Een ATS koppelen aan je werkenbij-site doe je door de twee systemen via een technische integratie met elkaar te verbinden, zodat vacatures automatisch worden gepubliceerd en sollicitaties direct in het ATS terechtkomen. Dit voorkomt handmatig werk, vermindert fouten en zorgt voor een consistente candidate experience. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe zo’n integratie werkt, welke methoden je kunt kiezen en wat je vooraf moet regelen.
Wat gebeurt er technisch als een ATS en werkenbij-site zijn gekoppeld?
Wanneer een ATS-systeem en een werkenbij-site zijn gekoppeld, wisselen de twee systemen automatisch gegevens uit via een API of een directe databrug. Vacatures die je aanmaakt in het applicant tracking system verschijnen direct op de werkenbij-site, zonder dat je ze opnieuw hoeft in te voeren. Sollicitaties die via de site binnenkomen, worden automatisch opgeslagen in het ATS.
Concreet betekent dit dat het ATS fungeert als de centrale database. De werkenbij-site haalt de actuele vacaturedata op en toont die aan bezoekers. Zodra iemand solliciteert, stuurt de site de gegevens terug naar het ATS, waar ze worden gekoppeld aan de juiste vacature en kandidaat. Dit proces verloopt in real time of met een korte vertraging, afhankelijk van de gekozen integratiemethode.
Belangrijk is dat ook statuswijzigingen worden gesynchroniseerd. Als je een vacature sluit in het ATS, verdwijnt die automatisch van de werkenbij-site. Hierdoor zien kandidaten altijd actuele informatie en hoef je niet handmatig bij te houden welke vacatures nog openstaan.
Welke integratiemethoden bestaan er tussen een ATS en werkenbij-site?
Er zijn drie gangbare methoden om een applicant tracking system te koppelen aan een werkenbij-site: een native integratie, een API-koppeling of een iframe-oplossing. De beste keuze hangt af van je technische situatie, de flexibiliteit die je nodig hebt en de mate van controle die je wilt over de candidate experience.
- Native integratie: Het ATS en de werkenbij-site zijn door dezelfde leverancier gebouwd of zijn speciaal op elkaar afgestemd. Dit geeft de meest naadloze verbinding zonder maatwerk.
- API-koppeling: Via een REST API of een vergelijkbare interface praten de twee systemen met elkaar. Dit biedt veel flexibiliteit en is geschikt als je een bestaande website wilt verbinden met een ATS van een andere leverancier.
- Iframe-oplossing: De vacaturepagina van het ATS wordt ingesloten op je eigen website. Dit is snel te implementeren, maar geeft je minder controle over het design en de gebruikerservaring.
Voor organisaties die waarde hechten aan employer branding is een native integratie of een goed uitgewerkte API-koppeling de meest verstandige keuze. Een iframe past visueel zelden perfect in het design van de werkenbij-site en kan de candidate experience verstoren.
Wat zijn de voordelen van een geïntegreerde werkenbij-site ten opzichte van een losse pagina?
Een geïntegreerde werkenbij-site biedt aanzienlijk meer voordelen dan een losse vacaturepagina op je reguliere website. Het grootste verschil is dat alle data centraal worden beheerd in het ATS, waardoor je altijd actuele informatie toont zonder handmatige updates. Daarnaast kun je de candidate journey volledig sturen, van het eerste bezoek tot de bevestiging van de sollicitatie.
Concrete voordelen op een rij:
- Altijd actuele vacatures: Openstaande en gesloten posities worden automatisch bijgehouden.
- Consistente employer branding: Huisstijl, tone of voice en visuele elementen zijn op één plek geborgd.
- Betere vindbaarheid: Een geoptimaliseerde werkenbij-site met SEO-vriendelijke vacaturepagina’s scoort beter in zoekmachines en is geschikt voor Google for Jobs.
- Geïntegreerde analytics: Je kunt het gedrag van bezoekers koppelen aan recruitmentdata en zo zien welke kanalen de beste kandidaten opleveren.
- Minder handmatig werk: Recruiters hoeven vacatures niet op meerdere plekken te beheren.
Een losse pagina zonder ATS-koppeling leidt snel tot verouderde informatie, dubbel werk en een gefragmenteerde beleving voor kandidaten. Dat kost je niet alleen tijd, maar ook potentieel goede sollicitanten.
Hoe beïnvloedt de integratie de candidate experience?
Een goede ATS-integratie maakt de candidate experience soepeler, sneller en consistenter. Kandidaten zien actuele vacatures, kunnen eenvoudig solliciteren en ontvangen direct een bevestiging. Alle communicatie verloopt via hetzelfde systeem, wat zorgt voor een herkenbare en professionele beleving van begin tot eind.
