Met een applicant tracking system (ATS) kun je wervingskosten bijhouden door alle recruitmentuitgaven te koppelen aan specifieke vacatures, kanalen en kandidaten. Het systeem verzamelt automatisch data over advertentiekosten, time-to-hire en conversieratio’s, zodat je precies ziet waar je budget naartoe gaat. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kostenbeheer met een ATS.
Welke wervingskosten kun je bijhouden in een ATS?
Een ATS-systeem registreert alle directe en indirecte kosten die samenhangen met een wervingstraject. Denk aan advertentiekosten per jobboard, kosten voor assessments, de inzet van bureaus en de interne uren die recruiters en managers besteden aan een vacature. Samen geven deze cijfers een volledig beeld van wat een aanstelling werkelijk kost.
In de praktijk kun je de volgende categorieën bijhouden:
- Jobboard- en advertentiekosten: wat je betaalt per platform, per geplaatste vacature
- Bureaukosten: fees van werving- en selectiebureaus of uitzendbureaus
- Assessmentkosten: tools voor screening, testen of videosoliciteren
- Interne personeelskosten: de tijd die recruiters, HR-medewerkers en hiring managers investeren
- Onboarding- en administratiekosten: kosten voor contractopstelling en inwerkprogramma’s
Door al deze kostenposten in één applicant tracking system samen te brengen, voorkom je dat uitgaven verspreid raken over losse facturen, spreadsheets en e-mails. Je hebt altijd een actueel overzicht per vacature, per afdeling of per periode.
Hoe berekent een ATS de cost-per-hire automatisch?
Een ATS berekent de cost-per-hire door alle geregistreerde kosten van een wervingstraject op te tellen en te delen door het aantal succesvolle aanstellingen in een bepaalde periode. Zodra je advertentiekosten, bureaufees en interne uurtarieven invoert, combineert het systeem die gegevens automatisch met de vacaturedata en toont het resultaat in een dashboard.
De berekening werkt het nauwkeurigst als je een paar stappen goed inricht:
- Koppel kostenposten aan vacatures: wijs elke uitgave toe aan een specifieke vacature of afdeling.
- Stel interne uurtarieven in: voer een gemiddeld tarief in voor recruiter- en managertijd, zodat ook indirecte kosten meetellen.
- Definieer een meetperiode: bepaal of je per kwartaal, per jaar of per campagne rapporteert.
- Verbind met je HR-systeem: een koppeling zorgt ervoor dat aanstellingen automatisch worden geregistreerd, zonder handmatige invoer.
Het resultaat is een betrouwbaar getal dat je kunt vergelijken over tijd en per functiegroep, zonder dat je zelf een spreadsheet hoeft bij te houden.
Wat is het verschil tussen cost-per-hire en cost-per-applicant?
De cost-per-hire meet wat een succesvolle aanstelling gemiddeld kost, terwijl de cost-per-applicant aangeeft hoeveel je betaalt voor elke sollicitant die binnenkomt, ongeacht of die uiteindelijk wordt aangenomen. Beide metrics zijn nuttig, maar ze meten een ander deel van het recruitmentproces.
Hieronder zie je het verschil op een rij:
- Cost-per-hire: totale wervingskosten gedeeld door het aantal aanstellingen. Geeft inzicht in de totale efficiëntie van je wervingsproces.
- Cost-per-applicant: totale advertentiekosten gedeeld door het aantal sollicitanten. Geeft inzicht in de aantrekkingskracht en het bereik van je kanalen.
Een lage cost-per-applicant klinkt goed, maar als die sollicitanten nauwelijks geschikt zijn, stijgt je cost-per-hire alsnog. Andersom kan een hogere cost-per-applicant via een gespecialiseerd jobboard leiden tot betere kandidaten en een lagere uiteindelijke cost-per-hire. Door beide metrics naast elkaar te bekijken in je ATS-software, zie je niet alleen hoeveel je uitgeeft, maar ook hoe effectief die uitgaven zijn.
