Een ATS en een assessmentplatform werken samen door kandidaatdata automatisch uit te wisselen via een koppeling, meestal op basis van een API-integratie of een standaard zoals HR-XML. Zodra een kandidaat een bepaalde fase in het wervingsproces bereikt, stuurt het applicant tracking system automatisch een uitnodiging voor een assessment. De resultaten komen daarna terug in het ATS, zodat je alles op één plek beheert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe die samenwerking er in de praktijk uitziet.
Welke data wisselen een ATS en assessmentplatform uit?
Een ATS en een assessmentplatform wisselen doorgaans kandidaatgegevens, uitnodigingsstatus en testresultaten uit. Het ATS stuurt de naam, het e-mailadres en de vacaturegegevens van de kandidaat naar het assessmentplatform. Na afronding van het assessment ontvangt het ATS de scores, rapporten en soms een aanbeveling terug.
De exacte datavelden hangen af van de integratie, maar de meest voorkomende uitwisseling omvat:
- Persoonsgegevens: naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer
- Vacaturekoppeling: voor welke functie het assessment geldt
- Uitnodigingsstatus: of de kandidaat de uitnodiging heeft ontvangen, geopend en afgerond
- Testresultaten: scores per onderdeel, een totaalscore of een kleurcode
- PDF-rapporten: gedetailleerde persoonlijkheids- of competentierapporten
Belangrijk is dat beide systemen AVG-compliant omgaan met deze data. Kandidaten moeten toestemming geven voor de verwerking, en de gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Een goed geconfigureerde koppeling regelt dit automatisch via verwerkersovereenkomsten tussen de leveranciers.
Hoe verloopt de koppeling technisch tussen beide systemen?
De koppeling tussen een ATS-systeem en een assessmentplatform verloopt technisch vrijwel altijd via een API-integratie. Het ATS stuurt een gestandaardiseerd verzoek naar het assessmentplatform zodra een kandidaat een bepaalde fase bereikt. Het assessmentplatform verwerkt dit verzoek, verstuurt de uitnodiging en stuurt de resultaten via dezelfde API terug.
Er zijn twee veelgebruikte technische vormen:
- Directe API-koppeling: de twee systemen communiceren rechtstreeks met elkaar via een gedocumenteerde API. Dit is de meest stabiele en snelste oplossing.
- Middleware of integratiehub: een tussenliggende laag, zoals Zapier of een branchespecifieke connector, vertaalt dataformaten tussen systemen die niet direct met elkaar praten.
Sommige assessmentplatformen ondersteunen ook de HR-XML- of OpenHR-standaard, waarmee koppelingen sneller te bouwen zijn omdat beide kanten dezelfde datadefinities gebruiken. Bij het kiezen van een assessmentplatform is het verstandig om te vragen of er een bestaande koppeling met jouw ATS-software beschikbaar is, want dat scheelt aanzienlijk in implementatietijd en kosten.
Op welk moment in het wervingsproces wordt een assessment ingezet?
Een assessment wordt het vaakst ingezet na de eerste selectieronde, dus nadat je de sollicitaties hebt beoordeeld en een longlist of shortlist hebt samengesteld. Op dat punt wil je meer objectieve informatie over kandidaten voordat je investeert in een gesprek. Het assessment helpt je dan om de meest kansrijke kandidaten te identificeren.
In de praktijk zijn er drie gangbare momenten:
- Na de sollicitatie, vóór het eerste gesprek: geschikt voor functies met veel sollicitanten. Het assessment filtert de longlist op basis van objectieve criteria.
- Na het eerste gesprek, vóór het tweede: nuttig wanneer je meerdere geschikte kandidaten overhoudt en dieper wilt ingaan op competenties of persoonlijkheid.
- Als onderdeel van een assessment day: bij complexere of senior functies combineert de organisatie het online assessment met een dag van oefeningen en gesprekken.
Het juiste moment hangt af van het volume aan sollicitanten, het niveau van de functie en de kosten van het assessment. Voor hogere functies loont het om een uitgebreider assessment later in het proces in te zetten. Voor hoge volumes werkt een korte screening direct na de sollicitatie beter.
Wat zijn de voordelen van een geïntegreerd ATS en assessmentplatform?
