Een ATS systeem helpt je de kwaliteit van hire te meten door recruitmentdata te verzamelen, te analyseren en te koppelen aan de prestaties van aangenomen kandidaten. Je combineert gegevens uit het wervingsproces, zoals bronnen, doorlooptijden en selectiescores, met uitkomsten na indiensttreding om te beoordelen welke aanpak de beste medewerkers oplevert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit onderwerp, van de juiste metrics tot veelgemaakte fouten.
Welke metrics bepalen de kwaliteit van hire?
De kwaliteit van hire is geen enkelvoudige meting, maar een combinatie van indicatoren die samen laten zien hoe goed een nieuwe medewerker presteert en past binnen de organisatie. De meest gebruikte metrics zijn prestatiebeoordeling na indiensttreding, retentie na drie, zes of twaalf maanden, de snelheid waarmee iemand productief is (time-to-productivity) en de tevredenheid van de hiring manager.
Naast deze kwalitatieve uitkomsten spelen ook wervingsindicatoren een rol. Denk aan de doorlooptijd van vacature tot aanstelling, de herkomst van de kandidaat (welk kanaal of jobboard) en de verhouding tussen het aantal sollicitanten en het aantal daadwerkelijk aangenomen kandidaten. Door deze twee lagen te combineren, krijg je een completer beeld van wat een goede hire definieert voor jouw organisatie.
Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke metrics voor jullie organisatie het meest relevant zijn. Een retailbedrijf kijkt anders naar kwaliteit dan een zorginstelling of een gemeente. Stel daarom een beperkte set van twee tot vier kernindicatoren vast die je consistent bijhoudt over alle vacatures en functies heen.
Welke data legt een ATS vast die relevant is voor kwaliteit van hire?
Een applicant tracking system legt automatisch een breed scala aan recruitmentdata vast die direct relevant is voor het meten van hire-kwaliteit. Het gaat om gegevens zoals de herkomst van kandidaten, de doorlooptijd per fase, selectiescores, afwijzingsredenen en de communicatiehistorie met elke sollicitant.
Concreet registreert een goed ATS systeem onder andere:
- Kandidaatbron: via welk kanaal of jobboard de sollicitant binnenkwam
- Fasetijden: hoe lang een kandidaat in elke stap van het proces zat
- Beoordelingsscores: de scores die recruiters en managers gaven tijdens screening en gesprekken
- Afwijzingsredenen: waarom kandidaten zijn afgevallen
- Aanbiedingsdata: of een aanbieding werd geaccepteerd of afgewezen en waarom
Deze data vormt de basis voor verdere analyse. Zonder een gestructureerd recruitmentsysteem dat deze gegevens consistent vastlegt, is het vrijwel onmogelijk om betrouwbare conclusies te trekken over de kwaliteit van je wervingsresultaten.
Hoe koppel je ATS-data aan prestaties na indiensttreding?
Je koppelt ATS-data aan prestaties na indiensttreding door een verbinding te leggen tussen het recruitmentdossier van een kandidaat en de HR- of performancedata die na aanstelling wordt verzameld. Dit doe je via een integratie tussen je ATS software en je HR-systeem, of door periodiek data uit beide systemen samen te brengen in een gedeeld rapportageformat.
In de praktijk werkt dit als volgt:
- Definieer een unieke kandidaat-ID die zowel in het ATS als in het HR-systeem wordt gebruikt
- Stel meetmomenten vast, bijvoorbeeld 30, 90 en 180 dagen na indiensttreding
- Verzamel prestatie-indicatoren via de hiring manager, zoals een korte beoordeling of een standaard vragenlijst
- Koppel deze scores terug aan de recruitmentgegevens in het ATS
- Analyseer patronen: welke bronnen, selectiestappen of beoordelingsscores voorspellen goede prestaties?
Niet elke organisatie heeft een volledig geautomatiseerde integratie nodig. Soms volstaat een eenvoudige exportkoppeling of een periodieke dataverzameling via een formulier dat hiring managers invullen. Het gaat erom dat je de data structureel en consistent bijhoudt, niet dat het proces perfect geautomatiseerd is.
Welke rapporten in een ATS helpen bij het analyseren van hire-kwaliteit?
De rapporten in een ATS die het meest nuttig zijn voor het analyseren van hire-kwaliteit zijn bronrapporten, doorlooptijdanalyses, conversiefunnels per vacature en scorevergelijkingen per fase. Samen laten deze rapporten zien waar in het proces de beste kandidaten vandaan komen en hoe het selectieproces bijdraagt aan de uiteindelijke kwaliteit.
Bronrapporten en conversiefunnels
Een bronrapport toont hoeveel kandidaten via elk kanaal binnenkwamen en hoeveel daarvan uiteindelijk zijn aangenomen. Door dit te combineren met prestatiescores na indiensttreding, zie je welke bronnen de meest kwalitatieve kandidaten leveren. Dit helpt je om je recruitmentmarketingbudget gerichter in te zetten.
