Bedrijven zijn ontevreden met hun huidige ATS omdat het systeem vaak niet meegroeit met de complexiteit van hun recruitmentproces. Klachten variëren van een gebrekkige gebruikservaring tot slechte koppelingen met andere HR-systemen en een candidate experience die kandidaten eerder afschrikt dan aantrekt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ATS-frustraties en wat je eraan kunt doen.
Welke klachten over een ATS komen het meest voor?
De meest voorkomende klachten over een ATS zijn een onhandige gebruikersinterface, trage of ontbrekende integraties met jobboards en HR-systemen, beperkte rapportagemogelijkheden en een gebrek aan configuratiemogelijkheden. Recruiters voelen zich gevangen in een systeem dat werkt voor de software, niet voor hun proces.
In de praktijk keren een aantal problemen steeds terug bij organisaties die worstelen met hun recruitmentsoftware:
- Rigide workflows die niet aansluiten op de werkwijze van de organisatie
- Gebrekkige zoek- en filterfuncties waardoor het vinden van de juiste kandidaat tijdrovend wordt
- Slechte mobiele ervaring voor zowel recruiters als sollicitanten
- Onvoldoende rapportage om inzicht te krijgen in doorlooptijden, bronnen en conversies
- Haperende integraties met tools als LinkedIn, Google for Jobs of het eigen HRMS
- Weinig tot geen ondersteuning bij problemen of nieuwe wensen
Wat deze klachten gemeen hebben, is dat ze de recruiter meer tijd kosten in plaats van minder. En dat is precies het tegenovergestelde van wat een ATS zou moeten doen.
Waarom sluit een ATS vaak niet aan op het recruitmentproces?
Een ATS sluit niet aan op het recruitmentproces omdat veel systemen zijn gebouwd vanuit een generieke standaard die voor elke organisatie hetzelfde werkt, ongeacht de sector, het volume of de specifieke stappen in het wervingsproces. De software dicteert het proces in plaats van het te ondersteunen.
Elke organisatie werft anders. Een zorginstelling heeft andere behoeften dan een retailketen of een gemeente. Toch bieden veel ATS-systemen weinig ruimte voor maatwerk. Vacaturetypes, sollicitatieformulieren, communicatiemomenten en goedkeuringsstromen zijn vastgelegd en nauwelijks aanpasbaar.
Daarnaast worden systemen soms aangeschaft op basis van prijs of naamsbekendheid, zonder dat de dagelijkse gebruikers, de recruiters zelf, betrokken zijn bij de keuze. Het gevolg is een systeem dat op papier aan de eisen voldoet, maar in de praktijk weerstand oproept. Recruiters zoeken dan hun eigen omwegen: losse Excel-lijsten, e-mailketens of aparte planningstools. Dat is een signaal dat het ATS zijn kernfunctie niet vervult.
Hoe herken je dat je ATS de candidate experience schaadt?
Je herkent dat je ATS de candidate experience schaadt wanneer sollicitanten afhaken tijdens het sollicitatieproces, weinig tot geen bevestigingen ontvangen en het sollicitatieformulier niet goed werkt op een mobiel apparaat. Een slechte candidate experience begint vrijwel altijd bij een gebrekkig systeem op de achtergrond.
Concrete signalen om op te letten:
- Een hoog uitvalpercentage bij het invullen van het sollicitatieformulier
- Kandidaten die via andere kanalen contact opnemen omdat ze niets horen
- Negatieve feedback over de sollicitatieprocedure op platforms als Glassdoor of Indeed
- Sollicitanten die het formulier niet kunnen invullen op hun telefoon
- Automatische berichten die onpersoonlijk of verouderd zijn
- Lange doorlooptijden doordat interne communicatie via het systeem niet soepel loopt
De candidate experience is een directe afspiegeling van hoe goed je recruitmentsoftware werkt. Als het systeem intern stroef loopt, merkt de kandidaat dat aan de buitenkant. En in een krappe arbeidsmarkt kan dat het verschil maken tussen een aangenomen kandidaat en een gemiste kans.
Wat zijn de gevolgen van een slecht presterend ATS voor recruiters?
Een slecht presterend ATS leidt tot hogere werkdruk, meer administratieve fouten en minder tijd voor het werk dat er echt toe doet: contact met kandidaten en hiring managers. Recruiters verliezen vertrouwen in de tool en gaan het systeem omzeilen, wat de datakwaliteit en samenwerking verder ondermijnt.
