Recruitmentsoftware test je door een gestructureerde aanpak te volgen: stel vooraf je eigen vereisten op, vraag een gerichte demo aan, doorloop een proefperiode met echte scenario’s en beoordeel de software op functionaliteit, gebruiksgemak en integratiemogelijkheden. Een goede test duurt minimaal twee tot vier weken en je betrekt meerdere gebruikers, waaronder recruiters, managers en eventueel kandidaten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het evalueren van een applicant tracking system.
Wat zijn de belangrijkste criteria bij het evalueren van recruitmentsoftware?
Bij het evalueren van recruitmentsoftware beoordeel je de software op vijf gebieden: functionaliteit, gebruiksgemak, integraties, compliance en kosten. Een ATS-systeem moet niet alleen technisch kloppen, maar ook aansluiten op de dagelijkse werkwijze van je team en de specifieke eisen van jouw organisatie.
Zet vóór de evaluatie een lijst op van je eigen vereisten. Denk daarbij aan:
- Functionaliteit: Ondersteunt het systeem je volledige wervingsproces, van vacaturebeheer tot contractopmaak?
- Gebruiksgemak: Kunnen recruiters, hiring managers en kandidaten het systeem intuïtief gebruiken?
- Integraties: Sluit het ATS aan op je bestaande HR-systemen, jobboards en tools zoals Google Analytics?
- AVG-compliance: Voldoet de software aan de geldende privacywetgeving?
- Schaalbaarheid: Groeit het systeem mee met je organisatie?
- Support: Biedt de leverancier actieve ondersteuning, zoals livechat of een vast aanspreekpunt?
Rangschik deze criteria op prioriteit voordat je leveranciers benadert. Zo voorkom je dat je beïnvloed wordt door features die indrukwekkend ogen maar voor jouw situatie weinig toevoegen.
Hoe vraag je een goede demo aan van een ATS-leverancier?
Een goede demo van een applicant tracking system vraag je aan door vooraf een concrete briefing te sturen met jouw wervingsproces, de rollen die de software moet ondersteunen en de specifieke knelpunten die je wilt oplossen. Zo krijg je een demo die aansluit op jouw situatie, in plaats van een generieke productpresentatie.
Stuur de leverancier vóór de demo minimaal de volgende informatie:
- Een beschrijving van je huidige wervingsproces, stap voor stap
- De gebruikersgroepen die met het systeem werken (recruiters, managers, bureaus)
- De integraties die je nodig hebt
- Twee of drie concrete scenario’s die je wilt zien, zoals het plaatsen van een vacature of het beoordelen van een kandidaat
Vraag de leverancier expliciet om jouw scenario’s live te demonstreren, niet alleen een vaste presentatie te geven. Een betrouwbare ATS-leverancier past de demo zonder moeite aan op jouw context. Als dat niet lukt, zegt dat iets over de flexibiliteit van zowel het systeem als het bedrijf.
Welke vragen moet je een leverancier stellen tijdens een proefperiode?
Tijdens een proefperiode stel je vragen die je inzicht geven in de dagelijkse werking, de technische betrouwbaarheid en de kwaliteit van de ondersteuning. De proefperiode is het moment om te toetsen of de beloften uit de demo standhouden in de praktijk.
Stel tijdens de proefperiode in ieder geval deze vragen:
- Hoe snel reageert de support bij een probleem? Test dit actief door een vraag in te dienen.
- Hoe worden updates doorgevoerd? Worden gebruikers vooraf geïnformeerd?
- Hoe configureer ik het systeem voor onze eigen workflows? Test de aanpasbaarheid zelf.
- Welke rapportages kan ik standaard genereren? Bekijk of de analytics aansluiten op jouw KPI’s.
- Hoe verloopt de dataimport vanuit ons huidige systeem? Vraag om een testmigratie.
Laat meerdere collega’s de software gebruiken tijdens de proefperiode en verzamel hun feedback gestructureerd. Eén gebruiker die enthousiast is, is geen representatief oordeel.
Hoe test je de candidate experience in recruitmentsoftware?
Je test de candidate experience in recruitmentsoftware door het sollicitatieproces volledig te doorlopen als kandidaat: solliciteer via mobiel, doorloop de bevestigingsmails, check de statusupdates en beoordeel hoe duidelijk en snel de communicatie verloopt. Wat kandidaten ervaren, heeft directe invloed op je employer brand.