Een conversiefunnel laat per vacature of functiegroep zien hoeveel kandidaten elke fase doorlopen. Als je ziet dat kandidaten uit een bepaalde bron vaker de laatste ronde halen, is dat een sterke indicator voor bronkwaliteit.
Doorlooptijdanalyses en scorevergelijkingen
Een doorlooptijdanalyse toont hoe lang kandidaten gemiddeld in elke fase zitten. Lange doorlooptijden kunnen leiden tot het verlies van goede kandidaten. Door dit te koppelen aan aanname-uitkomsten, zie je of snellere processen ook betere hires opleveren.
Scorevergelijkingen per fase maken zichtbaar of de beoordelingen van recruiters en managers overeenkomen met de latere prestaties. Als kandidaten met hoge interviewscores ook beter presteren in de praktijk, bevestigt dat de voorspellende waarde van jullie selectiemethode.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het meten van kwaliteit van hire via een ATS?
De meest voorkomende fout bij het meten van kwaliteit van hire via een ATS is het verwarren van activiteitsdata met kwaliteitsdata. Metrics zoals het aantal sollicitanten of de vulsnelheid van een vacature zeggen iets over het proces, maar niet over de kwaliteit van de aangenomen medewerker. Wie alleen op deze cijfers stuurt, mist het echte verhaal.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Geen nulmeting: je start met meten zonder een baseline te definiëren, waardoor je geen vergelijkingspunt hebt
- Te veel metrics tegelijk: door alles te willen meten verlies je focus en wordt analyse tijdrovend
- Inconsistente datainvoer: als recruiters afwijzingsredenen of scores niet consequent invullen, klopt de analyse niet
- Geen terugkoppeling van managers: het ATS bevat alleen recruitmentdata; zonder input van hiring managers na indiensttreding blijft de kwaliteitsmeting incompleet
- Eenmalig meten in plaats van structureel: kwaliteit van hire verandert over tijd; een meting na 30 dagen geeft een ander beeld dan een meting na zes maanden
De oplossing zit in eenvoud en consistentie. Kies een beperkt aantal metrics, zorg voor heldere invulinstructies voor iedereen die data invoert in het ATS, en plan vaste momenten in om de data te analyseren en te bespreken met het team.
Hoe verbeter je wervingsresultaten op basis van kwaliteit van hire-data?
Je verbetert wervingsresultaten op basis van kwaliteit van hire-data door de inzichten die je ATS oplevert te vertalen naar concrete aanpassingen in je wervingsproces. Dit betekent: betere bronnen prioriteren, selectiestappen aanscherpen en de samenwerking met hiring managers verbeteren op basis van wat de data laat zien.
Praktische stappen die je direct kunt zetten:
- Verleg budget naar de beste bronnen: als kandidaten via een bepaald jobboard vaker goed presteren, investeer je daar meer in
- Optimaliseer selectievragen: als bepaalde interviewvragen beter voorspellen wie succesvol is, maak die dan standaard onderdeel van het proces
- Kortere doorlooptijden waar mogelijk: snellere processen verminderen uitval van goede kandidaten
- Deel inzichten met hiring managers: laat hen zien welke profielen het best presteren, zodat zij gerichtere vacatureprofielen opstellen
- Evalueer periodiek: plan elk kwartaal een moment om hire-kwaliteitsdata te reviewen en het wervingsproces bij te sturen
Het meten van kwaliteit van hire is geen eenmalig project. Het is een continu proces waarbij je steeds beter leert begrijpen welke factoren bijdragen aan succesvolle aannames voor jouw organisatie.
Hoe Ubeeo helpt bij het meten van kwaliteit van hire
Ons ATS systeem biedt de tools die je nodig hebt om hire-kwaliteit structureel te meten en te verbeteren. Ubeeo ATS legt automatisch alle relevante recruitmentdata vast en biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden waarmee je patronen herkent en onderbouwde beslissingen neemt. Wat wij bieden:
- Koppeling met HR-systemen voor een naadloze verbinding tussen recruitmentdata en prestaties na indiensttreding
- Eigen data combineren met Google Analytics tot overzichtelijke rapporten en grafieken
- Bronanalyses en conversiefunnels per vacature, afdeling of functiegroep
- Volledig configureerbaar per organisatie, zodat de metrics aansluiten op jouw definitie van kwaliteit
- AVG-compliant en gecertificeerd volgens ISO 27001 voor betrouwbare en veilige dataverwerking
Wil je zien hoe ons applicant tracking system jouw organisatie helpt betere wervingsresultaten te behalen? Neem contact met ons op en we laten je graag zien wat Ubeeo voor jullie kan betekenen.