoor zijn aangepaste rapportages nodig, waarover verderop meer.
Hoe koppelt een ATS aan externe analysetools zoals Google Analytics?
Een ATS koppelt aan Google Analytics via een trackingintegratie op de werkenbij-site of carrièresite. Hierdoor kun je het gedrag van bezoekers op je vacaturepagina’s combineren met de sollicitatiedata uit het ATS-systeem. Zo zie je niet alleen hoeveel mensen solliciteren, maar ook hoe ze op je site navigeren voordat ze dat doen.
De koppeling werkt doorgaans via UTM-parameters die aan vacaturelinks worden toegevoegd. Wanneer een kandidaat via een jobboard op je werkenbij-site terechtkomt, registreert Google Analytics de bron, het medium en de campagne. Het ATS legt vervolgens vast of die bezoeker ook daadwerkelijk heeft gesolliciteerd. Door beide databronnen te combineren, krijg je een volledig beeld van de candidate journey, van eerste klik tot ingediende sollicitatie.
Praktische voordelen van deze koppeling zijn:
- Inzicht in welke vacaturepagina’s een hoge bounce rate hebben
- Vergelijking van conversiepercentages per kanaal of campagne
- Analyse van het apparaatgebruik van sollicitanten (mobiel versus desktop)
- Rapportages die wervingsdata en websitegedrag samenvoegen in één overzicht
Wat is het verschil tussen standaard en aangepaste rapportages in een ATS?
Standaardrapportages zijn vooraf gebouwde overzichten die het ATS-systeem automatisch genereert op basis van vaste meetpunten. Aangepaste rapportages zijn rapportages die je zelf samenstelt op basis van de specifieke vragen, filters en KPI’s die voor jouw organisatie relevant zijn.
Het belangrijkste verschil zit in de flexibiliteit. Standaardrapporten geven snel antwoord op generieke vragen, maar houden geen rekening met de unieke structuur van jouw organisatie, zoals specifieke afdelingen, regio’s of functiefamilies. Aangepaste rapportages laten je precies die combinaties maken die jij nodig hebt.
Voorbeelden van wat je met aangepaste rapportages kunt doen:
- Resultaten filteren op afdeling, locatie of type contract
- Eigen benchmarks instellen en afwijkingen signaleren
- Rapportages automatisch laten genereren en versturen naar managers
- Eigen data combineren met externe bronnen zoals Google Analytics
Voor organisaties met complexe wervingsprocessen of meerdere vestigingen zijn aangepaste rapportages geen luxe maar een praktische noodzaak om goed inzicht te houden.
Welke KPI’s zijn het meest waardevol om te meten in een ATS?
De meest waardevolle KPI’s in een applicant tracking system zijn die welke direct invloed hebben op de kwaliteit, snelheid en kosten van je werving. De vier meest gebruikte zijn: time-to-hire, cost-per-hire, source of hire en conversieratio per fase.
Hier is een overzicht van de belangrijkste KPI’s en wat ze je vertellen:
- Time-to-hire: het aantal dagen tussen de eerste sollicitatie en de acceptatie van een aanbod. Dit laat zien hoe efficiënt je proces is.
- Cost-per-hire: de totale wervingskosten gedeeld door het aantal aangenomen kandidaten. Nuttig om het rendement van kanalen en methoden te vergelijken.
- Source of hire: welk kanaal levert de meeste aangenomen kandidaten op. Dit helpt je om je budget gericht in te zetten.
- Conversieratio per fase: hoeveel procent van de kandidaten gaat van fase A naar fase B. Lage conversie in een bepaalde fase wijst op een knelpunt in je proces.
- Offer acceptance rate: het percentage kandidaten dat een aanbod accepteert. Een lage score kan wijzen op problemen met salaris, arbeidsvoorwaarden of candidate experience.
Kies KPI’s die aansluiten bij de doelen van je organisatie. Een snelgroeiend bedrijf heeft andere prioriteiten dan een overheidsinstelling met een langere selectieprocedure.
Hoe gebruik je ATS-rapportages om je wervingsproces te verbeteren?
Je gebruikt ATS-rapportages om verbeteringen te identificeren door patronen te herkennen in je data en die te vertalen naar concrete aanpassingen in je wervingsproces. Rapportages zijn pas waardevol als je er actie op onderneemt.
Een praktische aanpak werkt als volgt:
- Analyseer waar kandidaten afhaken. Bekijk de conversierapportages per fase. Als veel kandidaten na de eerste selectieronde afhaken, ligt het probleem mogelijk bij de vacaturetekst of de verwachtingen die je wekt.
- Vergelijk kanalen op kwaliteit, niet alleen op volume. Een jobboard dat veel sollicitaties genereert maar weinig aangenomen kandidaten oplevert, is minder effectief dan een kanaal dat minder volume maar hogere kwaliteit brengt.
- Stel benchmarks in en monitor afwijkingen. Bepaal wat een acceptabele time-to-hire is voor jouw organisatie en signaleer vacatures die daar structureel boven zitten.
- Deel inzichten met hiring managers. Rapportages zijn niet alleen voor recruiters. Managers die zien hoe lang hun vacatures openstaan of hoe hoog hun afwijzingspercentage is, nemen betere beslissingen.
- Evalueer periodiek je wervingsstrategie. Plan vaste momenten om rapportages te bespreken met je team en stel op basis daarvan prioriteiten bij.
Rapportages zijn geen eindpunt maar een startpunt voor verbetering. Hoe vaker je de data bestudeert en vertaalt naar actie, hoe effectiever je wervingsproces wordt.
Hoe Ubeeo helpt met ATS-rapportage
Ons ATS-systeem biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden die je direct inzicht geven in de prestaties van je wervingsproces. We combineren eigen wervingsdata met externe bronnen zoals Google Analytics, zodat je een volledig beeld hebt van de candidate journey, van eerste klik tot getekend contract.
Wat onze recruitmentsoftware biedt op het gebied van rapportage:
- Standaard dashboards die direct beschikbaar zijn na implementatie
- Aangepaste rapportages op basis van jouw organisatiestructuur, afdelingen en vacaturetypen
- Integratie met Google Analytics voor gecombineerde wervings- en websitedata
- Automatische rapportages die je kunt delen met managers en stakeholders
- AVG-compliant dataverzameling en -opslag
Wil je zien hoe onze rapportagetools werken voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat er mogelijk is.