Let tijdens deze test op de volgende punten:
- Mobiele ervaring: Werkt het sollicitatieformulier vlekkeloos op een smartphone?
- Doorlooptijd: Hoeveel stappen en tijd kost een volledige sollicitatie?
- Bevestigingen en updates: Ontvangt de kandidaat automatisch een bevestiging en statusupdates?
- Toegankelijkheid: Is de sollicitatiepagina helder en begrijpelijk voor verschillende doelgroepen?
- Communicatiemogelijkheden: Kun je als recruiter snel en persoonlijk communiceren, bijvoorbeeld via sms of e-mail?
Vraag ook een externe testpersoon, iemand buiten je eigen team, om het proces te doorlopen en feedback te geven. Mensen binnen de organisatie kijken anders naar een systeem dan iemand die het voor het eerst ziet.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het vergelijken van recruitmentsoftware?
De meest gemaakte fout bij het vergelijken van recruitmentsoftware is focussen op het aantal features in plaats van op de aansluiting bij jouw werkwijze. Een uitgebreide featurelijst zegt weinig als de functionaliteiten niet passen bij jouw wervingsproces of te complex zijn voor dagelijks gebruik.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Alleen de prijs vergelijken: De aanschafprijs zegt niets over de totale kosten, inclusief implementatie, training en beheer.
- Geen eindgebruikers betrekken: Recruiters en hiring managers zijn de dagelijkse gebruikers. Hun input is onmisbaar voor een goede keuze.
- De demo als enige testmoment zien: Een demo is altijd goed voorbereid door de leverancier. Een proefperiode met eigen data geeft een eerlijker beeld.
- Integraties over het hoofd zien: Een ATS-systeem dat niet aansluit op je HR-systeem of jobboards creëert extra handmatig werk.
- Geen aandacht voor schaalbaarheid: Wat nu voldoende is, kan over twee jaar te beperkt zijn als je organisatie groeit.
Maak een gestructureerde vergelijkingsmatrix met je criteria en weeg elke leverancier op dezelfde punten. Dat voorkomt dat je keuze te veel bepaald wordt door een overtuigende salespresentatie.
Wanneer is een recruitmentsysteem klaar voor implementatie?
Een recruitmentsysteem is klaar voor implementatie wanneer de software voldoet aan je vooraf vastgestelde criteria, de proefperiode succesvol is afgerond, alle integraties getest zijn en de betrokken gebruikers voldoende vertrouwen hebben in het systeem. Implementeer nooit op basis van de demo alleen.
Gebruik de volgende checklist om te bepalen of je klaar bent:
- De software sluit aan op je wervingsproces zonder grote aanpassingen
- Alle integraties met HR-systemen en jobboards werken correct
- De candidate experience is getest en goedgekeurd
- Recruiters en managers hebben het systeem gebruikt en geven positieve feedback
- De leverancier heeft een helder implementatieplan en trainingsaanbod
- De AVG-compliance is bevestigd en gedocumenteerd
- Er is een plan voor datamigratie vanuit het huidige systeem
Plan de implementatie bij voorkeur buiten een piekperiode in je werving. Zo heb je ruimte om problemen op te lossen zonder dat lopende wervingstrajecten in gevaar komen.
Hoe Ubeeo helpt bij het testen en kiezen van de juiste recruitmentsoftware
Wij begrijpen dat het kiezen van een nieuw ATS-systeem een grote stap is. Daarom bieden we bij Ubeeo een transparant en gestructureerd evaluatieproces, zodat je precies weet wat je krijgt vóórdat je een beslissing neemt.
Wat je van ons kunt verwachten tijdens het aankoopproces:
- Een demo op maat: We passen de demonstratie aan op jouw wervingsproces en laten de scenario’s zien die voor jou relevant zijn.
- Een eerlijke proefperiode: Je test het systeem met echte data en echte gebruikers, ondersteund door ons team via livechat.
- Branchespecifieke configuratie: Of je nu actief bent in het onderwijs, de zorg, de lokale overheid of retail, we richten het systeem in op jouw specifieke processen.
- Integraties met bestaande systemen: We koppelen Ubeeo ATS aan je HR-systemen, jobboards en tools zoals Google Analytics.
- AVG-compliance en ISO-certificering: We werken gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001, zodat jij voldoet aan de geldende privacywetgeving.
Ben je benieuwd hoe Ubeeo aansluit op jouw wervingsproces? Neem contact met ons op en we plannen een demo die aansluit op jouw situatie.