Je stelt recruitmentdoelen in met software door eerst te bepalen wat je wilt meten, vervolgens die doelen te koppelen aan meetbare KPI’s in je recruitmentsoftware, en daarna de voortgang actief bij te houden via dashboards en rapportages. Een ATS-systeem (Applicant Tracking System) maakt dit proces concreet: het verzamelt automatisch de data die je nodig hebt om te beoordelen of je wervingsdoelen worden gehaald. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het werken met recruitmentdoelen in een ATS.
Welke recruitmentdoelen kun je bijhouden met een ATS?
Met een ATS-systeem kun je vrijwel elk meetbaar recruitmentdoel bijhouden, van het aantal openstaande vacatures tot de gemiddelde doorlooptijd van een sollicitatieprocedure. Het systeem registreert elke stap in het wervingsproces, waardoor je altijd een actueel beeld hebt van waar je staat ten opzichte van je doelstellingen.
Veelgebruikte recruitmentdoelen die organisaties bijhouden in een applicant tracking system zijn:
- Time-to-hire: hoeveel dagen duurt het gemiddeld om een vacature te vervullen?
- Aantal sollicitanten per vacature: trekt je vacature voldoende kandidaten aan?
- Conversierate per fase: hoeveel procent van de sollicitanten gaat door naar de volgende selectiestap?
- Broneffectiviteit: via welk jobboard of welk kanaal komen de beste kandidaten binnen?
- Openstaande vacatures per afdeling: waar zitten de grootste wervingsknelpunten?
- Acceptatieratio van aanbiedingen: hoe vaak accepteert een kandidaat het aanbod?
Door deze doelen actief bij te houden in je ATS-software, voorkom je dat je aan het einde van een kwartaal voor verrassingen staat. Je ziet in een oogopslag welke vacatures achterlopen en waar je extra capaciteit of aandacht nodig hebt.
Hoe koppel je recruitmentdoelen aan concrete KPI’s?
Je koppelt recruitmentdoelen aan KPI’s door elk doel te vertalen naar een specifieke, meetbare waarde die je periodiek kunt toetsen. Een doel als “sneller werven” wordt pas bruikbaar als je het omzet naar een KPI: bijvoorbeeld een gemiddelde time-to-hire van maximaal 25 dagen voor technische functies.
Een goede aanpak werkt in drie stappen:
- Formuleer het doel concreet: wat wil je bereiken en binnen welke termijn?
- Kies de bijbehorende meetwaarde: welke data in je ATS-software laten zien of je op koers ligt?
- Stel een streefwaarde en meetfrequentie in: wanneer is het doel behaald en hoe vaak evalueer je de voortgang?
Stel dat je doel is om de kwaliteit van instroom te verbeteren. Dan kies je als KPI bijvoorbeeld de ratio van kandidaten die de proeftijd succesvol afronden, of het percentage kandidaten dat de hiring manager als “goed” beoordeelt na de eerste selectieronde. Door dit soort KPI’s te koppelen aan de data in je applicant tracking system, maak je abstracte doelen tastbaar en stuurbaar.
Wat is het verschil tussen kwantitatieve en kwalitatieve recruitmentdoelen?
Kwantitatieve recruitmentdoelen zijn doelen die je uitdrukt in getallen, zoals het aantal aangenomen medewerkers of de time-to-fill. Kwalitatieve recruitmentdoelen gaan over de aard of beleving van het proces, zoals de tevredenheid van kandidaten of de kwaliteit van de samenwerking tussen recruiter en hiring manager.
Beide typen doelen zijn relevant, maar vragen om een andere aanpak in je ATS-systeem:
- Kwantitatieve doelen haal je rechtstreeks uit de rapportages van je ATS-software: aantallen, percentages, doorlooptijden en kosten per hire.
- Kwalitatieve doelen vereisen aanvullende input, zoals kandidaatfeedback via enquêtes, beoordelingen van hiring managers, of NPS-scores na afloop van de sollicitatieprocedure.
