Je kunt een ATS-systeem gebruiken voor stagiaires door hetzelfde wervingsproces te configureren als voor vaste medewerkers, maar afgestemd op de specifieke kenmerken van een stage: kortere doorlooptijden, andere selectiecriteria en een eigen onboardingpad. Een applicant tracking system helpt je om stageaanvragen gestructureerd te ontvangen, bij te houden en te beoordelen, zonder dat je alles handmatig hoeft te beheren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inzetten van ATS-software voor stagiairebeheer.
Wat zijn de voordelen van een ATS bij het werven van stagiaires?
Een ATS-systeem biedt bij het werven van stagiaires dezelfde voordelen als bij reguliere werving: je houdt alle aanvragen op één plek bij, automatiseert communicatie en behoudt overzicht over het selectieproces. Dat is vooral nuttig als je meerdere stages tegelijk uitschrijft of jaarlijks grote aantallen stageaanvragen verwerkt.
Zonder een applicant tracking system verloopt stagiairebeheer vaak via losse e-mails, spreadsheets en gedeelde mappen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met ATS-software centraliseer je het proces:
- Alle aanvragen komen binnen via één kanaal en zijn direct doorzoekbaar
- Kandidaten ontvangen automatische statusupdates, wat de candidate experience verbetert
- Begeleiders en HR-medewerkers zien in één oogopslag wie waar in het proces zit
- Je bouwt een talentpool op van stagiaires die je later opnieuw kunt benaderen
Juist voor organisaties die structureel met stagiaires werken, zoals in het onderwijs, de zorg of de overheid, levert een ATS-systeem een relevante tijdsbesparing op.
Hoe verschilt het wervingsproces voor stagiaires van reguliere werving?
Het wervingsproces voor stagiaires verschilt van reguliere werving op drie punten: de doorlooptijd is korter, de selectiecriteria zijn anders en het aanbod is seizoensgebonden. Stagiaires solliciteren vaak op vaste momenten in het jaar, gekoppeld aan het schoolrooster, en de beoordeling richt zich meer op motivatie en leerpotentieel dan op werkervaring.
Praktisch betekent dit dat je in je ATS-software aparte vacaturetypes of wervingsstromen aanmaakt voor stages. Je stelt andere stappen in, zoals een intakegesprek met een stagebegeleider in plaats van meerdere sollicitatierondes. Ook de vereiste documenten zijn anders: denk aan een stageovereenkomst met de onderwijsinstelling en een leerplan in plaats van een arbeidscontract.
Omdat stages een duidelijke einddatum hebben, is het ook nuttig om in het ATS-systeem de startdatum, stageduur en afdeling bij te houden. Zo kun je tijdig actie ondernemen als een stage afloopt en een opvolger nodig is.
Welke ATS-functies zijn het meest nuttig voor stagiairebeheer?
De meest nuttige ATS-functies voor stagiairebeheer zijn: aanpasbare vacatureformulieren, geautomatiseerde communicatie, rolgebaseerde toegang voor begeleiders en een talentpool. Deze functies helpen je om het stageproces overzichtelijk en schaalbaar te houden.
Hieronder staan de functies die in de praktijk het meest verschil maken:
- Aanpasbare sollicitatieformulieren: stel specifieke vragen voor stagiaires, zoals gewenste afdeling, beschikbare periode en onderwijsinstelling
- Geautomatiseerde e-mails en sms-reminders: bevestig de ontvangst van de aanvraag en stuur uitnodigingen voor gesprekken zonder handmatig werk
- Rolgebaseerde toegang: geef stagebegeleiders inzage in relevante kandidaten zonder dat ze toegang hebben tot het volledige HR-systeem
- Talentpool: sla profielen op van stagiaires die je later opnieuw wilt benaderen, bijvoorbeeld voor een bijbaan of startersfunctie
- Rapportages: analyseer hoeveel stages je per periode uitzet, wat de gemiddelde doorlooptijd is en via welke kanalen de beste kandidaten binnenkomen
Hoe stel je een stageprocedure in binnen een ATS?
Je stelt een stageprocedure in binnen een ATS door een aparte wervingsstroom aan te maken met stappen die passen bij het stageproces: van aanmelding tot bevestiging van de stageovereenkomst. Dit doe je door een nieuw vacaturetype of recruitmentpijplijn te configureren in je ATS-software.
