Een ATS in de cloud is een applicant tracking system dat volledig online draait, zonder dat je software hoeft te installeren of servers hoeft te beheren. Je opent het systeem via een browser, de leverancier beheert de infrastructuur, en updates worden automatisch doorgevoerd. Dit maakt een cloud ATS toegankelijk voor elke organisatie die haar wervingsproces wil digitaliseren zonder zware IT-investeringen.
In tegenstelling tot traditionele on-premise recruitmentsoftware betaal je bij een cloud ATS doorgaans een maandelijks of jaarlijks abonnement. Daarmee krijg je altijd toegang tot de nieuwste versie van het systeem. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over cloud ATS-software, van de technische werking tot kosten en beveiliging.
Wat onderscheidt een cloud ATS van traditionele recruitmentsoftware?
Het belangrijkste verschil is waar de software draait en wie de infrastructuur beheert. Bij traditionele recruitmentsoftware installeer je het systeem op eigen servers, beheert je IT-afdeling de updates, en ben je zelf verantwoordelijk voor beschikbaarheid en onderhoud. Bij een cloud ATS doet de leverancier dit allemaal voor je, via servers die op afstand worden beheerd.
Dit heeft concrete gevolgen voor hoe je werkt:
- Toegankelijkheid: Een cloud ATS open je overal waar je internet hebt, op laptop, tablet of telefoon.
- Updates: Nieuwe functionaliteiten worden automatisch uitgerold, zonder dat je IT-afdeling iets hoeft te doen.
- Schaalbaarheid: Je schaalt eenvoudig op of af naarmate je organisatie groeit of krimpt.
- Implementatietijd: Een cloud ATS is doorgaans binnen enkele weken operationeel, terwijl on-premise implementaties maanden kunnen duren.
Voor de meeste organisaties betekent dit een lagere drempel om te starten met professionele recruitmentsoftware, zonder afhankelijk te zijn van interne IT-capaciteit.
Hoe werkt een ATS in de cloud technisch gezien?
Een cloud ATS draait op externe servers van de softwareleverancier of een hostingpartner, en communiceert via een beveiligde internetverbinding met jouw browser. Je hoeft geen software te installeren: je logt in via een webadres en het systeem werkt direct. Alle data, van vacatures tot sollicitantenprofielen, wordt opgeslagen in beveiligde datacenters.
Technisch gezien werkt een ATS in de cloud volgens het SaaS-model (Software as a Service). Dat betekent dat de leverancier verantwoordelijk is voor:
- Serverbeheer en beschikbaarheid
- Automatische back-ups van je data
- Beveiligingsupdates en patchbeheer
- Integraties met externe systemen, zoals HR-software en jobboards
Veel cloud ATS-systemen bieden ook een open API, waarmee je het systeem koppelt aan andere tools in je HR-technologiestack. Denk aan koppelingen met salarisadministratie, onboarding-software of Google Analytics voor recruitmentrapportages.
Welke voordelen biedt een cloud ATS voor recruiters?
Een cloud ATS helpt recruiters om sneller en gestructureerder te werken. Omdat alle informatie centraal staat, hoef je niet meer te schakelen tussen e-mail, spreadsheets en losse documenten. Je ziet in één oogopslag welke vacatures open staan, hoeveel kandidaten er in welke fase zitten, en welke acties er nog openstaan.
De praktische voordelen voor recruiters zijn onder andere:
- Centraal kandidatenbeheer: Alle sollicitaties, cv’s en communicatie staan op één plek.
- Automatische plaatsing op jobboards: Vacatures worden automatisch gepubliceerd op relevante platforms.
- Samenwerking met hiring managers: Managers kunnen feedback geven en kandidaten beoordelen zonder toegang tot het volledige systeem te hoeven hebben.
- Mobiel werken: Kandidaten kunnen mobiel solliciteren, en recruiters kunnen onderweg het proces bijhouden.
- Rapportages en analytics: Je ziet precies waar kandidaten afhaken, welke kanalen het meeste opleveren, en hoe lang je wervingsproces duurt.
Dit maakt een applicant tracking system in de cloud niet alleen handig voor grote organisaties, maar ook relevant voor teams die met beperkte capaciteit veel vacatures moeten invullen.
Is een cloud ATS veilig genoeg voor gevoelige sollicitantdata?
