Een ATS-systeem matcht kandidaten aan vacatures door hun profiel automatisch te vergelijken met de vereisten van een functie. Het systeem analyseert gegevens zoals opleiding, werkervaring, vaardigheden en trefwoorden uit het cv, en berekent op basis daarvan een matchscore. Hoe goed die matching werkt, hangt sterk af van hoe je de vacature opstelt en hoe het systeem is geconfigureerd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kandidaatmatching in een applicant tracking system.
Welke criteria gebruikt een ATS bij het matchen van kandidaten?
Een ATS-systeem gebruikt een combinatie van harde en zachte criteria om kandidaten te beoordelen. Harde criteria zijn objectief meetbaar: gevraagd opleidingsniveau, aantal jaren werkervaring, specifieke certificeringen of een bepaalde woonplaats. Zachte criteria zijn minder zwart-wit, zoals competenties, persoonlijkheidskenmerken of culturele fit.
De meeste systemen voor applicant tracking wegen deze criteria op basis van de instellingen die de recruiter of hiring manager vooraf heeft geconfigureerd. Dat betekent dat een vacature met duidelijk gedefinieerde eisen ook betere matchresultaten oplevert. Typische criteria die een ATS analyseert, zijn:
- Trefwoorden in het cv die overeenkomen met de vacaturetekst
- Opleidingsniveau en studierichting
- Relevante werkervaring in jaren of in specifieke functies
- Vaardigheden en tools die de kandidaat noemt
- Locatie of bereidheid tot reizen
- Antwoorden op prescreeningvragen in het sollicitatieformulier
Hoe meer criteria je als recruiter vooraf vastlegt en weegt, hoe gerichter het systeem kandidaten kan rangschikken.
Hoe berekent een ATS een matchscore?
Een ATS berekent een matchscore door het kandidaatprofiel punt voor punt te vergelijken met de functie-eisen en daar een gewogen totaalscore aan te koppelen. Elk criterium krijgt een bepaald gewicht, en de som van alle scores bepaalt hoe hoog een kandidaat in de ranglijst terechtkomt.
Stel dat een vacature vraagt om minimaal vijf jaar ervaring, kennis van een specifiek softwarepakket en een afgeronde hbo-opleiding. Een kandidaat die aan alle drie voldoet, scoort hoger dan iemand die er maar twee afvinkt. Sommige ATS-systemen laten je instellen welke criteria zwaarder wegen dan andere. Zo kun je “minimaal vijf jaar ervaring” als knock-outcriterium markeren, waardoor kandidaten die daar niet aan voldoen automatisch lager scoren of worden uitgefilterd.
De matchscore is dus geen absolute maatstaf, maar een relatieve rangschikking op basis van de criteria die jij als recruiter hebt ingesteld. Verander je de weging, dan verandert de ranglijst mee.
Wat is het verschil tussen keyword-matching en semantische matching?
Keyword-matching zoekt naar exacte woordovereenkomsten tussen het cv en de vacaturetekst. Semantische matching begrijpt de betekenis achter woorden en herkent ook synoniemen, gerelateerde begrippen en contextuele verbanden. Dat is een belangrijk verschil voor de kwaliteit van je selectie.
Bij keyword-matching vindt een ATS een kandidaat die “projectmanagement” noemt alleen als de vacature ook precies dat woord bevat. Schrijft de vacature “projectcoördinatie”, dan mist het systeem de match. Semantische matching lost dit op: het systeem begrijpt dat beide termen naar een vergelijkbare rol verwijzen.
Moderne applicant tracking systemen combineren beide methoden. Keyword-matching is snel en goed te configureren, maar te beperkt als het enige filter. Semantische matching voegt diepte toe, maar vereist meer rekenkracht en is soms minder transparant in hoe het tot een score komt. De beste resultaten krijg je wanneer je beide lagen combineert en je vacatureteksten zo schrijft dat ze de taal van je doelgroep spreken.
Waarom mist een ATS soms geschikte kandidaten?
Een ATS mist geschikte kandidaten wanneer er een mismatch is tussen de taal in het cv en de taal in de vacaturetekst, of wanneer criteria te strikt zijn ingesteld. Dit is een van de meest voorkomende knelpunten bij geautomatiseerde kandidaatselectie.
