Als je stopt met recruitmentsoftware, blijft je kandidaatdata in eerste instantie bewaard in het systeem van de leverancier, maar de toegang daartoe vervalt zodra je contract eindigt. Wat er daarna met die data gebeurt, hangt af van de contractvoorwaarden, de AVG-verplichtingen en het beleid van de leverancier. Voor HR-managers en recruiters is het essentieel om dit vóór opzegging helder te hebben, zodat je geen waardevolle informatie verliest en compliant blijft. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over databeleid bij het beëindigen van recruitmentsoftware.
Wat gebeurt er met kandidaatdata na opzegging van een ATS?
Na opzegging van een ATS blijft kandidaatdata doorgaans nog een beperkte periode beschikbaar in het systeem, waarna de leverancier de data verwijdert of archiveert. In de meeste gevallen verlies je als klant de actieve toegang op de einddatum van het contract, tenzij er schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt over een overdrachtsperiode of data-export.
Wat er concreet met de data gebeurt, verschilt per leverancier. Sommige ATS-aanbieders bieden een exportmogelijkheid aan als onderdeel van het offboardingproces, terwijl anderen de data na een vaste termijn automatisch verwijderen. In alle gevallen geldt dat de verantwoordelijkheid voor de data bij jou als organisatie ligt, ook na beëindiging van het contract. Je bent en blijft de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Het is daarom verstandig om ruim voor de einddatum van je contract te inventariseren welke kandidaatdata je wilt bewaren, welke je moet verwijderen en hoe de overdracht naar een eventueel nieuw systeem verloopt. Wacht je te lang, dan loop je het risico dat data ontoegankelijk wordt of dat je niet meer aan je wettelijke bewaar- en verwijderingsplichten kunt voldoen.
Welke AVG-verplichtingen gelden bij het beëindigen van recruitmentsoftware?
Bij het beëindigen van recruitmentsoftware blijven alle AVG-verplichtingen onverminderd van kracht. Als verwerkingsverantwoordelijke ben je verplicht om kandidaatdata niet langer te bewaren dan noodzakelijk, de data adequaat te beveiligen tijdens de overdrachtsperiode en betrokkenen te informeren als hun gegevens worden overgedragen naar een nieuw systeem.
Concreet betekent dit een aantal dingen voor de praktijk:
- Bewaartermijnen naleven: Kandidaatdata mag niet onbeperkt worden bewaard. Voor afgewezen sollicitanten geldt doorgaans een bewaartermijn van vier weken na afronding van de procedure, tenzij de kandidaat toestemming heeft gegeven voor langere bewaring in een talentenpool.
- Verwerkersovereenkomst beëindigen: Je ATS-leverancier is een verwerker in de zin van de AVG. Bij opzegging moet je controleren hoe de verwerkersovereenkomst wordt beëindigd en wat de leverancier daarna met de data doet.
- Dataminimalisatie bij overdracht: Exporteer alleen de gegevens die je daadwerkelijk nodig hebt in een nieuw systeem. Neem niet klakkeloos alle historische data mee als er geen grondslag meer is om die te bewaren.
- Documentatie bijhouden: Leg vast welke stappen je hebt genomen bij de overgang, inclusief wanneer data is verwijderd of overgedragen. Dit is onderdeel van je verantwoordingsplicht onder de AVG.
Raadpleeg bij twijfel je privacy officer of juridisch adviseur, zeker als het gaat om grote volumes kandidaatdata of gevoelige persoonsgegevens.
Kun je je kandidaatdata exporteren naar een nieuw systeem?
In de meeste gevallen kun je kandidaatdata exporteren vanuit een ATS, maar de mogelijkheden en het formaat verschillen sterk per leverancier. Gangbare exportformaten zijn CSV, Excel of XML. Of die data ook direct importeerbaar is in een nieuw systeem, hangt af van de datastructuur en de importmogelijkheden van de nieuwe software.
Een succesvolle datamigratie vereist meer dan alleen een exportbestand. Let op de volgende punten:
- Volledigheid van de export: Controleer of alle relevante velden worden meegenomen, zoals contactgegevens, sollicitatiehistorie, statuslabels en bijlagen zoals cv’s en motivatiebrieven.
- Datakwaliteit: Een overstap is een goed moment om verouderde of dubbele kandidaatprofielen op te schonen voordat je ze meeneemt naar het nieuwe systeem.
- Compatibiliteit: Bespreek met de nieuwe leverancier welk formaat zij verwachten en of er een importtool of migratiedienst beschikbaar is.
- Timing: Plan de export ruim voor de contracteinddatum, zodat je voldoende tijd hebt om de data te controleren en eventuele problemen op te lossen.
Sommige leveranciers bieden actieve ondersteuning bij de migratie, anderen laten dit volledig aan de klant over. Vraag hier expliciet naar tijdens het opzeggingsproces.