De voornaamste voordelen van geïntegreerde ATS-software en een assessmentplatform zijn tijdsbesparing, minder handmatig werk en een betere vergelijkbaarheid van kandidaten. Je hoeft geen data meer handmatig over te zetten tussen systemen, en recruiters zien alle informatie op één plek in het ATS.
Concrete voordelen op een rij:
- Minder administratie: uitnodigingen gaan automatisch uit op het juiste moment in het proces
- Snellere doorlooptijd: kandidaten hoeven niet te wachten op een handmatige actie van de recruiter
- Betere vergelijkbaarheid: resultaten zijn direct zichtbaar naast andere kandidaatgegevens
- Minder kans op fouten: geen copy-paste van scores of e-mailadressen
- Betere rapportage: je kunt assessmentdata meenemen in je wervingsanalytics
Organisaties die veel werven, zoals retailers of zorginstellingen, profiteren het meest van deze integratie omdat het volume aan assessments anders voor een grote administratieve last zorgt.
Welke assessmentplatformen koppelen met een ATS?
De meest gebruikte assessmentplatformen die koppelen met een ATS-systeem zijn onder andere Cubiks, Aon (voorheen cut-e), Talentsoft, TestGroup, Ixly en Harver. Welke platforms beschikbaar zijn, hangt sterk af van de koppelingen die jouw ATS-leverancier heeft gebouwd of ondersteunt.
Bij het beoordelen van een koppeling zijn deze punten relevant:
- Bestaande integratie: heeft jouw ATS al een kant-en-klare koppeling, of moet deze nog worden gebouwd?
- Diepte van de koppeling: worden alleen uitnodigingen verstuurd, of komen ook rapporten en scores automatisch terug?
- Onderhoud: wie is verantwoordelijk voor de koppeling als een van de systemen een update krijgt?
- AVG-compliance: hoe verwerken beide systemen persoonsgegevens en wie is verwerkingsverantwoordelijke?
Vraag bij de selectie van een assessmentplatform altijd expliciet naar de technische documentatie van de koppeling met jouw ATS-software. Zo voorkom je verrassingen tijdens de implementatie.
Hoe beïnvloedt de integratie de candidate experience?
Een goede integratie tussen een ATS en een assessmentplatform verbetert de candidate experience doordat kandidaten tijdig, automatisch en persoonlijk worden uitgenodigd. Ze ontvangen een duidelijke uitnodiging vanuit een vertrouwde omgeving, zonder dat ze opnieuw gegevens hoeven in te vullen. Dat maakt het proces vlotter en professioneler.
Specifieke verbeteringen voor de kandidaat:
- Snellere communicatie: de uitnodiging komt direct na de juiste fase, zonder vertraging
- Consistente huisstijl: de uitnodiging past bij de employer branding van de organisatie
- Mobiele toegankelijkheid: moderne assessmentplatformen werken goed op smartphones
- Minder herhaling: de kandidaat hoeft geen gegevens opnieuw in te voeren
Een slechte of ontbrekende integratie werkt averechts: kandidaten ontvangen generieke e-mails, moeten opnieuw inloggen in een vreemd systeem of krijgen geen bevestiging dat hun resultaten zijn ontvangen. Dat schaadt het beeld van de organisatie als werkgever. De integratie is dus niet alleen een technisch voordeel voor de recruiter, maar ook een zichtbaar voordeel voor de kandidaat.
Hoe Ubeeo helpt met de integratie van assessmentplatformen
Ons ATS-systeem ondersteunt koppelingen met meerdere assessmentplatformen, zodat je het wervingsproces volledig vanuit één omgeving beheert. Je configureert zelf op welk moment in het proces een assessment wordt uitgestuurd, en de resultaten komen automatisch terug in het kandidaatdossier. Zo houd je overzicht, bespaar je tijd en verbeter je de ervaring voor kandidaten.
Wat je met onze software kunt doen:
- Automatisch assessmentuitnodigingen versturen op basis van de fase in het wervingsproces
- Scores en rapporten direct inzien naast andere kandidaatgegevens
- Wervingsdata combineren met assessmentresultaten in rapportages en grafieken
- Werken binnen een volledig AVG-compliant systeem met heldere verwerkingsafspraken
Wil je weten welke assessmentplatformen wij ondersteunen en hoe een koppeling er voor jouw organisatie uitziet? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.