Een veelgemaakte fout is om alleen kwantitatieve doelen te meten omdat die makkelijker te registreren zijn. Maar als je uitsluitend stuurt op snelheid en volume, mis je signalen over de ervaring van kandidaten of de tevredenheid van je interne klanten. Een sterk recruitmentbeleid combineert beide.
Hoe gebruik je analytics in recruitmentsoftware om doelen te bewaken?
Je gebruikt analytics in recruitmentsoftware door regelmatig de dashboards en rapportages te raadplegen die je ATS-systeem genereert, en die data te vergelijken met de streefwaarden die je eerder hebt ingesteld. Zo zie je direct waar je op schema ligt en waar actie nodig is.
Moderne ATS-software biedt meerdere analytische mogelijkheden die je helpen om doelen te bewaken:
- Funnelanalyse: bekijk per vacature hoeveel kandidaten elke fase doorlopen en waar de grootste uitval zit.
- Bronrapportages: analyseer welke kanalen de meeste en de beste kandidaten opleveren, zodat je je wervingsbudget gericht kunt inzetten.
- Tijdsanalyse: meet per fase hoeveel tijd er gemiddeld overheen gaat, van ontvangst van de sollicitatie tot het uitbrengen van een aanbod.
- Vergelijkende rapportages: vergelijk prestaties tussen afdelingen, locaties of periodes om patronen te herkennen.
Door analytics niet eenmalig te gebruiken maar structureel in je werkproces op te nemen, maak je van data een actief stuurmiddel. Plan bijvoorbeeld een maandelijks overleg met je team waarin je de cijfers bespreekt en beslist of aanpassingen nodig zijn.
Wanneer moet je recruitmentdoelen bijstellen?
Je moet recruitmentdoelen bijstellen wanneer de omstandigheden significant veranderen, de doelen structureel niet haalbaar blijken, of wanneer je organisatie een nieuwe strategische richting inslaat. Doelen zijn geen statische afspraken, maar richtpunten die je regelmatig toetst aan de realiteit.
Concrete situaties waarin bijstelling verstandig is:
- De arbeidsmarkt verandert sterk, waardoor de gemiddelde time-to-hire in jouw sector stijgt of daalt.
- Je organisatie groeit snel en de wervingsbehoefte is groter dan voorzien.
- Een doel wordt structureel gehaald: het is dan tijd om de lat hoger te leggen.
- Nieuwe technologie of een nieuw wervingskanaal biedt kansen die je oorspronkelijke doelen niet weerspiegelen.
- Feedback van kandidaten of hiring managers laat zien dat je de verkeerde dingen meet.
Een goede vuistregel is om recruitmentdoelen minimaal elk kwartaal te evalueren. Gebruik daarvoor de rapportages uit je ATS-software als uitgangspunt. Zo houd je je doelen relevant en afgestemd op wat er daadwerkelijk speelt in je organisatie en op de arbeidsmarkt.
Hoe Ubeeo helpt met het stellen en bewaken van recruitmentdoelen
Ons ATS-systeem is ontworpen om organisaties grip te geven op hun volledige wervingsproces, van de eerste vacatureplaatsing tot het aannemen van de juiste kandidaat. Met Ubeeo stel je meetbare recruitmentdoelen in en bewaak je ze actief via ingebouwde analytics en rapportagetools.
Wat je met onze ATS-software kunt doen:
- Dashboards inrichten op basis van de KPI’s die voor jouw organisatie relevant zijn
- Bronrapportages genereren om te zien welke kanalen de beste kandidaten opleveren
- Funneldata analyseren per vacature, afdeling of periode
- Eigen data combineren met Google Analytics voor diepgaandere inzichten in je wervingsresultaten
- Koppelingen maken met HR-systemen zodat data consistent en actueel blijft
Onze software is configureerbaar voor elke organisatie, of je nu actief bent in het onderwijs, de zorg, de overheid of de retail. We denken mee over je proces en helpen je om de juiste doelen te stellen en bij te houden. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.