De gevolgen zijn zowel operationeel als strategisch. Operationeel betekent een traag of onbetrouwbaar ATS dat vacatures later worden gepubliceerd, statussen niet kloppen en communicatie met kandidaten vertraging oploopt. Strategisch leidt het tot een gebrek aan betrouwbare data: als je niet weet welke wervingskanalen werken of hoe lang een vacature gemiddeld openstaat, kun je geen gefundeerde beslissingen nemen over je recruitmentstrategie.
Bovendien heeft een slecht systeem effect op de samenwerking met hiring managers. Als zij geen goed inzicht hebben in de voortgang van vacatures of moeite hebben met het geven van feedback in het systeem, ontstaat er ruis en vertraging in het selectieproces. Dat frustreert alle betrokkenen en vergroot de kans dat goede kandidaten afhaken.
Wanneer is het tijd om van ATS te wisselen?
Het is tijd om van ATS te wisselen wanneer het systeem structureel meer problemen veroorzaakt dan het oplost, wanneer recruiters het systeem actief omzeilen, of wanneer de software de groei en complexiteit van de organisatie niet meer aankan. Een incidenteel probleem is normaal; een patroon van klachten is een signaal.
Overweeg een switch serieus als je meerdere van de volgende situaties herkent:
- Recruiters werken structureel buiten het systeem om
- Integraties met jobboards of HR-systemen werken niet of nauwelijks
- Het systeem voldoet niet aan AVG-vereisten of biedt onvoldoende databescherming
- Nieuwe medewerkers vinden het systeem moeilijk te leren
- De leverancier reageert traag op vragen of lost problemen niet op
- De software groeit niet mee met het volume of de complexiteit van je wervingsproces
Een overstap naar een nieuw systeem kost tijd en energie, maar een slecht presterend ATS kost uiteindelijk meer: in gemiste kandidaten, verloren productiviteit en een zwakker employer brand.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een nieuw ATS?
Bij het kiezen van een nieuw ATS moet je letten op configureerbaarheid, integratiemogelijkheden, gebruiksgemak voor zowel recruiter als kandidaat, AVG-compliance en de kwaliteit van de ondersteuning. De beste recruitmentsoftware past zich aan jouw proces aan, niet andersom.
Doorloop bij de evaluatie de volgende criteria:
- Configureerbaarheid: Kun je vacaturetypes, formulieren, workflows en communicatiemomenten zelf inrichten?
- Integraties: Werkt het systeem naadloos samen met de jobboards, HR-systemen en tools die je al gebruikt?
- Candidate experience: Is het sollicitatieproces mobielvriendelijk en voorzien van automatische statusupdates?
- Rapportage en analytics: Kun je inzicht krijgen in doorlooptijden, bronnen en conversies zonder technische kennis?
- AVG-compliance: Hoe gaat het systeem om met kandidaatdata, toestemmingen en bewaartermijnen?
- Support: Is er live ondersteuning beschikbaar voor recruiters en beheerders?
- Schaalbaarheid: Kan het systeem meegroeien als je organisatie groeit of je wervingsvolume toeneemt?
Betrek recruiters, hiring managers en IT tijdig bij het selectieproces. Zij kennen de knelpunten in de dagelijkse praktijk en kunnen beoordelen of een nieuw systeem daadwerkelijk een verbetering is.
Hoe Ubeeo ATS helpt bij een beter recruitmentproces
Ubeeo ATS is ontwikkeld om precies de problemen op te lossen die in dit artikel aan bod komen. Het systeem is volledig configureerbaar op het wervingsproces van jouw organisatie, van de eerste vacature tot het ondertekende contract, en biedt sterke integraties met de bekendste jobboards en HR-systemen.
Wat Ubeeo concreet biedt:
- Volledig aanpasbare workflows, formulieren en communicatiemomenten
- Automatische publicatie van vacatures op de eigen werkenbij-site en externe jobboards
- Mobiel solliciteren en sms-reminders voor een sterke candidate experience
- Ingebouwde rapportage en analytics, inclusief koppeling met Google Analytics
- AVG-conforme dataverwerking met ISO 27001- en ISO 9001-certificering
- Livechatondersteuning voor recruiters, managers en bureau agents
Of je nu een grote gemeente, een zorginstelling of een retailorganisatie bent: Ubeeo past zich aan jouw specifieke wervingsbehoefte aan. Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Vraag een demo aan en ontdek wat Ubeeo voor jouw organisatie kan betekenen.