Data exporteren uit recruitmentsoftware doe je via de exportfunctie binnen je ATS, waarmee je kandidaatgegevens, vacature-informatie en procesdata downloadt als bestand of doorstuurt naar een gekoppeld HR-systeem. De meeste moderne ATS-systemen bieden gestructureerde exportmogelijkheden die AVG-conform zijn ingericht. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het exporteren van recruitmentdata.
Welke data kun je exporteren uit een ATS?
Uit een ATS kun je doorgaans drie categorieën data exporteren: kandidaatgegevens (zoals contactinformatie, cv’s en sollicitatiehistorie), vacaturegegevens (zoals functietitel, afdeling en publicatiedatum) en procesdata (zoals doorlooptijden, afwijzingsredenen en statuswijzigingen). Welke data beschikbaar zijn voor export hangt af van de configuratie van je systeem en je gebruikersrechten.
In de praktijk exporteren recruiters en HR-managers het vaakst de volgende soorten informatie:
- Kandidaatprofielen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, sollicitatiedatum en bijlagen zoals cv’s en motivatiebrieven
- Sollicitatiestatus: in welke fase bevindt een kandidaat zich, wanneer zijn er contactmomenten geweest en wat is het resultaat
- Vacatureoverzichten: welke vacatures zijn gepubliceerd, op welke jobboards en met welk resultaat
- Analytische data: time-to-hire, source of hire, conversieratio’s per kanaal en andere recruitmentmetrics
Het is belangrijk om vooraf helder te hebben welk doel je met de export hebt. Wil je data analyseren, overdragen aan een HR-systeem of archiveren? Dat bepaalt welke velden je nodig hebt en in welk formaat je exporteert.
Hoe exporteer je kandidaatgegevens AVG-conform?
AVG-conform exporteren van kandidaatgegevens betekent dat je alleen data exporteert waarvoor je een geldige verwerkingsgrondslag hebt, dat je de data beveiligd overdraagt en dat je de gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk. Exporteer nooit meer persoonsgegevens dan strikt nodig voor het doel van de export.
Concreet betekent dit in de praktijk:
- Doelbinding: exporteer kandidaatdata alleen als er een duidelijk en legitiem doel is, zoals overdracht aan een HR-systeem na aanstelling of het voldoen aan een inzageverzoek van de kandidaat zelf
- Minimale gegevensverwerking: selecteer alleen de velden die relevant zijn voor het doel; exporteer geen onnodige bijlagen of historische notities
- Beveiligde overdracht: gebruik versleutelde verbindingen of beveiligde bestandsoverdracht bij het delen van exportbestanden
- Bewaartermijnen: verwijder exportbestanden zodra ze niet meer nodig zijn en leg vast hoe lang je ze bewaart
- Toegangsbeperking: zorg dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot exportfunctionaliteit en de gegenereerde bestanden
Een goed ingericht ATS houdt bij wie wanneer welke export heeft uitgevoerd. Deze audit trail is essentieel voor AVG-verantwoording en helpt bij eventuele controles door de Autoriteit Persoonsgegevens.
In welke bestandsformaten kun je recruitmentdata exporteren?
Recruitmentdata wordt vrijwel altijd geëxporteerd als CSV, Excel (XLSX) of PDF. CSV en Excel zijn het meest geschikt voor verdere verwerking in andere systemen of analyses, terwijl PDF beter past bij rapportages die je wilt archiveren of delen met stakeholders.
De keuze voor een formaat hangt af van wat je met de data wilt doen:
- CSV: universeel formaat dat door vrijwel elk systeem gelezen kan worden; ideaal voor koppelingen met HR-systemen of data-analyses in tools als Excel of Power BI
- Excel (XLSX): handig als je de data direct wilt bewerken, filteren of visualiseren zonder extra stappen
- PDF: geschikt voor rapportages, managementoverzichten of het archiveren van kandidaatdossiers in een niet-bewerkbare vorm
Sommige geavanceerde ATS-systemen bieden ook directe API-exports, waarbij data gestructureerd wordt uitgewisseld met andere applicaties zonder tussenkomst van een handmatig exportbestand. Dit is met name relevant bij automatische koppelingen met salarisadministratie of personeelsinformatiesystemen.