Een praktische stageprocedure in een ATS ziet er stapsgewijs zo uit:
- Maak een stagespecifieke vacature aan met de juiste categorie, afdeling en looptijd
- Stel een aangepast sollicitatieformulier in met velden voor onderwijsinstelling, studierichting en beschikbaarheid
- Definieer de processtappen, bijvoorbeeld: ontvangen, intake gepland, intake afgerond, aanbod gedaan, stageovereenkomst getekend
- Koppel automatische berichten aan elke stap zodat kandidaten altijd weten waar ze staan
- Wijs een begeleider toe als verantwoordelijke binnen het systeem
- Sla de stagegegevens op inclusief startdatum, einddatum en afdeling voor rapportagedoeleinden
Door deze structuur eenmalig goed in te richten, kun je hem elk jaar opnieuw gebruiken en aanpassen waar nodig.
Welke gegevens van stagiaires mag je opslaan in een ATS?
In een ATS-systeem mag je van stagiaires alleen persoonsgegevens opslaan die noodzakelijk zijn voor het wervings- en stageproces, in lijn met de AVG. Denk aan naam, contactgegevens, motivatiebrief, cv en gegevens over de onderwijsinstelling. Gegevens die niet relevant zijn voor de stage, mag je niet bewaren.
Belangrijk aandachtspunt: de AVG geldt ook voor stagiaires. Dat betekent concreet:
- Je bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor afgewezen kandidaten geldt doorgaans een bewaartermijn van vier weken na afronding van de procedure, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langere opslag in een talentpool
- Je vraagt expliciete toestemming als je een profiel wilt bewaren voor toekomstige stages
- Je legt vast welke gegevens je verwerkt en met welk doel, ook als het om stagiaires gaat
- Je zorgt dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de gegevens in het systeem
Een goed geconfigureerd ATS-systeem ondersteunt AVG-compliance automatisch, bijvoorbeeld door bewaartermijnen in te stellen en kandidaten een privacyverklaring te tonen bij het solliciteren.
Hoe gebruik je ATS-data om je stagewerving te verbeteren?
Je gebruikt ATS-data om je stagewerving te verbeteren door structureel te analyseren via welke kanalen stagiaires binnenkomen, hoe lang het wervingsproces duurt en waar kandidaten afhaken. Op basis van die inzichten pas je je aanpak aan voor de volgende stageronde.
Concrete vragen die je met ATS-rapportages kunt beantwoorden:
- Via welk jobboard of welke onderwijsinstelling komen de meeste aanvragen binnen?
- Hoeveel tijd zit er gemiddeld tussen ontvangst van een aanvraag en het aanbod?
- In welke processtap haken de meeste kandidaten af?
- Hoeveel stages zijn er per kwartaal of per afdeling ingevuld?
Met deze data maak je gerichte keuzes. Als blijkt dat de meeste stagiaires via een specifieke hogeschool binnenkomen, is het nuttig om die relatie te versterken. Als kandidaten regelmatig afhaken na de intakestap, is dat een signaal om de communicatie of het gesprek te optimaliseren. Data maakt stagewerving minder intuïtief en meer planmatig.
Hoe Ubeeo helpt met stagewerving via een ATS
Onze recruitmentsoftware is zo gebouwd dat je hem volledig kunt inrichten op jouw wervingsprocessen, inclusief stages. Je configureert aparte wervingsstromen, stelt aangepaste formulieren in en geeft begeleiders precies de toegang die ze nodig hebben. Dat alles binnen één systeem dat AVG-compliant is en werkt met de jobboards en HR-koppelingen die jij al gebruikt.
Wat je met Ubeeo concreet kunt doen voor stagiairebeheer:
- Stagespecifieke vacatures aanmaken en automatisch publiceren op je werkenbij-site en relevante jobboards
- Geautomatiseerde communicatie instellen per processtap, van bevestiging tot uitnodiging
- Rapportages draaien over doorlooptijden, bronnen en afdelingen
- Een talentpool opbouwen van stagiaires voor toekomstige functies
- Werken met rolgebaseerde toegang zodat begeleiders mee kunnen kijken zonder onnodige rechten
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we laten je zien hoe je stagewerving eenvoudiger en effectiever maakt.