Een ATS systeem, ofwel een applicant tracking system, helpt HR-teams om hun volledige wervingsproces te stroomlijnen: van vacaturebeheer en kandidaatscreening tot contractvoorbereiding. De voordelen zijn concreet: minder handmatig werk, betere samenwerking tussen recruiters en managers, en een professionelere ervaring voor sollicitanten. In de secties hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat een ATS voor HR doet.
Hoeveel tijd besparen HR-teams met een ATS?
HR-teams die werken met een ATS systeem besparen gemiddeld meerdere uren per vacature op administratieve taken zoals het doorsturen van e-mails, het bijhouden van de kandidaatstatus en het handmatig plannen van gesprekken. Hoe meer vacatures een organisatie tegelijk openstelt, hoe groter de tijdwinst.
De grootste tijdsbesparing zit in de automatisering van terugkerende stappen. Denk aan het automatisch plaatsen van vacatures op jobboards en de eigen werkenbij-site, het versturen van statusupdates naar kandidaten en het inplannen van interviews via gedeelde agenda-koppelingen. Taken die voorheen handmatig werden gedaan, verlopen met een ATS op de achtergrond.
Daarnaast vermindert een ATS de hoeveelheid interne afstemming. Recruiters, hiring managers en eventuele bureaus werken in hetzelfde systeem, waardoor losse e-mailketens en spreadsheets overbodig worden. Iedereen ziet dezelfde kandidaatstatus in real time, wat terugvragen en dubbel werk voorkomt.
- Automatisch plaatsen van vacatures op meerdere kanalen tegelijk
- Geautomatiseerde communicatie naar kandidaten op vaste momenten in het proces
- Gedeeld kandidaatoverzicht voor recruiters en managers zonder extra overleg
- Minder handmatige invoer doordat sollicitaties direct in het systeem binnenkomen
Hoe verbetert een ATS de candidate experience?
Een ATS verbetert de candidate experience doordat sollicitanten sneller reactie krijgen, eenvoudiger kunnen solliciteren en gedurende het hele proces op de hoogte blijven van hun status. Een soepele ervaring vergroot de kans dat kandidaten positief over jouw organisatie praten, ook als ze niet worden aangenomen.
Mobiel solliciteren is daarin een concreet voorbeeld. Steeds meer mensen openen vacatures op hun telefoon. Een ATS met een mobielvriendelijk sollicitatieformulier verlaagt de drempel aanzienlijk. Aanvullende tools zoals sms-reminders voor gesprekken verminderen no-shows en laten zien dat je als werkgever georganiseerd en attent bent.
Ook de snelheid van communicatie speelt een grote rol. Met geautomatiseerde bevestigingen en statusupdates hoeven kandidaten niet te wachten op een handmatig opgesteld mailtje. Dat verhoogt het vertrouwen in jouw organisatie als werkgever en versterkt je employer brand, ook bij kandidaten die uiteindelijk niet worden geselecteerd.
Wat is het verschil tussen een ATS en een HR-systeem?
Een applicant tracking system richt zich specifiek op het wervings- en selectieproces: van vacature tot aanstelling. Een HR-systeem (ook wel HRMS of HRM-software) beheert de data van medewerkers die al in dienst zijn, zoals contracten, verlof, salarisadministratie en ontwikkeling. De twee systemen vullen elkaar aan, maar hebben een andere focus.
In de praktijk werken organisaties met beide systemen naast elkaar. Het ATS ondersteunt het proces tot aan de aanbieding en het contract. Zodra iemand in dienst treedt, neemt het HR-systeem het over. Een goede koppeling tussen de twee voorkomt dat je dezelfde gegevens dubbel moet invoeren.
| Kenmerk | ATS | HR-systeem |
|---|---|---|
| Primaire focus | Werving en selectie | Personeelsbeheer |
| Gebruikers | Recruiters, hiring managers | HR-afdeling, medewerkers |
| Gegevens | Sollicitanten, vacatures | Medewerkers, contracten, verlof |
| Moment in proces | Voor indiensttreding | Na indiensttreding |
| Koppeling mogelijk? | Ja, via API of integratie | Ja, ontvangt data uit ATS |
Hoe helpt een ATS bij AVG-compliance in werving?
Een ATS helpt bij AVG-compliance door gegevens van sollicitanten gestructureerd en beveiligd op te slaan, bewaartermijnen automatisch te beheren en toestemming voor dataverwerking inzichtelijk te maken. Zonder een systeem is het lastig om bij te houden wie welke gegevens heeft ingestuurd, hoe lang die worden bewaard en wie er toegang toe heeft.