Hoe koppel je geëxporteerde recruitmentdata aan HR-systemen?
Geëxporteerde recruitmentdata koppel je aan HR-systemen via een directe systeemintegratie (API-koppeling) of via een handmatige import van een exportbestand. Een API-koppeling is de meest efficiënte methode omdat data automatisch en in real time wordt uitgewisseld, zonder handmatige tussenstap.
API-koppeling
Bij een API-koppeling communiceert je ATS rechtstreeks met het HR-systeem. Zodra een kandidaat de status “aangenomen” krijgt, worden de relevante gegevens automatisch doorgestuurd naar het personeelsinformatiesysteem. Dit elimineert dubbele invoer en verkleint de kans op fouten. Gangbare HR-systemen waarmee ATS-systemen worden gekoppeld zijn onder andere AFAS, SAP SuccessFactors en Workday.
Handmatige bestandsimport
Als een directe koppeling niet beschikbaar is, exporteer je de recruitmentdata als CSV of Excel en importeer je dit bestand in het HR-systeem. Dit vraagt meer handmatige handelingen en is gevoeliger voor fouten, maar biedt wel flexibiliteit bij systemen die geen standaard API ondersteunen. Zorg bij handmatige imports altijd voor een consistente veldindeling zodat de mapping tussen de systemen klopt.
Bij het inrichten van een koppeling is het verstandig om samen met de leveranciers van beide systemen de veldmapping te documenteren: welk veld in het ATS komt overeen met welk veld in het HR-systeem? Dit voorkomt problemen bij toekomstige updates van een van de systemen.
Wat kun je doen met geëxporteerde recruitmentdata?
Geëxporteerde recruitmentdata gebruik je voor analyses, rapportages, systeemintegraties en compliance. De meeste waarde haal je uit de data als je die structureel inzet om je wervingsproces te verbeteren op basis van concrete cijfers in plaats van aannames.
De meest gebruikte toepassingen zijn:
- Recruitmentanalyse: inzicht in time-to-hire, cost-per-hire en de effectiviteit van wervingskanalen helpt je budgetten beter te verdelen en processen te versnellen
- Managementrapportages: exporteer periodieke overzichten van wervingsactiviteiten voor HR-directeuren of bestuurders die grip willen houden op de personeelsplanning
- Onboardingvoorbereiding: na aanstelling worden kandidaatgegevens overgedragen aan HR voor contractopstelling, salarisverwerking en IT-inrichting
- Talentpooling: exporteer profielen van afgewezen maar geschikte kandidaten voor toekomstige vacatures, mits je daarvoor toestemming hebt
- AVG-inzageverzoeken: als een kandidaat vraagt welke gegevens je van hem of haar hebt, exporteer je die data als onderdeel van het recht op inzage
Datagedreven recruitment wordt steeds belangrijker voor organisaties die hun wervingsproces willen professionaliseren. Door exportdata te combineren met andere bronnen, zoals Google Analytics-data van je werkenbij-site, krijg je een volledig beeld van je recruitmentfunnel van eerste websitebezoek tot aanstelling.
Hoe Ubeeo ATS helpt met het exporteren van recruitmentdata
Ubeeo ATS biedt ingebouwde exportmogelijkheden die aansluiten op de praktijk van Nederlandse recruiters en HR-managers. Het systeem is ingericht met AVG-compliance als uitgangspunt en biedt directe koppelingen met gangbare HR-systemen, zodat je recruitmentdata altijd op de juiste plek terechtkomt.
- Exporteer kandidaatgegevens, vacaturedata en procesanalyses in gangbare formaten zoals CSV en Excel
- Combineer eigen recruitmentdata met Google Analytics voor diepgaande inzichten in je wervingsfunnel
- Maak gebruik van directe API-koppelingen met HR-systemen voor automatische gegevensoverdracht na aanstelling
- Werk altijd AVG-conform dankzij een systeem dat gebouwd is op ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiliging
- Profiteer van livechat support bij vragen over exportinstellingen en systeemkoppelingen
Wil je zien hoe Ubeeo ATS jouw recruitmentdata beheert en exporteert? Vraag een demo aan en ontdek wat het systeem voor jouw organisatie kan betekenen.