Een ATS systeem en een onboardingtool zijn twee verschillende soorten software met een duidelijke grens: een applicant tracking system begeleidt kandidaten van sollicitatie tot aanstelling, terwijl een onboardingtool het proces beheert nadat de kandidaat is aangenomen. Ze vullen elkaar aan, maar vervangen elkaar niet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het verschil, de overlap en de samenwerking tussen beide systemen.
Waar stopt een ATS en begint onboarding?
Een ATS systeem stopt op het moment dat een kandidaat officieel is aangenomen. Dat betekent: na het aanbod, de acceptatie en eventueel het tekenen van het contract. Alles wat daarna komt, zoals het inrichten van een werkplek, het doorlopen van introductietrajecten en het wegwijs maken van de nieuwe medewerker, valt buiten het ATS en is het domein van een onboardingtool.
Concreet gezien beheert een applicant tracking system de volgende stappen:
- Vacaturebeheer en publicatie op jobboards
- Ontvangen en filteren van sollicitaties
- Communicatie met kandidaten tijdens de selectieprocedure
- Plannen van gesprekken en assessments
- Vastleggen van beoordelingen en beslissingen
- Genereren van een aanbod of contract
Zodra de handtekening is gezet, neemt de onboardingtool het over. Die zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker op dag één weet wat er van hem of haar wordt verwacht, welke systemen toegankelijk zijn en welke stappen nog doorlopen moeten worden. De grens is dus functioneel en tijdgebonden: werving versus integratie.
Welke functies heeft een onboardingtool die een ATS niet heeft?
Een onboardingtool biedt functies die gericht zijn op het begeleiden van nieuwe medewerkers na hun aanstelling. Denk aan het digitaal verzamelen van persoonlijke gegevens, het toewijzen van taken aan verschillende afdelingen, het aanbieden van e-learningmodules en het monitoren van de voortgang in het inwerktraject. Dit zijn functies die buiten de scope van ATS software vallen.
Typische functies van een onboardingtool zijn:
- Digitale formulieren voor het invullen van persoons- en bankgegevens
- Taakbeheer voor IT, HR en leidinggevenden rondom de startdatum
- Welkomstprogramma’s en introductiecontent voor nieuwe medewerkers
- E-learning en verplichte trainingen in de eerste weken
- Voortgangsmonitoring voor HR en managers
- Integratie met HR- en payrollsystemen voor directe verwerking van medewerkergegevens
Een ATS systeem is gebouwd om de beste kandidaat te vinden en aan te nemen. Een onboardingtool is gebouwd om die kandidaat zo snel en prettig mogelijk productief te laten worden. Beide hebben een eigen focus en een eigen gebruikersgroep binnen de organisatie.
Overlappen een ATS en een onboardingtool in functionaliteit?
Ja, er is een beperkte overlap, vooral rond het moment van aanstelling. Sommige ATS systemen bieden basisfuncties voor pre-boarding, zoals het digitaal ondertekenen van een contract of het versturen van een welkomstmail. Sommige onboardingtools bevatten formulieren die ook in een ATS terug te vinden zijn. De overlap zit dus voornamelijk in de overgangszone tussen selectie en start.
Toch zijn de systemen fundamenteel anders van opzet. Een applicant tracking system organiseert een proces met meerdere kandidaten tegelijk, in een pijplijn met statussen en beslismomenten. Een onboardingtool organiseert een individueel traject voor één medewerker, met taken verspreid over meerdere afdelingen en een tijdlijn die loopt van pre-boarding tot het einde van de proeftijd.
De overlap is dus functioneel smal, maar praktisch relevant. Organisaties die beide systemen gebruiken, moeten goed nadenken over waar de overdracht plaatsvindt en welk systeem leidend is in welke fase.
Wanneer heb je naast een ATS ook een aparte onboardingtool nodig?
Een aparte onboardingtool wordt relevant wanneer je organisatie regelmatig nieuwe medewerkers aanneemt en het inwerkproces meer omvat dan een rondleiding en een laptop. Hoe complexer en uitgebreider het onboardingtraject, hoe meer waarde een dedicated tool toevoegt bovenop je bestaande ATS software.
Overweeg een aparte onboardingtool als:
- Je meerdere afdelingen betrekt bij het inwerken van nieuwe medewerkers
- Nieuwe medewerkers verplichte trainingen of certificeringen moeten doorlopen
- Je een gestandaardiseerd inwerkprogramma wilt bewaken en meten
- Je HR-data direct wilt doorzetten naar een payroll- of personeelssysteem
- Je de beleving van nieuwe medewerkers in de eerste weken wilt verbeteren
Organisaties met een laag verloop en een eenvoudig inwerkproces kunnen soms volstaan met de pre-boardingfuncties die een goed ATS biedt. Maar zodra de complexiteit toeneemt, is een aparte onboardingtool een logische aanvulling.
Hoe koppel je een ATS aan een onboardingtool?
Een ATS koppel je aan een onboardingtool via een API-koppeling of een directe integratie. Bij zo’n koppeling stuurt het applicant tracking system automatisch de relevante kandidaatgegevens door naar de onboardingtool zodra iemand is aangenomen. Denk aan naam, contactgegevens, functie, startdatum en eventuele documenten. Dit voorkomt dubbele invoer en vermindert de kans op fouten.
De koppeling werkt in de praktijk als volgt:
- De recruiter zet de kandidaat in het ATS op de status “aangenomen”
- Het ATS stuurt de gegevens automatisch door via de API
- De onboardingtool maakt een profiel aan en start het inwerktraject
- HR en leidinggevenden ontvangen hun taken in de onboardingtool
- De nieuwe medewerker krijgt toegang tot het onboardingportaal
Niet alle ATS systemen en onboardingtools zijn standaard aan elkaar te koppelen. Het is belangrijk om bij de aanschaf van beide systemen te controleren of er een bestaande integratie beschikbaar is, of dat maatwerk nodig is. Hoe naadlozer de overdracht, hoe beter de candidate en employee experience.
Hoe Ubeeo helpt met werving tot aan de start
Ons recruitmentsysteem ondersteunt het volledige wervingsproces, van de eerste arbeidsmarktcommunicatie tot en met het opstellen van het contract. We bieden onder andere:
- Volledig aanpasbaar kandidatenbeheer afgestemd op jouw organisatie en sector
- Automatische vacatureplaatsing op jobboards en je eigen werkenbij-site
- Koppelingen met HR-systemen voor een soepele overdracht na aanstelling
- Analytics en rapportages zodat je inzicht houdt in je wervingsresultaten
- Livechat support voor recruiters, managers en bureau agents
Wil je weten hoe ons ATS past binnen jouw recruitmentproces en hoe je de overdracht naar onboarding zo soepel mogelijk maakt? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.