De gemiddelde uptime-garantie bij recruitmentsoftware ligt doorgaans tussen de 99,5% en 99,9% per jaar. Dit klinkt als een klein verschil, maar in de praktijk betekent 99,5% uptime dat een systeem jaarlijks tot 44 uur offline kan zijn, terwijl 99,9% dat terugbrengt tot minder dan 9 uur. Voor middelgrote en grote organisaties met doorlopende wervingsprocessen is die marge allesbepalend. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over uptime, SLA’s en wat downtime concreet betekent voor jouw recruitmentproces.
Wat telt als downtime bij recruitmentsoftware?
Downtime bij recruitmentsoftware is elke periode waarin het systeem niet beschikbaar of niet functioneel is voor eindgebruikers. Dit omvat zowel volledige uitval als situaties waarin kritieke functies, zoals het indienen van sollicitaties of het beheren van kandidaten, niet werken zoals verwacht. Geplande onderhoudsmomenten worden door de meeste leveranciers apart gedefinieerd en tellen in veel SLA’s niet mee als downtime.
Het onderscheid tussen gepland en ongepland onderhoud is belangrijk. Leveranciers van recruitmentsoftware plannen updates en onderhoud bij voorkeur buiten kantooruren, zodat recruiters er zo min mogelijk hinder van ondervinden. Ongeplande uitval, veroorzaakt door serverfouten, beveiligingsincidenten of softwarebugs, telt wel volledig mee in de berekening van de uptime.
Daarnaast hanteren sommige aanbieders een onderscheid in partiële downtime: het systeem is technisch beschikbaar, maar bepaalde modules of integraties werken niet. Denk aan een storing in de koppeling met een jobboard of een tijdelijk niet-functionerende sms-reminderfunctie. Controleer altijd of de SLA ook dit soort gedeeltelijke uitval dekt en hoe die wordt gemeten.
Welk uptime-percentage is realistisch voor een ATS?
Een realistisch uptime-percentage voor een professioneel Applicant Tracking System ligt tussen de 99,5% en 99,9% op jaarbasis. Leveranciers die 100% uptime beloven, geven in de meeste gevallen een onrealistische garantie, omdat zelfs de beste infrastructuur onderhoud en incidentele storingen kent. Het getal dat ertoe doet, is niet alleen het percentage zelf, maar ook hoe snel de leverancier reageert bij uitval.
Ter vergelijking: bij 99,9% uptime is een systeem maximaal 8 uur en 45 minuten per jaar offline. Bij 99,5% loopt dat op tot ruim 43 uur. Voor organisaties die dagelijks sollicitaties ontvangen en meerdere wervingsprocedures tegelijk draaien, kan zelfs een uitval van enkele uren op een druk moment flinke gevolgen hebben.
Factoren die de feitelijke uptime beïnvloeden, zijn onder andere de kwaliteit van de hostinginfrastructuur, de frequentie van software-updates en de aanwezigheid van redundante systemen. Een leverancier die werkt met cloudinfrastructuur en automatische failover biedt structureel meer zekerheid dan een partij die op eigen servers draait zonder back-upvoorzieningen.
Wat staat er in een SLA voor recruitmentsoftware?
Een Service Level Agreement (SLA) voor recruitmentsoftware legt de afspraken vast over beschikbaarheid, responstijden bij storingen en de consequenties als die afspraken niet worden nagekomen. Een goede SLA bevat minimaal de volgende elementen:
- Uptime-garantie: het gegarandeerde beschikbaarheidspercentage per maand of jaar
- Definitie van downtime: wat precies telt als uitval en wat niet (inclusief gepland onderhoud)
- Responstijd bij incidenten: hoe snel de leverancier reageert bij een storing, vaak opgesplitst naar prioriteit
- Hersteltijd (RTO): de maximale tijd waarbinnen het systeem na uitval weer operationeel moet zijn
- Compensatieregelingen: wat de klant ontvangt als de leverancier de afgesproken uptime niet haalt
- Monitoringmethode: hoe en door wie de uptime wordt gemeten en gerapporteerd
Let er bij het lezen van een SLA op dat de meting van uptime transparant is. Sommige leveranciers meten alleen op serverniveau, terwijl de applicatie zelf traag of deels niet functioneel kan zijn. Vraag altijd naar applicatiemonitoring, niet alleen infrastructuurmonitoring.
