Een ATS koppelen aan LinkedIn doe je via de LinkedIn Apply Connect integratie of via een directe API-koppeling. Hiermee stuur je vacatures automatisch door naar LinkedIn en ontvang je sollicitaties rechtstreeks in je ATS-systeem. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze integratie, van de technische vereisten tot de voordelen voor recruiters.
Welke integratiemogelijkheden biedt LinkedIn voor een ATS?
LinkedIn biedt twee hoofdopties voor een koppeling met een applicant tracking system: LinkedIn Apply Connect en een directe API-integratie. Met Apply Connect plaatst je ATS vacatures op LinkedIn en krijgen kandidaten de mogelijkheid om direct via LinkedIn te solliciteren. De sollicitatiedata stroomt vervolgens automatisch terug naar het ATS. De API-integratie biedt meer maatwerk en is bedoeld voor organisaties met specifieke technische wensen.
Naast deze twee opties biedt LinkedIn ook LinkedIn Job Slots, waarmee je betaalde vacatureplaatsingen kunt beheren vanuit je ATS. Sommige ATS-leveranciers ondersteunen ook de LinkedIn Recruiter System Connect koppeling, waarmee recruiters profielinformatie van LinkedIn direct in het ATS kunnen bekijken zonder tussen systemen te hoeven schakelen. Welke optie het meest geschikt is, hangt af van je wervingsvolume, je technische infrastructuur en je budget.
Wat zijn de vereisten voor een ATS-koppeling met LinkedIn?
Om een ATS te koppelen aan LinkedIn heb je een goedgekeurde ATS-leverancier nodig die door LinkedIn als partner is erkend, een actief LinkedIn-bedrijfsaccount, en toegang tot de LinkedIn Developer Portal voor het aanmaken van API-credentials. Zonder partnerschap met LinkedIn is een directe Apply Connect integratie niet mogelijk.
Concreet gelden de volgende vereisten:
- Partnerschap of certificering: je ATS-leverancier moet een erkende LinkedIn-partner zijn of de integratie hebben doorlopen via het LinkedIn Talent Solutions Partner Program.
- API-sleutels en authenticatie: je hebt OAuth 2.0-authenticatie nodig om veilig data uit te wisselen tussen het ATS en LinkedIn.
- Gestandaardiseerd vacatureformaat: LinkedIn verwacht vacaturedata in een specifiek XML- of JSON-formaat, afhankelijk van de integratiemethode.
- Privacybeleid en AVG-compliance: kandidaatdata mag alleen worden verwerkt met de juiste toestemming en binnen de regels van de AVG.
Controleer bij je ATS-leverancier of de integratie met LinkedIn al standaard beschikbaar is. Veel moderne applicant tracking systems hebben dit al ingebouwd, zodat je zelf geen technische kennis nodig hebt om de koppeling te activeren.
Hoe werkt de koppeling tussen een ATS en LinkedIn stap voor stap?
De koppeling tussen een ATS en LinkedIn verloopt in vier stappen: je activeert de integratie in je ATS, autoriseert de verbinding via LinkedIn, publiceert vacatures vanuit het ATS naar LinkedIn, en ontvangt sollicitaties automatisch terug in het systeem. Het proces verschilt licht per ATS-leverancier, maar de kern is altijd hetzelfde.
Hier is een overzicht van de stappen in de praktijk:
- Activeer de LinkedIn-integratie in je ATS: ga naar de instellingen van je ATS en zoek naar de LinkedIn-koppeling of de marketplace met beschikbare integraties.
- Verbind je LinkedIn-bedrijfsaccount: autoriseer de verbinding via OAuth. Je logt in met je LinkedIn-beheerdersaccount en geeft het ATS toestemming om namens jouw organisatie te handelen.
- Publiceer vacatures vanuit je ATS: bij het aanmaken of publiceren van een vacature selecteer je LinkedIn als kanaal. Het ATS stuurt de vacaturedata automatisch door in het juiste formaat.
- Ontvang sollicitaties in je ATS: kandidaten die via LinkedIn solliciteren worden automatisch als kandidaat aangemaakt in je ATS, inclusief hun profieldata.
- Beheer de kandidaten in je ATS: vanuit het ATS volg je de voortgang van elke kandidaat, stuur je communicatie en doorloop je de selectiestappen.
Wat gebeurt er met kandidaatdata na een LinkedIn-sollicitatie?
Na een LinkedIn-sollicitatie stuurt LinkedIn de profieldata van de kandidaat, zoals naam, contactgegevens en werkervaring, automatisch door naar het gekoppelde ATS-systeem. Het ATS maakt vervolgens een nieuw kandidaatprofiel aan of koppelt de sollicitatie aan een bestaand profiel. De recruiter hoeft niets handmatig over te typen.
