Een ATS-systeem helpt je bij seizoenswerving door grote aantallen sollicitaties snel te verwerken, herhaalbare wervingsprocessen op te zetten en kandidaten uit eerdere seizoenen eenvoudig terug te vinden. Waar reguliere werving draait om zorgvuldigheid en tijd, draait seizoenswerving om snelheid en volume. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je een applicant tracking system effectief inzet voor seizoenspieken.
Wat maakt seizoenswerving anders dan reguliere werving?
Seizoenswerving verschilt van reguliere werving doordat je in korte tijd een groot aantal kandidaten moet aantrekken, beoordelen en aannemen voor tijdelijke functies. De tijdsdruk is hoog, de functies zijn vaak gelijksoortig en het proces moet herhaalbaar zijn omdat het elk jaar terugkomt.
Bij reguliere werving neem je de tijd om een zorgvuldige selectie te maken voor een vaste positie. Bij seizoenswerving gaat het om snelheid en schaal. Denk aan retailers die voor de feestdagen tientallen medewerkers zoeken, horecabedrijven die in de zomer extra personeel nodig hebben, of distributiecentra die rond piekmomenten opschalen.
Dat brengt andere uitdagingen met zich mee:
- Hoge instroom van sollicitaties in een korte periode
- Beperkte tijd per kandidaat voor screening en selectie
- Terugkerende behoefte aan dezelfde profielen elk seizoen
- Risico op fouten als processen niet gestandaardiseerd zijn
Een goed applicant tracking system is specifiek waardevol in deze context omdat het je helpt om structuur aan te brengen in een situatie die anders snel chaotisch wordt.
Hoe helpt een ATS bij het verwerken van grote sollicitantenvolumes?
Een ATS-systeem verwerkt grote sollicitantenvolumes door inkomende sollicitaties automatisch te sorteren, te labelen en door te sturen naar de juiste stap in het proces. Recruiters hoeven niet elke sollicitatie handmatig te openen, maar zien direct een gestructureerd overzicht van kandidaten per vacature.
Concreet helpt een applicant tracking system je op de volgende manieren bij hoge volumes:
- Automatische screening op basis van knock-outcriteria zoals beschikbaarheid, locatie of minimale ervaring
- Bulkacties zoals het versturen van afwijzingen of uitnodigingen naar meerdere kandidaten tegelijk
- Statusoverzichten per vacature zodat je in één oogopslag ziet hoeveel kandidaten in welke fase zitten
- Automatische bevestigingsmails en sms-reminders die kandidaten informeren zonder dat een recruiter dit handmatig hoeft te doen
Dit bespaart aanzienlijk veel tijd per kandidaat. Juist bij seizoenswerving, waar het verschil tussen tien en tweehonderd sollicitaties groot is, merk je direct het effect van geautomatiseerde workflows.
Welke ATS-functies zijn het meest waardevol tijdens piekseizoenen?
De meest waardevolle functies van een ATS tijdens piekseizoenen zijn geautomatiseerde workflows, vacatureplaatsing op meerdere jobboards tegelijk, snelle communicatietools en ingebouwde screeningsvragen. Deze functies verminderen de handmatige werklast het sterkst op het moment dat de druk het hoogst is.
Hieronder een overzicht van de functies die de meeste impact hebben:
| Functie | Wat het doet | Waarom het helpt tijdens piekseizoenen |
|---|---|---|
| Multiposting | Vacatures in één klik op meerdere jobboards plaatsen | Vergroot bereik zonder extra handmatig werk |
| Geautomatiseerde e-mails en sms | Kandidaten automatisch op de hoogte houden | Voorkomt uitval door gebrek aan communicatie |
| Screeningsvragen | Kandidaten filteren op basis van vooraf ingestelde criteria | Vermindert handmatige beoordeling per kandidaat |
| Bulkacties | Meerdere kandidaten tegelijk verplaatsen of berichten sturen | Versnelt het proces bij hoge instroom |
| Mobiel solliciteren | Kandidaten kunnen solliciteren via smartphone | Verlaagt de drempel voor tijdelijke functies |
Naast deze functies is een goede integratie met je werkenbij-site belangrijk. Als vacatures automatisch verschijnen op je eigen carrièresite en gelijktijdig op externe jobboards, bereik je meer kandidaten zonder dat dit extra tijd kost.
