Van het ene ATS-systeem naar het andere migreren doe je door je data te exporteren, je nieuwe systeem in te richten, en vervolgens gecontroleerd over te schakelen. Het proces vraagt om goede voorbereiding: welke data neem je mee, wie is verantwoordelijk, en hoe zorg je ervoor dat recruiters zo min mogelijk last hebben van de overgang? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over een ATS-migratie.
Wat zijn de grootste risico’s bij een ATS-migratie?
De grootste risico’s bij een migratie naar een nieuw applicant tracking system zijn dataverlies, verstoring van lopende wervingsprocessen, en weerstand bij gebruikers. Als je de overstap niet goed plant, kunnen kandidaatprofielen verloren gaan, vacatures tijdelijk onbereikbaar zijn, of werken recruiters met een systeem dat ze nog niet begrijpen.
Andere risico’s die je op de radar moet hebben:
- Incompatibele dataformaten: niet elk systeem exporteert data in hetzelfde formaat, waardoor velden niet één-op-één over te zetten zijn.
- Verlies van historische sollicitatiedata: oude kandidaatgegevens zijn soms moeilijk te exporteren of worden niet volledig meegenomen.
- Koppelingen die wegvallen: integraties met HR-systemen, jobboards of e-mailtools moeten opnieuw worden ingericht.
- AVG-risico’s: bij het verplaatsen van persoonsgegevens moet je zeker weten dat de verwerking rechtmatig blijft en dat je nieuwe leverancier voldoet aan de privacywetgeving.
Je beperkt deze risico’s door een gedetailleerd migratieplan op te stellen, verantwoordelijkheden te beleggen, en de overstap te testen voordat je live gaat.
Welke data moet je meenemen bij een ATS-wissel?
Bij een wissel van ATS-software neem je minimaal kandidaatprofielen, sollicitatiehistorie, vacaturedata en communicatielogboeken mee. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt om lopende trajecten voort te zetten en historische informatie te bewaren voor toekomstige werving.
Maak een inventarisatie van alle data die in je huidige systeem zit. Denk daarbij aan:
- Kandidaatprofielen inclusief cv’s, motivatiebrieven en beoordelingen
- Vacatures: zowel actieve als afgesloten posities
- Sollicitatiestatussen en proceshistorie
- Communicatie met kandidaten (e-mails, notities, sms-berichten)
- Gebruikersaccounts en rechtenstructuren
- Rapportages en analysedata
Bepaal ook welke data je niet meeneemt. Verouderde kandidaatprofielen die je AVG-bewaartermijn hebben overschreden, mag je sowieso niet meer bewaren. Een migratie is een goed moment om je datahuishouding op orde te brengen.
Hoe lang duurt een migratie van het ene ATS naar het andere?
Een ATS-migratie duurt gemiddeld tussen de vier en twaalf weken, afhankelijk van de omvang van je organisatie, de hoeveelheid data en de complexiteit van de koppelingen. Kleinere organisaties met een beperkte datahistorie kunnen sneller overstappen; grote organisaties met meerdere vestigingen en systemen hebben meer tijd nodig.
Een realistische tijdlijn ziet er globaal zo uit:
- Voorbereiding (1-2 weken): inventarisatie van data, afstemming met leveranciers, en vaststellen van de migratiescope.
- Inrichting nieuw systeem (2-4 weken): configuratie van processen, gebruikersrollen, templates en koppelingen.
- Data-export en import (1-2 weken): data uit het oude systeem halen, omzetten naar het juiste formaat, en importeren in het nieuwe systeem.
- Testfase (1-2 weken): controleren of data correct is overgezet en of alle functionaliteiten werken zoals verwacht.
- Livegang en nazorg (1 week): definitief overschakelen, gebruikers trainen en eventuele problemen oplossen.
Plan de migratie bij voorkeur in een rustigere wervingsperiode, zodat lopende trajecten zo weinig mogelijk hinder ondervinden.
Wanneer is het juiste moment om van ATS te wisselen?
Het juiste moment om van ATS te wisselen is wanneer je huidige systeem structureel tekortschiet in wat je nodig hebt: het vertraagt je proces, mist functionaliteiten, of past niet meer bij de schaal van je organisatie. Wachten tot het systeem echt vastloopt kost je meer dan tijdig overstappen.