Zonder integratie lopen kandidaten tegen praktische problemen aan: vacatures die al vervuld zijn maar nog online staan, sollicitatieformulieren die niet goed werken op mobiel, of een gebrek aan bevestiging na het insturen van een sollicitatie. Dit soort ervaringen beschadigt het werkgeversimago.
Met een geïntegreerd systeem kun je de candidate experience op meerdere punten verbeteren:
- Mobiel solliciteren: Een goed gekoppelde werkenbij-site werkt naadloos op smartphones en tablets.
- Automatische bevestigingen: Het ATS stuurt direct een ontvangstbevestiging na een sollicitatie.
- Statusupdates: Kandidaten kunnen via sms of e-mail op de hoogte worden gehouden van hun sollicitatiestatus.
- Persoonlijke communicatie: Templates en geautomatiseerde berichten zorgen voor een consistente en vriendelijke toon.
Wat moet je controleren voordat je een ATS koppelt aan je werkenbij-site?
Voordat je een ATS-systeem koppelt aan je werkenbij-site, moet je een aantal technische en organisatorische zaken op orde hebben. Denk aan de compatibiliteit van de systemen, de AVG-compliance van de gegevensuitwisseling en de inrichting van de vacaturestructuur. Een goede voorbereiding voorkomt problemen na de livegang.
Loop de volgende punten na voordat je begint:
- Technische compatibiliteit: Beschikt je ATS over een open API of een native integratie met je websiteplatform?
- AVG-compliance: Hoe worden persoonsgegevens opgeslagen en uitgewisseld? Zorg dat beide systemen voldoen aan de privacywetgeving.
- Vacaturestructuur: Zijn je vacaturevelden in het ATS consistent en volledig? Lege of inconsistente velden leiden tot problemen op de werkenbij-site.
- Domein en hosting: Staat de werkenbij-site op een eigen domein of subdomein? Dit heeft invloed op SEO en de technische koppeling.
- Testomgeving: Kun je de integratie testen voordat die live gaat, zodat je fouten kunt opsporen zonder dat kandidaten er last van hebben?
- Beheer en rechten: Wie heeft toegang tot het ATS en wie beheert de werkenbij-site? Zorg voor duidelijke afspraken.
Hoe meet je het succes van de ATS-integratie met je werkenbij-site?
Je meet het succes van een ATS-integratie door recruitmentdata te combineren met websitedata. Kijk naar metrics als het aantal sollicitaties per vacature, de conversieratio van bezoeker naar sollicitant, de time-to-apply en de kwaliteit van de binnengekomen kandidaten. Door deze cijfers te volgen, zie je snel wat werkt en waar je kunt verbeteren.
Nuttige KPI’s om bij te houden:
- Conversieratio: Hoeveel bezoekers van de werkenbij-site solliciteren daadwerkelijk?
- Bron van kandidaten: Via welk kanaal komen de meeste en beste sollicitanten binnen?
- Time-to-apply: Hoe lang duurt het gemiddeld om een sollicitatie in te vullen en in te sturen?
- Drop-off punten: Op welke stap haken kandidaten af in het sollicitatieproces?
- Time-to-hire: Hoe lang duurt het van vacature tot aanstelling?
Door je ATS-data te koppelen aan Google Analytics of een vergelijkbaar analyticspakket, kun je deze cijfers samenvoegen in overzichtelijke rapporten. Zo maak je gerichte verbeteringen in plaats van op gevoel te werken.
Hoe Ubeeo helpt met het integreren van je ATS en werkenbij-site
Bij Ubeeo bieden we een volledig geïntegreerde oplossing waarbij het ATS en de werkenbij-site als één geheel werken. Je hoeft vacatures maar op één plek te beheren en ze verschijnen automatisch op je eigen werkenbij-site, op jobboards en via Google for Jobs. Zo houd je altijd overzicht zonder dubbel werk.
Wat je bij ons krijgt:
- Een employer branded werkenbij-site die aansluit op je huisstijl en ATS
- Automatische vacaturepublicatie op bekende jobboards
- Ingebouwde analytics waarmee je recruitmentdata combineert met websitegedrag
- Ondersteuning voor mobiel solliciteren, sms-reminders en geautomatiseerde kandidaatcommunicatie
- Volledige AVG-compliance en ISO 27001-gecertificeerde beveiliging
- Livechat support voor recruiters, managers en bureau agents
Wil je zien hoe onze recruitmentsoftware jouw werkenbij-site en ATS naadloos verbindt? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat er mogelijk is voor jouw organisatie.