Hoe zet je een talentpool op voor terugkerende seizoenswerving?
Een talentpool voor seizoenswerving zet je op door kandidaten uit eerdere seizoenen actief te bewaren in je ATS-software, ze te taggen op basis van functie en beschikbaarheid, en ze aan het begin van elk nieuw seizoen proactief te benaderen. Dit verkort je wervingstijd aanzienlijk omdat je niet opnieuw bij nul begint.
Zo bouw je stap voor stap een bruikbare talentpool op:
- Bewaar alle kandidaten die positief beoordeeld zijn, ook als je ze dat seizoen niet hebt aangenomen
- Tag kandidaten op relevante kenmerken zoals functie, locatie, beschikbaarheid en beoordeling
- Noteer terugkerende medewerkers apart, zodat je hen als eerste kunt benaderen
- Stuur een heractivatiecampagne via e-mail of sms aan het begin van het nieuwe seizoen
- Houd de pool actueel door kandidaten die niet meer beschikbaar zijn te archiveren
Een talentpool werkt alleen als je ATS-software goede zoek- en filtermogelijkheden biedt. Je wilt snel kunnen filteren op beschikbaarheid in een bepaalde periode, eerder aangenomen kandidaten terugvinden en direct een bericht sturen vanuit het systeem. Hoe beter je de data in het systeem bijhoudt, hoe waardevoller de pool elk seizoen wordt.
Hoe meet je het succes van een seizoenswervingscampagne met een ATS?
Je meet het succes van een seizoenswervingscampagne met een ATS door te kijken naar metrics zoals time-to-hire, source of hire, het percentage kandidaten dat per fase doorstroomt en de verhouding tussen openstaande en vervulde vacatures. Een goed applicant tracking system genereert deze data automatisch en maakt het mogelijk om campagnes met elkaar te vergelijken.
De meest relevante meetpunten voor seizoenswerving zijn:
- Time-to-hire: hoe snel werd een vacature ingevuld na publicatie?
- Source of hire: via welk kanaal kwamen de meeste geschikte kandidaten binnen?
- Conversieratio per fase: hoeveel procent van de sollicitanten bereikte de volgende stap?
- Uitvalpercentage: waar in het proces haken kandidaten af?
- Kosten per hire: wat heeft het werven van één medewerker gekost?
Door deze cijfers per seizoen bij te houden, zie je waar je wervingsproces verbeterd kan worden. Als je merkt dat veel kandidaten afhaken na de uitnodiging voor een gesprek, is dat een signaal om je communicatie of planning aan te passen. Met de juiste data maak je elk seizoen betere keuzes.
Hoe Ubeeo helpt bij seizoenswerving
Ons recruitmentsysteem Ubeeo ATS is speciaal gebouwd om wervingsprocessen te ondersteunen die schaalbaar, herhaalbaar en snel moeten zijn. Dat maakt het een sterke keuze voor organisaties die elk jaar te maken hebben met seizoenspieken.
Wat je met Ubeeo kunt doen tijdens seizoenswerving:
- Vacatures automatisch plaatsen op je werkenbij-site en de bekendste jobboards, waaronder via Google for Jobs
- Grote aantallen sollicitaties verwerken met geautomatiseerde workflows, bulkacties en screeningsvragen
- Talentpools opbouwen en beheren met uitgebreide zoek- en tagmogelijkheden
- Kandidaten informeren via geautomatiseerde e-mails en sms-reminders
- Campagneresultaten analyseren door eigen data te combineren met jobmarketing-inzichten
Ubeeo werkt volledig AVG-compliant en biedt livechat-support voor recruiters en managers. Wil je zien hoe ons systeem jouw seizoenswerving concreet kan ondersteunen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de mogelijkheden.