Welke rapporten gebruik je om wervingskosten te analyseren?
De meest waardevolle rapporten voor kostenanalyse in een ATS-systeem zijn het kostenoverzicht per kanaal, het cost-per-hire-rapport per functiegroep en de conversietrechter per vacature. Samen laten deze rapporten zien waar budget rendeert en waar het weglekt.
Kostenoverzicht per kanaal
Dit rapport toont wat je per jobboard, socialmediakanaal of andere bron uitgeeft en hoeveel sollicitanten en aanstellingen dat oplevert. Je ziet direct welke kanalen de hoogste return on investment geven en welke je kunt afschalen of stopzetten.
Conversietrechter per vacature
De conversietrechter laat zien hoeveel kandidaten elke stap in het proces doorlopen: van sollicitatie tot gesprek, van gesprek tot aanbod en van aanbod tot aanstelling. Een knelpunt in de trechter wijst op een stap die tijd of geld kost zonder voldoende resultaat. Zo kun je gericht ingrijpen in plaats van overal tegelijk te optimaliseren.
Aanvullende rapporten die nuttig zijn:
- Time-to-hire per afdeling: lange doorlooptijden verhogen indirecte kosten door langere recruitersinzet
- Kosten per functiegroep: vergelijkt wervingskosten voor verschillende rollen, zodat je budgetten realistisch kunt plannen
- Referralrapport: meet de kosten en kwaliteit van kandidaten via medewerkersverwijzingen
Hoe verlaag je wervingskosten op basis van ATS-data?
Je verlaagt wervingskosten door de kanalen en stappen te identificeren die veel kosten maar weinig opleveren, en je budget en proces daarop aan te passen. ATS-data maakt die keuzes concreet: je ziet precies welke bron de beste kandidaten levert tegen de laagste prijs en waar het proces onnodig lang duurt.
Praktische manieren om kosten te verlagen op basis van je data:
- Stop met dure kanalen met lage conversie: als een jobboard veel sollicitanten oplevert maar nauwelijks aanstellingen, is het budget beter elders ingezet.
- Investeer in referrals: medewerkersdoorverwijzingen leveren doorgaans kwalitatieve kandidaten tegen lagere kosten dan externe advertenties.
- Verkort de doorlooptijd: elke week dat een vacature langer openstaat, kost interne uren. Automatiseer herinneringen en gespreksplanning via je ATS.
- Hergebruik talentpools: kandidaten die eerder zijn afgewezen voor een andere rol kunnen perfect passen op een nieuwe vacature, zonder nieuwe advertentiekosten.
- Optimaliseer je werkenbij-site: een sterke employer brand trekt organisch verkeer aan en vermindert afhankelijkheid van betaalde jobboards.
Het patroon is steeds hetzelfde: meet eerst, dan stuur je bij. Zonder data neem je beslissingen op basis van gevoel. Met ATS-data neem je ze op basis van feiten.
Hoe Ubeeo helpt met het bijhouden van wervingskosten
Ons recruitmentsysteem Ubeeo ATS brengt alle wervingskosten samen in één overzichtelijk platform. Je koppelt advertentiekosten direct aan vacatures, verbindt eigen data met Google Analytics en genereert automatisch rapporten over cost-per-hire, kanaalrendement en conversieratio’s. Zo hoef je nooit meer te schakelen tussen losse tools of spreadsheets.
Wat je met Ubeeo concreet kunt doen:
- Vacatures automatisch plaatsen op de bekendste jobboards en de kosten per kanaal bijhouden
- Rapporten en grafieken genereren op basis van je eigen recruitmentdata
- Koppelingen leggen met HR-systemen voor automatische registratie van aanstellingen
- Talentpools inzetten om herplaatsingskosten te verlagen
- Werken in een AVG-compliant omgeving, gecertificeerd volgens ISO 27001
Wil je zien hoe ons applicant tracking system jouw wervingskosten inzichtelijk maakt? Neem contact met ons op en we laten je zien wat Ubeeo voor jouw organisatie kan betekenen.