AVG-compliance in recruitmentsoftware betekent dat je als organisatie persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Concreet houdt dit in dat je alleen gegevens verzamelt die je echt nodig hebt, deze niet langer bewaart dan toegestaan, en sollicitanten actief informeert over hoe je hun data gebruikt. Dit geldt voor elke organisatie die een applicant tracking system of andere recruitmenttools inzet. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over AVG en recruitment.
Welke persoonsgegevens mag je verzamelen van sollicitanten?
Je mag alleen persoonsgegevens verzamelen die direct noodzakelijk zijn voor de beoordeling van een sollicitatie. Denk aan naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en relevante werkervaring. Gegevens die geen directe relatie hebben met de functie, zoals religie, politieke voorkeur of medische informatie, mag je in principe niet verzamelen.
Het principe achter deze regel heet dataminimalisatie: je verzamelt niet meer dan strikt nodig. In de praktijk betekent dit dat je sollicitatieformulieren kritisch doorloopt en overbodige velden verwijdert. Vraag je in een formulier naar een geboortedatum terwijl die niet relevant is voor de functie? Dan is dat in strijd met de AVG.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of nationaliteit, vallen onder een extra beschermingsregime. Je mag deze gegevens alleen verwerken als daar een uitdrukkelijke wettelijke grondslag voor bestaat of als de sollicitant hier expliciet toestemming voor geeft. Wees hier dus extra voorzichtig mee in je wervingsproces.
Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?
De AVG schrijft geen vaste bewaartermijn voor sollicitatiegegevens voor, maar stelt wel dat je gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor afgewezen sollicitanten geldt in de praktijk een bewaartermijn van vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming geeft voor een langere periode.
Wil je een kandidaat langer in je talentpool bewaren voor toekomstige vacatures? Dan heb je daar expliciete toestemming voor nodig. Die toestemming moet je actief vragen en de kandidaat moet deze even gemakkelijk kunnen intrekken als geven.
Voor aangenomen medewerkers gelden andere regels: hun gegevens mogen langer worden bewaard omdat er een arbeidsovereenkomst is gesloten. Maar ook hier geldt dat je alleen bewaart wat je nodig hebt voor de uitvoering van die overeenkomst of voor wettelijke verplichtingen.
Wat zijn de rechten van sollicitanten onder de AVG?
Sollicitanten hebben onder de AVG meerdere rechten die je als organisatie actief moet respecteren. De belangrijkste rechten zijn:
- Recht op inzage: een sollicitant mag opvragen welke gegevens je van hem of haar hebt opgeslagen.
- Recht op rectificatie: onjuiste gegevens moeten op verzoek worden gecorrigeerd.
- Recht op verwijdering: de sollicitant kan vragen zijn of haar gegevens te wissen, tenzij je een wettelijke verplichting hebt om ze te bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kan een sollicitant vragen de verwerking tijdelijk te stoppen.
- Recht op dataportabiliteit: gegevens moeten op verzoek in een gangbaar formaat worden aangeleverd.
Als organisatie ben je verplicht om verzoeken binnen één maand af te handelen. Zorg er dus voor dat je intern een duidelijk proces hebt ingericht voor het ontvangen en verwerken van dit soort verzoeken. Een goed ingericht ATS-systeem helpt je hierbij door gegevens overzichtelijk te beheren en snel op te zoeken.
Hoe verwerkt een ATS persoonsgegevens AVG-conform?
Een AVG-conform applicant tracking system verwerkt persoonsgegevens op basis van een geldige verwerkingsgrondslag, beperkt de toegang tot bevoegde gebruikers, en biedt functionaliteiten om gegevens automatisch te verwijderen of te anonimiseren na de bewaartermijn. Daarnaast legt het systeem vast wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd op een dossier.
Concreet betekent dit dat een goed ATS-systeem de volgende zaken ondersteunt:
- Automatische verwijdering of archivering van kandidaatgegevens na een instelbare bewaartermijn
- Toegangscontrole per gebruikersrol, zodat alleen bevoegde medewerkers gegevens kunnen inzien
- Vastlegging van toestemmingen die sollicitanten hebben gegeven
- Een verwerkersovereenkomst tussen de softwareleverancier en de organisatie
- Beveiligde dataopslag, bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte
De verwerkersovereenkomst is een juridisch document dat je altijd moet afsluiten met de leverancier van je ATS-software. Daarin leggen jullie vast hoe de leverancier omgaat met de gegevens die jij als verwerkingsverantwoordelijke aanlevert.