Signalen dat het tijd is voor een nieuw applicant tracking system:
- Recruiters werken structureel om het systeem heen, bijvoorbeeld via Excel of e-mail
- De candidate experience lijdt eronder: trage sollicitatiepagina’s, geen mobiele ondersteuning
- Rapportages en inzichten zijn moeilijk te genereren of onbetrouwbaar
- Koppelingen met andere systemen ontbreken of werken niet goed
- De leverancier investeert niet meer in doorontwikkeling
- Je organisatie is gegroeid en het systeem schaalt niet mee
Vermijd een overstap tijdens drukke wervingsperiodes, zoals het begin van het schooljaar of grote seizoenspieken. Kies een moment waarop je team de ruimte heeft om het nieuwe systeem goed te leren kennen.
Hoe kies je een nieuw ATS voordat je migreert?
Je kiest een nieuw ATS door eerst je eigen processen en eisen in kaart te brengen, daarna een shortlist van systemen samen te stellen en deze te vergelijken op functionaliteit, gebruiksgemak, integraties en ondersteuning. Betrek recruiters en HR-managers vroeg in het selectieproces, want zij werken er dagelijks mee.
Stel je eisen vooraf vast
Begin met een lijst van must-haves en nice-to-haves. Denk aan: werkt het systeem goed op mobiel, ondersteunt het meerdere vestigingen, zijn er koppelingen met jouw HR-systeem, en hoe ziet de candidate experience eruit? Branchespecifieke eisen, zoals specifieke wervingsstromen voor onderwijs of zorg, verdienen ook een plek op die lijst.
Toets leveranciers op meer dan alleen features
Functionaliteiten zijn vergelijkbaar tussen systemen, maar de kwaliteit van support, de snelheid van implementatie en de stabiliteit van het platform maken het echte verschil. Vraag referenties op bij organisaties die vergelijkbaar zijn met de jouwe. Controleer ook of de leverancier AVG-compliant werkt en gecertificeerd is op het gebied van informatiebeveiliging, want je verwerkt persoonsgegevens van kandidaten.
Wat moet je regelen met je huidige ATS-leverancier bij een overstap?
Bij een overstap naar een ander systeem moet je met je huidige ATS-leverancier afspraken maken over data-export, de opzegtermijn van je contract, en de beëindiging van koppelingen. Doe dit zo vroeg mogelijk, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Regel in ieder geval het volgende met je huidige leverancier:
- Data-export: vraag om een volledige export van je data in een gangbaar formaat, zoals CSV of XML. Controleer welke gegevens worden meegeleverd en of dit overeenkomt met wat je nodig hebt.
- Contractopzegging: controleer je contract op opzegtermijnen en eventuele boeteclausules bij vroegtijdig beëindigen.
- Overgangsperiode: vraag of je tijdelijk toegang kunt houden tot het oude systeem, zodat je lopende trajecten kunt afronden.
- Verwijdering van data: zodra de migratie is afgerond, moet je huidige leverancier de gegevens verwijderen conform de AVG. Vraag hier een bevestiging van.
- Documentatie: vraag om technische documentatie van koppelingen en instellingen, zodat je nieuwe leverancier weet hoe het systeem was ingericht.
Goede communicatie met je huidige leverancier voorkomt vertraging en zorgt dat je de overstap soepel kunt afronden.
Hoe wij helpen bij een overstap naar Ubeeo ATS
Een overstap naar een nieuw ATS-systeem is een ingrijpend project, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste partner hebt. Wij begeleiden organisaties actief door het hele migratietraject: van de eerste inventarisatie tot de livegang van je nieuwe omgeving.
Wat je van ons kunt verwachten bij een overstap:
- Persoonlijke begeleiding bij de inrichting van je recruitmentsoftware, afgestemd op jouw processen en branche
- Ondersteuning bij het importeren van bestaande kandidaatdata en het opzetten van koppelingen met HR-systemen en jobboards
- Een employer branded carrièresite die aansluit bij jouw arbeidsmarktcommunicatie
- Livechat support voor recruiters, managers en bureau agents tijdens en na de implementatie
- Volledige AVG-compliance en ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiliging
Onze recruitmentsoftware is stabiel, configureerbaar en ingericht op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Wil je weten wat een overstap naar ons systeem voor jullie betekent? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is.