Een mobiele ATS-app is een versie van je recruitmentsoftware die je via een smartphone of tablet gebruikt, zodat je het wervingsproces ook buiten kantoor kunt beheren. Recruiters kunnen hiermee kandidaten beoordelen, communiceren en vacatures beheren zonder achter een bureau te zitten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over mobiel werken met een applicant tracking system.
Wat kunnen recruiters doen met een mobiele ATS-app?
Met een mobiele ATS-app kunnen recruiters vacatures beheren, kandidaatprofielen bekijken, sollicitaties beoordelen en communiceren met kandidaten, allemaal via hun smartphone of tablet. Het ATS-systeem geeft je toegang tot dezelfde kernfuncties als op de desktop, maar dan geoptimaliseerd voor gebruik onderweg.
Concreet kun je met een mobiele versie van je applicant tracking system de volgende taken uitvoeren:
- Sollicitaties bekijken en beoordelen, inclusief cv’s en motivatiebrieven
- Kandidaten doorsturen naar de volgende fase of afwijzen
- Notities toevoegen aan kandidaatprofielen
- Afspraken inplannen en bevestigen
- Berichten sturen naar kandidaten, bijvoorbeeld via sms of e-mail
- Vacaturestatus bijwerken en publiceren op jobboards
Vooral bij drukke wervingsperiodes of wanneer meerdere hiring managers betrokken zijn, helpt een mobiele app je om snel te schakelen. Je hoeft niet te wachten tot je achter je computer zit om een kandidaat te beoordelen of een beslissing door te geven.
Hoe verschilt een mobiele ATS-app van de desktopversie?
De mobiele ATS-app biedt dezelfde kernfunctionaliteit als de desktopversie, maar is aangepast aan een kleiner scherm en touchbediening. Complexe taken zoals het instellen van workflows, uitgebreide rapportages of het configureren van het systeem doe je meestal op de desktop. De mobiele versie richt zich op de dagelijkse operationele taken.
Het verschil zit vooral in de gebruikerservaring en het gebruik van functies:
- Desktop: Geschikt voor uitgebreide analyses, systeeminstellingen, het opzetten van wervingscampagnes en het beheren van koppelingen met HR-systemen
- Mobiel: Geschikt voor het beoordelen van kandidaten, snel communiceren, statusupdates geven en onderweg beslissingen nemen
Een goede mobiele ATS-app is geen afgeslankte versie, maar een doordachte vertaling van de meest gebruikte functies naar een mobiele context. De interface past zich aan het apparaat aan, zodat je zonder frustratie kunt navigeren, ook als je maar één hand vrij hebt.
Welke voordelen biedt mobiel solliciteren voor kandidaten?
Mobiel solliciteren verlaagt de drempel voor kandidaten doordat ze direct via hun smartphone kunnen reageren op een vacature, zonder dat ze een computer nodig hebben. Dit vergroot het bereik van je wervingscampagnes en verbetert de candidate experience aanzienlijk.
Voor kandidaten betekent een mobielvriendelijk ATS-systeem concreet:
- Eenvoudig solliciteren via een geoptimaliseerd formulier op hun telefoon
- Automatische bevestigingsberichten en sms-reminders over hun sollicitatiestatus
- Snelle communicatie met de recruiter via hun vertrouwde apparaat
- De mogelijkheid om hun profiel en documenten te uploaden vanaf hun telefoon
Kandidaten die een omslachtig sollicitatieproces tegenkomen, haken vaker af. Door mobiel solliciteren mogelijk te maken, geef je kandidaten de ruimte om te reageren op het moment dat het hen uitkomt. Dit is met name relevant voor sectoren zoals retail, zorg en onderwijs, waar veel medewerkers niet standaard achter een computer zitten.
Hoe integreert een mobiele ATS-app met andere HR-systemen?
Een mobiele ATS-app integreert met andere HR-systemen via dezelfde API-koppelingen als de desktopversie. De integratie vindt plaats op systeemniveau, niet op apparaatniveau, wat betekent dat data automatisch gesynchroniseerd wordt, ongeacht of je via mobiel of desktop werkt.