Belangrijk om te weten: LinkedIn deelt alleen de data die de kandidaat expliciet heeft toegestaan. Bij Apply Connect vult de kandidaat een sollicitatieformulier in dat is ingesteld door de werkgever. De data die via dit formulier wordt verzameld, valt onder de AVG-verantwoordelijkheid van de organisatie. Het is dan ook relevant om in je ATS duidelijke bewaartermijnen en toestemmingsregistraties in te stellen, zodat je altijd AVG-compliant werkt.
Sommige ATS-systemen slaan ook de bron van de sollicitatie op, zodat je in je rapportages kunt zien hoeveel kandidaten via LinkedIn zijn binnengekomen ten opzichte van andere kanalen. Dit helpt je om je recruitmentmarketingbudget gerichter in te zetten.
Welke problemen komen voor bij een ATS-LinkedIn-integratie?
De meest voorkomende problemen bij een ATS-LinkedIn-integratie zijn verbroken API-verbindingen, onjuiste vacatureformaten en dubbele kandidaatprofielen. Deze problemen ontstaan vaak na een update van LinkedIn of het ATS, of door een fout in de initiële configuratie.
Andere veelvoorkomende knelpunten zijn:
- Vacatures worden niet zichtbaar op LinkedIn: dit komt vaak door een fout in het XML- of JSON-formaat, of doordat de verbinding niet correct is geautoriseerd.
- Sollicitaties komen niet aan in het ATS: controleer of de webhook-URL correct is ingesteld en of de API-sleutels nog geldig zijn.
- Dubbele kandidaatprofielen: als een kandidaat al eerder heeft gesolliciteerd, kan het ATS een dubbel profiel aanmaken. Goede ATS-software herkent dit automatisch via e-mailadres of andere identifiers.
- Datavelden komen niet overeen: LinkedIn stuurt data in een standaardformaat, maar niet alle velden passen altijd direct op de velden in het ATS. Een goede leverancier zorgt voor een juiste veldmapping.
Bij problemen is het nuttig om eerst de verbindingsstatus te controleren in de instellingen van je ATS en daarna de LinkedIn Developer Portal te raadplegen voor foutmeldingen. Veel ATS-leveranciers bieden ook directe support voor integratievraagstukken.
Wat zijn de voordelen van een ATS-koppeling met LinkedIn voor recruiters?
Een koppeling tussen een applicant tracking system en LinkedIn bespaart recruiters tijd, vermindert handmatig werk en verbetert de kandidaatervaring. Vacatures bereiken een groot bereik via LinkedIn, terwijl alle sollicitaties centraal binnenkomen in het ATS, zonder dat je tussen systemen hoeft te schakelen.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Tijdsbesparing: vacatures publiceer je met één klik op meerdere kanalen tegelijk, inclusief LinkedIn.
- Betere kandidaatervaring: sollicitanten kunnen hun LinkedIn-profiel gebruiken om snel te solliciteren, wat de drempel verlaagt.
- Centraal kandidaatbeheer: alle sollicitaties, ongeacht het kanaal, komen op één plek samen in je ATS.
- Inzicht in bronnen: je ziet precies welke vacatures via LinkedIn de meeste kandidaten opleveren en kunt je strategie daarop aanpassen.
- Minder fouten: automatische dataoverdracht elimineert typefouten en zorgt voor consistente kandidaatprofielen.
Hoe Ubeeo helpt met een ATS-koppeling met LinkedIn
Ons ATS-systeem, Ubeeo, ondersteunt een directe integratie met LinkedIn, zodat je vacatures vanuit één omgeving kunt publiceren en alle sollicitaties automatisch terugvloeien naar je recruitmentsysteem. Je hoeft geen technische kennis te hebben om de koppeling te activeren: wij regelen de configuratie en zorgen dat de datavelden correct worden gemapt.
Wat je met Ubeeo concreet kunt doen:
- Vacatures met één klik publiceren op LinkedIn en andere jobboards tegelijk
- Sollicitaties van LinkedIn automatisch ontvangen als kandidaatprofiel in het ATS
- Inzicht krijgen in de prestaties van LinkedIn als wervingskanaal via onze rapportagetools
- Werken binnen een volledig AVG-compliant systeem, gecertificeerd volgens ISO 27001
- Profiteren van livechat support als je vragen hebt over de integratie
Wil je weten hoe onze recruitmentsoftware jouw LinkedIn-integratie concreet inricht? Neem contact met ons op en we laten je zien hoe het werkt.