Concreet biedt een goed ATS de volgende mogelijkheden voor AVG-naleving:
- Automatische verwijdering van kandidaatgegevens na de ingestelde bewaartermijn
- Toestemmingsbeheer bij sollicitatie, inclusief logging van wanneer toestemming is gegeven
- Rolgebaseerde toegang zodat alleen bevoegde personen kandidaatdata kunnen inzien
- Audittrails die bijhouden wie wanneer welke gegevens heeft gewijzigd of ingezien
Organisaties die werken met een ATS dat is ingericht op AVG-compliance, lopen minder risico op datalekken of boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat geldt zeker voor sectoren zoals zorg, overheid en onderwijs, waar met gevoelige gegevens wordt gewerkt.
Welke HR-afdelingen profiteren het meest van een ATS?
Recruitmentteams profiteren het meest van een ATS, maar ook hiring managers, HR-business partners en bureau-agents die betrokken zijn bij werving halen er direct voordeel uit. Hoe meer mensen aan wervingsprocessen deelnemen, hoe meer waarde een gedeeld systeem oplevert.
Voor recruiters is het voordeel het grootst: zij werken dagelijks met vacatures, kandidaten en communicatie. Een ATS geeft hen overzicht over alle lopende trajecten en maakt het mogelijk om snel te schakelen.
Hiring managers profiteren doordat ze kandidaten kunnen beoordelen en feedback kunnen geven in hetzelfde systeem, zonder dat ze afhankelijk zijn van e-mails of losse documenten. Ze zien alleen wat voor hen relevant is, wat de samenwerking overzichtelijk houdt.
Organisaties met een hoog volume aan vacatures, zoals in retail, zorg of lokale overheid, halen extra voordeel uit een ATS omdat de tijdsbesparing per vacature direct schaalvoordelen oplevert. Ook HR-afdelingen die werken met meerdere vestigingen of locaties vinden in een ATS een manier om processen te standaardiseren zonder flexibiliteit te verliezen.
Hoe meet je de ROI van recruitmentsoftware?
De ROI van ATS software meet je door de bespaarde tijd, de verkorte doorlooptijd van vacatures en de verbeterde kwaliteit van aannames af te zetten tegen de kosten van het systeem. Concrete meetpunten maken het verschil tussen een gevoel van verbetering en een aantoonbare businesscase.
Relevante metrics om bij te houden zijn:
- Time-to-hire: hoeveel dagen duurt het gemiddeld van vacature tot aanbieding?
- Cost-per-hire: wat zijn de totale wervingskosten per aangenomen medewerker?
- Source of hire: via welk kanaal komen de beste kandidaten binnen?
- Conversieratio’s: hoeveel sollicitanten gaan door naar de volgende fase?
- Verloop in de proeftijd: hoe vaak vertrekt iemand kort na aanvang?
Een ATS maakt het eenvoudiger om deze data te verzamelen en te analyseren, omdat alle stappen in het proces worden geregistreerd. Door eigen recruitmentdata te combineren met analytics, zie je snel welke kanalen renderen en waar kandidaten afhaken. Dat stelt je in staat om wervingsbudgetten gerichter in te zetten en processen te verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames.
Hoe Ubeeo helpt met een effectief ATS systeem
Wij ontwikkelen en onderhouden Ubeeo ATS: recruitmentsoftware die het volledige wervingsproces ondersteunt, van arbeidsmarktcommunicatie tot aan het contract van de nieuwe medewerker. Onze software is stabiel, volledig AVG-compliant en tegelijk flexibel genoeg om in te richten op de specifieke processen en voorkeuren van jouw organisatie.
Wat je met Ubeeo ATS concreet kunt doen:
- Vacatures automatisch plaatsen op je werkenbij-site en de bekendste jobboards, inclusief Google for Jobs
- Kandidaatbeheer volledig aanpassen aan jouw wervingsproces en beoordelingscriteria
- Samenwerken met hiring managers en bureau-agents in één overzichtelijk systeem
- Rapportages en analytics opbouwen door eigen data te combineren met Google Analytics
- Werken via mobiel solliciteren, sms-reminders en een employer branded carrièresite
- Koppelingen leggen met bestaande HR-systemen voor een naadloze overdracht na aanname
We ondersteunen organisaties in uiteenlopende sectoren, waaronder onderwijs, zorg, lokale overheid en retail, en bieden livechat support voor recruiters, managers en bureaus. Wil je weten wat Ubeeo voor jouw wervingsproces kan betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de mogelijkheden.