Wat is het verschil tussen toestemming en gerechtvaardigd belang in recruitment?
Toestemming en gerechtvaardigd belang zijn twee verschillende grondslagen onder de AVG om persoonsgegevens te mogen verwerken. Toestemming betekent dat de sollicitant actief en vrijwillig akkoord gaat met een specifieke verwerking. Gerechtvaardigd belang betekent dat jij als organisatie een legitiem belang hebt bij de verwerking, dat zwaarder weegt dan de privacybelangen van de betrokkene.
Wanneer gebruik je toestemming?
Toestemming gebruik je als er geen andere wettelijke grondslag van toepassing is. Een goed voorbeeld is het bewaren van gegevens van afgewezen sollicitanten voor een talentpool. De sollicitant heeft de procedure doorlopen, maar er is geen arbeidsrelatie. Wil je het cv bewaren voor toekomstige kansen? Dan heb je expliciete toestemming nodig. Let op: toestemming die niet vrijwillig is gegeven, telt niet. Een sollicitant mag geen nadeel ondervinden van het weigeren van toestemming.
Wanneer gebruik je gerechtvaardigd belang?
Gerechtvaardigd belang kan van toepassing zijn tijdens een actieve sollicitatieprocedure. Je verwerkt gegevens om de sollicitant te beoordelen voor een functie, en dat is een legitiem doel. Toch moet je altijd een afweging maken tussen jouw belang en het privacybelang van de sollicitant. Documenteer deze afweging, zodat je kunt aantonen dat je dit bewust hebt overwogen.
Welke risico’s loop je als recruitmentsoftware niet AVG-compliant is?
Als je recruitmentsoftware niet voldoet aan de AVG, loop je als organisatie aanzienlijke risico’s: van financiële boetes tot reputatieschade en verlies van vertrouwen bij kandidaten. De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes opleggen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.
Naast financiële gevolgen zijn er ook operationele en reputatierisico’s:
- Kandidaten die ontdekken dat hun gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, kunnen een klacht indienen bij de toezichthouder.
- Een datalek waarbij sollicitantengegevens op straat komen te liggen, leidt tot meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en kan ernstige imagoschade veroorzaken.
- Organisaties die slecht omgaan met persoonsgegevens, trekken minder talent aan, omdat kandidaten bewuster kiezen met wie ze hun data delen.
Een niet-compliant ATS-systeem kan ook intern voor problemen zorgen: als gegevens niet goed zijn afgeschermd, kunnen medewerkers zonder bevoegdheid inzage krijgen in gevoelige sollicitanteninformatie. Dit vergroot het risico op datalekken van binnenuit.
Hoe Ubeeo helpt met AVG-compliant werven
Ons ATS-systeem is gebouwd met AVG-compliance als vertrekpunt, niet als bijzaak. We helpen organisaties om hun wervingsproces zo in te richten dat het voldoet aan alle privacyvereisten, zonder dat dit ten koste gaat van een soepele candidate experience. Concreet biedt onze ATS-software onder andere:
- Instelbare bewaartermijnen met automatische verwijdering of anonimisering van kandidaatgegevens
- Rolgebaseerde toegangscontrole, zodat alleen bevoegde gebruikers gegevens inzien
- Vastlegging van toestemmingen en verwerkingsactiviteiten in het systeem
- Een verwerkersovereenkomst als standaard onderdeel van onze samenwerking
- Beveiligde dataopslag gecertificeerd volgens ISO 27001
- Ondersteuning bij het inrichten van processen voor inzageverzoeken en verwijderverzoeken
Werken met onze software betekent dat je als organisatie volledig AVG-compliant kunt werven, met de zekerheid dat persoonsgegevens van sollicitanten veilig en verantwoord worden verwerkt. Wil je zien hoe ons applicant tracking system jouw organisatie hierbij ondersteunt? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat we voor je kunnen doen.