Met een ATS systeem plan je sollicitatiegesprekken in door kandidaten automatisch uit te nodigen, beschikbaarheid te synchroniseren met de agenda’s van betrokken recruiters en managers, en bevestigingen en herinneringen automatisch te versturen. Dit bespaart je aanzienlijk veel handmatig werk en verkleint de kans op planningsfouten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over gespreksplanning binnen een applicant tracking system.
Wat doet een ATS bij het inplannen van sollicitatiegesprekken?
Een ATS systeem automatiseert het inplannen van sollicitatiegesprekken door uitnodigingen te versturen, agenda’s te koppelen en kandidaten en interviewers op het juiste moment te informeren. In plaats van heen-en-weer te mailen over beschikbaarheid, regelt het systeem de logistiek grotendeels zelf, zodat jij je kunt richten op de inhoud van het gesprek.
Concreet werkt dit als volgt: zodra een kandidaat naar de volgende fase van de procedure wordt gezet, stuurt het ATS automatisch een uitnodiging. Die uitnodiging bevat een link of een tijdslot, afhankelijk van hoe je het proces hebt ingericht. Bevestigingen gaan automatisch naar alle betrokkenen, inclusief de hiring manager.
Daarnaast houdt een goed applicant tracking system bij welke gesprekken gepland staan, welke zijn afgerond en welke kandidaten nog op een reactie wachten. Dit geeft je een overzichtelijk dashboard zonder dat je spreadsheets hoeft bij te houden.
Welke planningsfuncties zitten standaard in een ATS?
De meeste ATS software biedt standaard functies zoals geautomatiseerde uitnodigingsmails, agenda-integratie met tools als Google Calendar of Outlook, herinneringen voor kandidaten en interviewers, en de mogelijkheid om meerdere gespreksrondes in te richten. De exacte functieset verschilt per systeem, maar dit zijn de basisonderdelen die je mag verwachten.
Veelvoorkomende planningsfuncties in een ATS zijn:
- Automatische uitnodigingen op basis van de fase in de procedure
- Agenda-synchronisatie met kalenders van recruiters en managers
- Sms-herinneringen voor kandidaten zodat ze afspraken niet vergeten
- Zelfplanning door de kandidaat via een persoonlijke link
- Ondersteuning voor meerdere interviewers in één uitnodiging
- Overzicht van geplande en afgeronde gesprekken per vacature
Sommige systemen bieden ook videogesprekintegratie, waarmee je direct vanuit het ATS een videocall kunt starten of plannen. Dit is met name handig bij eerste gesprekken of bij kandidaten op afstand.
Hoe verschilt gespreksplanning per type sollicitatieprocedure?
De manier waarop je gesprekken plant, hangt sterk af van het type procedure. Een eenvoudige procedure met één gesprek vraagt om een andere aanpak dan een meerfasige selectie met meerdere interviewers, assessments en een eindgesprek. Een goed ATS past zich aan die structuur aan.
Eenvoudige procedures
Bij een procedure met één of twee rondes volstaat een geautomatiseerde uitnodiging met een vast tijdslot of een keuze uit een beperkt aantal momenten. De kandidaat kiest, bevestigt en ontvangt een herinnering. Dit werkt snel en vraagt minimale coördinatie van de recruiter.
Meerfasige procedures
Bij complexere procedures, zoals die in de zorg, het onderwijs of de overheid, zijn er vaak meerdere gesprekken met verschillende betrokkenen. Hier is het belangrijk dat het ATS elke fase apart kan inplannen en dat de uitnodiging voor de volgende ronde automatisch wordt getriggerd zodra een kandidaat wordt doorgezet. Zo voorkom je vertraging tussen de fasen en houd je het proces overzichtelijk voor alle betrokkenen.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij het inplannen van gesprekken?
De meest voorkomende problemen bij het inplannen van sollicitatiegesprekken zijn dubbele boekingen, trage communicatie met kandidaten, en het ontbreken van een duidelijk overzicht van wie wanneer beschikbaar is. Deze problemen ontstaan vrijwel altijd wanneer planning handmatig of buiten het systeem om gebeurt.
