"Hoe Kwantum en Leen Bakker haar personeelstekorten overwon"

Kwantum en Leen Bakker zijn als grote retailers in woonproducten eigenlijk altijd op zoek naar nieuw personeel. De druk liep post-corona hoog op, waardoor zelfs winkelsluitingen dreigde. ‘We hadden vanuit de organisatie al de wens om een nieuw ATS en een nieuwe werkenbij-site te implementeren voor zowel Nederland als Belgie, dus dit versnelde het proces alleen maar.’

"Een snel proces werd het, ondanks de complexiteit"

Danny Antens, Corporate Recruiter bij Homefashion Group (HFG), moederbedrijf van Kwantum en Leen Bakker.

Uitdaging

Dreigende gedwongen winkelsluiting

Het was aanpoten voor veel retailers, toen de coronamaatregelen eenmaal werden opgeheven. Dat herkent ook Antens: “Er kwamen honderden vacatures bij, zowel in de winkels als op het hoofdkantoor en binnen de logistiek, buitendienst, transport en de montage. Onze softwareoplossing voor recruitment was daar niet op toegerust. Bovendien wilden we met nieuwe werkenbij-sites veel nadrukkelijker inzetten op mobiel solliciteren.”

De wens van HFG en haar merken Kwantum en Leen Bakker was tweeledig. “We zochten een manier om het makkelijker te maken om te solliciteren, en we zochten een manier om de zichtbaarheid van ons werkgeversmerk te vergroten,” vertelt Antens.

Oplossing

‘Heel duidelijke processen vanuit Ubeeo’

Antens waardeert vooral de duidelijkheid van de processen, vanuit Ubeeo. “Dankzij de heldere instructies in de projectbeheersoftware wisten we steeds precies wat er moest gebeuren, wat daarvoor nodig was en wanneer het beschikbaar moest zijn.” Dat hielp om het proces vlot en soepel te organiseren, ook al moest er intern veel gebeuren om alle vacaturetitels, teksten, templates en meer informatie aan te leveren. “En om te bepalen waar goedkeurdersrollen moesten komen bijvoorbeeld,” vult Antens aan. “Daar denk je pas over na als je ermee aan de slag gaat.”

“De regelmatige contactmomenten, het persoonlijke contact en de zeer snelle reactietijd op tickets (‘ook nu nog’!) werden enorm gewaardeerd. Dat werkt gewoon heel prettig samen.”

HFG maakte de agenda’s van het projectteam drie maanden leeg, om er goed de tijd voor te nemen. Dat bleek nodig, en het bleek het beste wat de organisatie had kunnen doen. “Dat zou ik iedereen als tip willen meegeven. Doe het goed, door er echt de tijd voor te nemen en er samen de schouders onder te zetten. Dan kun je iets heel moois neerzetten.”

Resultaat

Veel minder vacatures en sturen op data

“Dankzij Ubeeo is ons werkgeversmerk stukken sterker geworden. Dat merken we aan onze zichtbaarheid, bijvoorbeeld via social media. Heel concreet trekken we daardoor veel meer nieuwe collega’s aan,” vertelt Antens enthousiast.

Hij wijst naar de combinatie van de werkenbij-site met het ATS als redenen voor dit resultaat. “Vacatures worden automatisch op diverse kanalen via Ubeeo gepost waardoor er meerdere mogelijkheden zijn om bij ons makkelijk, ook via mobiel, te kunnen solliciteren. Dankzij het ATS komen kandidaten in Groningen terecht bij onze vestigingen in Groningen, en niet bij een centrale HR-afdeling. Ook het interne sollicitatieproces voor onze hiringmanagers is zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig. Dit biedt tevens mogelijkheden om bijvoorbeeld via Whatsapp contact op te nemen met de sollicitant. ”

Bovendien kunnen Kwantum en Leen Bakker nu datagericht sturen. “We hebben Ubeeo gekozen vanwege de data-inzichten. Dat helpt ons te sturen op campagnes, bijvoorbeeld als we merken dat er ergens extra aandacht nodig is of als we juist veel kandidaten weten te bereiken. Ook intern kunnen we op basis van feiten en data zien waar we nog kunnen verbeteren in de candidate experience.”

En het belangrijkste resultaat voor HFG, Leen Bakker en Kwantum? “We zijn met Ubeeo gedaald tot het laagste aantal vacatures ooit. We vinden de kandidaten die we zoeken, waardoor we ons nagenoeg geen zorgen meer hoeven te maken over de operatie in de winkels en daar omheen.”

Nieuws & blog