Hoe lang bewaart een ATS-leverancier je data na opzegging?
De bewaartermijn die een ATS-leverancier hanteert na opzegging varieert, maar ligt in de praktijk vaak tussen de dertig en negentig dagen na de contracteinddatum. Na die periode wordt de data doorgaans definitief verwijderd. De exacte termijn staat beschreven in de verwerkersovereenkomst of de algemene voorwaarden van de leverancier.
Het is belangrijk om te beseffen dat deze bewaartermijn in het belang van de leverancier is, niet per se in jouw belang. Die biedt je een tijdvenster om data te exporteren, maar verlengt niet automatisch je toegang tot het systeem. In sommige gevallen kun je na opzegging alleen nog leesbevoegdheid krijgen om een export te maken, zonder dat je actief kunt werken in het systeem.
Vraag bij opzegging altijd schriftelijk na hoe lang je data beschikbaar blijft, welke toegang je nog hebt en op welk moment de definitieve verwijdering plaatsvindt. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan en kun je je overdracht goed plannen.
Wat moet je regelen voordat je overstapt naar andere recruitmentsoftware?
Voordat je overstapt naar andere recruitmentsoftware, moet je een aantal zaken geregeld hebben: een volledige data-export, een helder beeld van je AVG-verplichtingen, een plan voor de migratie naar het nieuwe systeem en afspraken met zowel de huidige als de nieuwe leverancier over de overdrachtsperiode.
Een gestructureerde aanpak helpt om niets over het hoofd te zien. Doorloop de volgende stappen:
- Audit je huidige data: Breng in kaart welke kandidaatdata je hebt, welke je wilt bewaren en welke je moet verwijderen op basis van bewaartermijnen.
- Exporteer tijdig: Maak een volledige export van de data die je wilt meenemen, ruim voor de contracteinddatum.
- Controleer de verwerkersovereenkomst: Lees na wat er staat over beëindiging, dataverwijdering en eventuele overdrachtsverplichtingen van de leverancier.
- Informeer je team: Zorg dat recruiters en HR-managers weten wanneer de overstap plaatsvindt en wat zij zelf moeten doen of bewaren.
- Test het nieuwe systeem: Importeer een subset van de data in het nieuwe ATS en controleer of alles correct is overgekomen voordat je de oude omgeving sluit.
- Beëindig de verwerkersovereenkomst formeel: Stuur een schriftelijke bevestiging van de beëindiging en vraag de leverancier om te bevestigen dat de data na de afgesproken termijn is verwijderd.
Welke vragen moet je een ATS-leverancier stellen over databeleid?
Voordat je een contract tekent of opzegt, moet je een ATS-leverancier concrete vragen stellen over hoe zij omgaan met jouw data bij beëindiging van de samenwerking. Goede antwoorden op deze vragen zijn een teken van een betrouwbare en transparante leverancier.
Stel in ieder geval de volgende vragen:
- Hoe lang blijft mijn data beschikbaar na opzegging, en welke toegang heb ik nog?
- In welk formaat kan ik mijn kandidaatdata exporteren, en welke velden worden meegenomen?
- Bieden jullie ondersteuning bij de datamigratie naar een nieuw systeem?
- Wanneer en hoe wordt mijn data definitief verwijderd na beëindiging van het contract?
- Hoe is de verwerkersovereenkomst geregeld bij opzegging, en wat zijn de verplichtingen over en weer?
- Hoe is de beveiliging van mijn data geregeld tijdens de overdrachtsperiode?
- Beschikken jullie over relevante certificeringen zoals ISO 27001 voor informatiebeveiliging?
Een leverancier die helder en direct antwoord geeft op deze vragen, toont aan dat dataveiligheid en compliance serieus worden genomen. Vage of ontwijkende antwoorden zijn een waarschuwingssignaal.
Hoe Ubeeo omgaat met databeleid en dataoverdracht
Ubeeo ATS is ontworpen met transparantie en compliance als uitgangspunt. Als ISO 27001-gecertificeerde leverancier van recruitmentsoftware hanteert Ubeeo strikte normen voor informatiebeveiliging en AVG-conformiteit, ook bij het beëindigen van een samenwerking. Dat betekent concreet:
- Duidelijke afspraken over bewaartermijnen en dataverwijdering in de verwerkersovereenkomst
- Exportmogelijkheden voor kandidaatdata in gangbare formaten
- Ondersteuning bij de overdracht naar een nieuw systeem waar nodig
- Transparante communicatie over wat er met je data gebeurt na opzegging
- Volledig AVG-conforme verwerking gedurende het hele traject, inclusief de offboardingfase
Wil je weten hoe Ubeeo jouw organisatie kan ondersteunen met betrouwbare en configureerbare recruitmentsoftware? Vraag een demo aan en ontdek hoe het systeem werkt, ook als het gaat om dataveiligheid en compliance bij een eventuele overstap.