Praktische voorbeelden van integraties die ook mobiel beschikbaar zijn:
- Synchronisatie met HR- en personeelssystemen voor onboarding
- Koppeling met agendatools voor het inplannen van gesprekken
- Verbinding met jobboards zodat vacatures direct gepubliceerd worden
- Integratie met communicatietools voor sms- en e-mailberichten
Wanneer je een kandidaat via de mobiele app naar de volgende fase beweegt, wordt dit direct zichtbaar voor alle betrokkenen in het systeem. Hiring managers die de desktopversie gebruiken, zien de update onmiddellijk. Dit maakt samenwerking tussen recruiter en manager eenvoudiger, ook als ze op verschillende locaties werken.
Wat zijn de beveiligingseisen voor een mobiele ATS-app?
Een mobiele ATS-app moet voldoen aan dezelfde beveiligingseisen als de desktopversie: AVG-compliance, versleutelde dataoverdracht, sterke authenticatie en toegangscontrole op gebruikersniveau. Omdat mobiele apparaten vaker verloren gaan of gedeeld worden, zijn extra maatregelen zoals tweefactorauthenticatie belangrijk.
Waar je op moet letten bij de beveiliging van een mobiele applicant tracking system:
- Versleuteling: Alle data tussen app en server moet versleuteld zijn via HTTPS/TLS
- Authenticatie: Tweefactorauthenticatie voorkomt onbevoegde toegang bij verlies van een apparaat
- Sessiebeheer: Automatische uitlogfunctie na inactiviteit beschermt kandidaatgegevens
- Rolgebaseerde toegang: Gebruikers zien alleen de informatie die bij hun rol past
- AVG-compliance: Persoonsgegevens mogen alleen worden opgeslagen en verwerkt conform de geldende privacywetgeving
Organisaties die werken met gevoelige persoonsgegevens, zoals in de zorg of bij de overheid, doen er verstandig aan te controleren of hun ATS-softwareaanbieder beschikt over relevante certificeringen. ISO 27001 voor informatiebeveiliging is hierbij een herkenbaar en betrouwbaar keurmerk.
Wanneer is een mobiele ATS-app de juiste keuze voor jouw organisatie?
Een mobiele ATS-app is de juiste keuze wanneer je recruiters of hiring managers regelmatig buiten kantoor werken, meerdere locaties beheren of snel moeten kunnen schakelen tijdens het wervingsproces. Het is met name nuttig bij organisaties met een hoog sollicitatievolume of een gedecentraliseerde wervingsstructuur.
Stel jezelf de volgende vragen om te bepalen of mobiele ATS-functionaliteit voor jullie organisatie relevant is:
- Werken jullie recruiters of managers regelmatig op locatie, thuis of onderweg?
- Zijn er meerdere hiring managers betrokken die snel beslissingen moeten nemen?
- Richten jullie je op doelgroepen die zelf ook mobiel solliciteren?
- Wil je de doorlooptijd van het wervingsproces verkorten?
- Werken jullie in een sector met wisselende werklocaties, zoals retail, zorg of onderwijs?
Als je meerdere van deze vragen met ja beantwoordt, levert een mobiele ATS-app je direct tijdwinst en een betere kandidaatervaring op.
Hoe Ubeeo helpt met mobiel werven
Ons ATS-systeem is volledig ingericht voor zowel desktop- als mobiel gebruik. We bieden recruiters, managers en bureau agents de tools die ze nodig hebben om het wervingsproces efficiënt te beheren, ongeacht waar ze werken. Dit zijn enkele mogelijkheden die we bieden:
- Mobiel solliciteren voor kandidaten via een geoptimaliseerde werkenbij-site
- Sms-reminders en automatische statusupdates voor kandidaten
- Rolgebaseerde toegang voor recruiters en hiring managers
- Koppelingen met HR-systemen en de bekendste jobboards
- Volledige AVG-compliance en ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiliging
- Livechat support voor al je gebruikers
Wil je weten hoe ons applicant tracking system aansluit bij jouw wervingsproces? Neem contact met ons op en we bekijken samen wat de beste inrichting is voor jouw organisatie.