Er zijn meerdere oorzaken voor gemiste matches:
- Verschillende terminologie: een kandidaat schrijft “klantenservice” terwijl de vacature “customer success” vraagt
- Te strikte knock-outcriteria: een kandidaat met zes jaar ervaring valt af omdat het systeem vraagt om precies zeven jaar
- Slecht gestructureerde cv’s: het systeem kan informatie niet goed uitlezen als een cv ongebruikelijke opmaak of afkortingen bevat
- Ontbrekende contextuele informatie: relevante ervaring die niet expliciet is benoemd, wordt niet herkend
- Onvolledige vacatureteksten: vage of te algemene omschrijvingen leveren minder scherpe matchresultaten op
Het systeem is zo goed als de input die het ontvangt. Zowel de kwaliteit van de vacaturetekst als de volledigheid van het kandidaatprofiel bepalen de nauwkeurigheid van de matching.
Hoe verbeter je de matchkwaliteit in een ATS?
Je verbetert de matchkwaliteit in een ATS door je vacatureteksten scherper te schrijven, criteria bewust te wegen en je matchinstellingen regelmatig te evalueren. Kleine aanpassingen in de configuratie kunnen grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van je kandidatenlijst.
Concrete stappen die direct effect hebben:
- Gebruik de taal van je doelgroep in de vacaturetekst, inclusief gangbare synoniemen en vakjargon
- Stel prescreeningvragen in die de meest relevante eisen direct toetsen
- Onderscheid knock-outcriteria van wenselijke eisen en weeg ze dienovereenkomstig
- Analyseer regelmatig de matchscores van aangenomen medewerkers en pas je criteria aan als de scores niet overeenkomen met de praktijk
- Vraag kandidaten om een gestructureerd profiel in te vullen, zodat het systeem meer relevante data heeft om op te matchen
Matching is geen eenmalige instelling. Behandel het als een doorlopend proces waarbij je op basis van resultaten blijft bijsturen.
Wanneer vervangt ATS-matching de beoordeling van een recruiter niet?
ATS-matching vervangt de beoordeling van een recruiter nooit volledig. Het systeem filtert en rangschikt op basis van meetbare criteria, maar kan geen oordeel vormen over motivatie, persoonlijkheid, communicatiestijl of culturele fit. Die beoordeling vraagt om menselijk inzicht.
Een hoge matchscore betekent dat een kandidaat op papier goed aansluit bij de functie-eisen. Het zegt niets over of iemand goed past in het team, of de motivatie oprecht is, of de kandidaat kan groeien in de rol. Juist op die punten maakt de recruiter het verschil.
Gebruik de output van je applicant tracking system als startpunt voor selectie, niet als eindoordeel. Kandidaten met een iets lagere score verdienen soms alsnog een gesprek, terwijl een hoge scorer in een interview kan tegenvallen. Het systeem helpt je om sneller door grote aantallen sollicitaties te werken, maar de uiteindelijke keuze ligt altijd bij de recruiter.
Hoe Ubeeo helpt met kandidaatmatching
Ons ATS-systeem geeft je volledige controle over hoe je kandidaten matcht aan vacatures. Je stelt zelf in welke criteria zwaar wegen, welke vragen je als prescreening gebruikt en hoe je de matchresultaten wilt presenteren. Dat maakt de matching niet alleen nauwkeuriger, maar ook transparanter voor iedereen in het proces.
Wat je met onze recruitmentsoftware concreet kunt doen:
- Knock-outcriteria instellen zodat kandidaten die niet aan de basisvereisten voldoen direct worden gefilterd
- Prescreeningvragen toevoegen die specifiek zijn voor de functie of afdeling
- Matchscores inzien per kandidaat en vergelijken binnen de kandidatenlijst
- Koppelen met je HR-systeem zodat profieldata consistent en actueel blijft
- Analytics gebruiken om te zien welke criteria het meest voorspellend zijn voor succesvolle aannames
Wil je zien hoe kandidaatmatching werkt in de praktijk? Neem contact met ons op voor een demo en ontdek wat onze software voor jouw wervingsproces kan betekenen.