Ja, een goed ingericht cloud ATS is veilig voor het verwerken van gevoelige sollicitantdata, mits de leverancier aantoonbare beveiligingsmaatregelen treft. Denk aan versleutelde dataopslag, toegangsbeveiliging op rolniveau, en naleving van de AVG. De beveiliging van een professionele cloud ATS overtreft in de praktijk vaak wat kleine organisaties zelf kunnen realiseren met on-premise software.
Let bij de keuze voor een ATS-systeem op de volgende beveiligingsindicatoren:
- ISO 27001-certificering: Dit is de internationale standaard voor informatiebeveiliging.
- AVG-compliance: De leverancier moet kunnen aantonen hoe persoonsgegevens worden verwerkt, opgeslagen en verwijderd.
- Verwerkersovereenkomst: Een formele overeenkomst die vastlegt hoe de leverancier omgaat met jouw data.
- Dataopslag in de EU: Voor AVG-compliance is het relevant dat data binnen de Europese Unie wordt opgeslagen.
- Rolgebaseerde toegang: Niet iedereen in je organisatie hoeft alle kandidaatgegevens te zien.
Vraag een leverancier altijd om concrete documentatie over hun beveiligingsbeleid voordat je een beslissing neemt.
Wat kost een ATS in de cloud gemiddeld?
De kosten van een cloud ATS variëren sterk, afhankelijk van de omvang van je organisatie, het aantal gebruikers en de gewenste functionaliteiten. Kleine systemen beginnen soms bij een paar honderd euro per maand, terwijl uitgebreide platforms voor grote organisaties kunnen oplopen tot enkele duizenden euro’s per maand.
De meeste leveranciers hanteren een van de volgende prijsmodellen:
- Per gebruiker per maand: Je betaalt voor het aantal actieve recruiters of hiring managers in het systeem.
- Per vacature: Je betaalt op basis van het aantal openstaande vacatures.
- Vaste licentieprijs: Een vast maandbedrag, ongeacht het aantal gebruikers of vacatures.
- Maatwerk: Voor grote organisaties met specifieke wensen wordt de prijs vaak op maat bepaald.
Houd naast de abonnementskosten ook rekening met implementatiekosten, kosten voor koppelingen met andere systemen, en eventuele kosten voor training. Een goede leverancier is transparant over de totale investering.
Wanneer is een cloud ATS de juiste keuze voor een organisatie?
Een cloud ATS is de juiste keuze wanneer je wervingsproces te complex is geworden voor e-mail en spreadsheets, maar je geen zware IT-infrastructuur wilt beheren. Dit geldt voor organisaties die regelmatig meerdere vacatures tegelijk hebben openstaan, met meerdere recruiters of hiring managers samenwerken, of hun candidate experience willen verbeteren.
Specifiek is een cloud ATS relevant als je organisatie:
- Meer dan vijf tot tien vacatures per jaar invult
- Werkt met meerdere recruiters, managers of externe bureaus
- Vacatures wil publiceren op meerdere jobboards vanuit één systeem
- Inzicht wil in de effectiviteit van wervingskanalen
- AVG-compliant wil werken zonder handmatig bij te houden wie welke data heeft ingezien
Voor organisaties in sectoren als zorg, onderwijs, retail of lokale overheid biedt een cloud ATS extra waarde, omdat het systeem configureerbaar is voor branchespecifieke processen en grote aantallen sollicitanten.
Hoe Ubeeo helpt met een ATS in de cloud
Ons ATS-systeem is volledig cloudgebaseerd en speciaal ontwikkeld voor organisaties die hun wervingsproces serieus willen aanpakken. We bieden een platform dat je volledig kunt inrichten op de manier waarop jouw organisatie werkt, van de werkenbij-site tot het opstellen van het arbeidscontract.
Wat je van ons kunt verwachten:
- Volledig aanpasbaar kandidaten- en vacaturebeheer, afgestemd op jouw processen
- Automatische publicatie op jobboards, inclusief Google for Jobs
- Employer-branded carrièresites die aansluiten bij jouw merkidentiteit
- Koppelingen met HR-systemen en andere tools in jouw technologiestack
- AVG-compliant werken, ondersteund door ISO 27001-certificering
- Livechat support voor recruiters, managers en bureauagenten
We werken voor organisaties als Albert Heijn, Gemeente Utrecht en de Nederlandse Spoorwegen, maar ook voor kleinere teams die professioneel willen werven. Wil je weten wat ons applicant tracking system voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.