Hoe beïnvloedt downtime het recruitmentproces?
Downtime van recruitmentsoftware heeft directe gevolgen voor het wervingsproces: kandidaten kunnen geen sollicitaties indienen, recruiters verliezen toegang tot kandidaatdossiers en geplande communicatie zoals uitnodigingen en afwijzingen wordt vertraagd. In een arbeidsmarkt waar snelheid een concurrentievoordeel is, kan zelfs een korte uitval leiden tot het mislopen van geschikte kandidaten.
De impact verschilt per moment van uitval. Een storing op een doordeweekse ochtend, wanneer recruiters actief werken en kandidaten solliciteren, is ingrijpender dan uitval in het weekend. Organisaties met hoge wervingsvolumes, zoals in de retail of zorg, lopen extra risico omdat zij doorlopend sollicitaties ontvangen en meerdere selectieprocedures gelijktijdig beheren.
Naast de directe operationele schade is er ook reputatieschade. Een kandidaat die een foutmelding krijgt bij het indienen van een sollicitatie, haakt af en heeft een negatieve eerste indruk van de organisatie. Dit schaadt de candidate experience en daarmee indirect ook het werkgeversmerk. Juist voor organisaties die investeren in employer branding is een stabiel en bereikbaar ATS geen luxe, maar een vereiste.
Waar moet je op letten bij de uptime-garantie van een ATS-leverancier?
Bij het beoordelen van de uptime-garantie van een ATS-leverancier gaat het niet alleen om het percentage op papier. Controleer altijd hoe de garantie is opgebouwd, wat er gebeurt bij niet-nakoming en of de leverancier transparant is over historische beschikbaarheid. Een betrouwbare leverancier publiceert zijn uptime-statistieken proactief en biedt inzicht in incidenthistorie.
Concrete aandachtspunten bij het evalueren van een uptime-garantie:
- Is de uptime gemeten op applicatieniveau of alleen op serverniveau?
- Hoe wordt gepland onderhoud gecommuniceerd en ingepland?
- Wat is de gemiddelde responstijd bij een P1-incident (volledige uitval)?
- Zijn er compensatieregelingen en zijn die automatisch of moet je er zelf om vragen?
- Beschikt de leverancier over certificeringen zoals ISO 27001 die aantonen dat informatiebeveiliging en continuïteit serieus worden genomen?
- Is er livechat of directe support beschikbaar tijdens kantooruren voor recruiters en managers?
Vraag tijdens een demo of evaluatiegesprek ook naar de hostingomgeving en of er redundantie is ingebouwd. Een leverancier die werkt met meerdere datacenters of cloudregio’s biedt meer garanties dan een partij die op een enkele locatie draait.
Hoe Ubeeo omgaat met beschikbaarheid en betrouwbaarheid
Ubeeo ATS is ontwikkeld met stabiliteit als uitgangspunt, zonder in te leveren op flexibiliteit. Het systeem is gecertificeerd volgens ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), wat aantoont dat continuïteit en databeveiliging structureel zijn verankerd in de bedrijfsvoering. Recruiters, managers en bureau-agents kunnen rekenen op directe livechat support bij vragen of problemen.
Wat Ubeeo biedt op het gebied van betrouwbaarheid en beschikbaarheid:
- Een stabiele, configureerbare ATS-omgeving die is ingericht op het volledige recruitmentproces
- ISO 27001-certificering voor aantoonbare informatiebeveiliging en continuïteit
- Livechat support voor alle gebruikers, van recruiter tot hiring manager
- AVG-conforme verwerking van kandidaatgegevens
- Naadloze integraties met HR-systemen en jobboards, ook bij updates en onderhoud
Wil je weten hoe Ubeeo de beschikbaarheid van zijn recruitmentsoftware waarborgt en wat dat betekent voor jouw organisatie? Vraag een demo aan en ontdek hoe het systeem werkt in de praktijk.