Andere problemen die je regelmatig tegenkomt:
- Kandidaten die niet reageren op een uitnodiging en daarna uit beeld verdwijnen
- Managers die niet op de hoogte zijn van geplande gesprekken
- Uitnodigingen die in de spambox belanden omdat ze generiek zijn opgemaakt
- Geen centrale plek waar alle gespreksafspraken samenkomen
Een applicant tracking system lost deze problemen op door communicatie te centraliseren, herinneringen automatisch te versturen en alle afspraken op één plek zichtbaar te maken voor iedereen die bij de procedure betrokken is.
Wanneer is zelfplanning door de kandidaat een goede keuze?
Zelfplanning door de kandidaat is een goede keuze wanneer je snel wilt schakelen, de kandidaatervaring wilt verbeteren en je recruiters minder tijd wilt laten besteden aan heen-en-weer communiceren over beschikbaarheid. Het werkt het beste bij de eerste of tweede gespreksronde, waarbij flexibiliteit in planning een voordeel is.
Bij zelfplanning stel je als recruiter beschikbare tijdslots in. De kandidaat kiest zelf een moment dat hem of haar uitkomt en bevestigt direct. Dit verkort de tijd tussen uitnodiging en afspraak aanzienlijk en geeft de kandidaat een positief eerste gevoel bij jouw organisatie.
Zelfplanning is minder geschikt wanneer:
- Meerdere interviewers tegelijk beschikbaar moeten zijn en agenda’s moeilijk te synchroniseren zijn
- Het gaat om een eindgesprek met directie of een selectiecommissie
- De procedure een strakke volgorde vereist die handmatige controle nodig heeft
Hoe meet je de efficiëntie van je gespreksplanning met een ATS?
Je meet de efficiëntie van je gespreksplanning met een ATS door te kijken naar meetbare indicatoren zoals de tijd tussen uitnodiging en bevestiging, het percentage no-shows, en de gemiddelde doorlooptijd per fase. Deze gegevens geven je inzicht in waar de planning vertraging oploopt of waar kandidaten afhaken.
Relevante metrics om bij te houden:
- Time-to-interview: hoe snel na de sollicitatie wordt een kandidaat uitgenodigd?
- Bevestigingspercentage: hoeveel kandidaten bevestigen de uitnodiging?
- No-showpercentage: hoeveel kandidaten verschijnen niet op het gesprek?
- Doorlooptijd per fase: hoeveel dagen zit er gemiddeld tussen de gespreksrondes?
Met deze data kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Als je no-showpercentage hoog is, kan een extra sms-herinnering het verschil maken. Als de doorlooptijd tussen rondes lang is, ligt het probleem mogelijk bij de beschikbaarheid van managers of bij trage interne communicatie.
Hoe Ubeeo helpt met het inplannen van sollicitatiegesprekken
Ons recruitmentsysteem Ubeeo ATS ondersteunt het volledige planningsproces, van de eerste uitnodiging tot en met de bevestiging van het eindgesprek. We hebben de planningsfunctionaliteit zo ingericht dat je als recruiter zo min mogelijk handmatig hoeft te doen, zonder dat je de controle verliest.
Wat je met Ubeeo kunt doen:
- Automatische uitnodigingen versturen op basis van de fase in de procedure
- Kandidaten laten zelfplannen via een persoonlijke link met beschikbare tijdslots
- Sms-herinneringen instellen zodat kandidaten hun afspraak niet vergeten
- De agenda’s van recruiters en managers synchroniseren zodat dubbele boekingen niet voorkomen
- Planningsdata combineren met analytics om de efficiëntie van je proces te meten
Ubeeo is configureerbaar voor jouw specifieke procedure en sector, of je nu werkt in de zorg, het onderwijs, de retail of de overheid. Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat Ubeeo voor jouw wervingsproces kan betekenen.