Het 2026-rapport van GoodTime wijst op de toenemende druk op recruitmentteams. Het onderzoek onder meer dan 500 talent acquisition leaders in de Verenigde Staten geeft aan dat 90% hun hiringdoelen niet haalt. Bij een derde van de organisaties wordt die doelstelling zelfs ruim gemist.
Opvallend genoeg lossen de best presterende teams dit niet op door meer recruiters aan te nemen. Zij kiezen een andere route: automatisering en AI. Het belangrijkste inzicht? Recruiters besteden 38% van hun tijd aan het plannen van interviews.
Planning kost veel tijd
Recruiters besteden volgens het rapport maar liefst 38% van hun tijd aan het plannen van gesprekken. Daarmee is die planning de grootste operationele belasting in het recruitmentproces. Er gaat veel tijd zitten in heel praktische zaken. Beschikbaarheid checken, e-mails sturen, alternatieve tijdstippen voorstellen, agenda’s opnieuw bekijken. Het lijkt een klein onderdeel van recruitment, maar in de praktijk kan het een aanzienlijk deel van de werkweek opslokken.
De oplossing? Recruiters toegang geven tot agenda’s. In theorie klinkt dat logisch, omdat recruiters dan kunnen zien wanneer collega’s beschikbaar zijn. In de praktijk blijkt het vaak ingewikkelder.
Agenda’s zijn complexe systemen, met toegangsrechten, privacyinstellingen, mailboxintegraties en verschillende niveaus van zichtbaarheid van afspraken. Zelfs het delen van een agenda binnen Microsoft 365 kan al een uitdaging zijn. In sommige organisaties mogen collega’s alleen zien dát iemand bezet is, maar niet waarom.
Bovendien blokkeren veel medewerkers tijd in hun agenda voor interviews, bijvoorbeeld met een notitie als ‘tijd reserveren voor gesprekken’. Voor recruiters lijkt die tijd dan bezet, terwijl die juist bedoeld is voor interviews. Ook schedulingtools lopen tegen dat probleem aan.
Plannen vanuit het ATS
Gesprekken plannen vanuit het recruitmentproces zelf werkt vaak beter. In plaats van beschikbare agenda’s te doorzoeken, kunnen recruiters vooraf interviewblokken plannen en interviewers toewijzen. Kandidaten kiezen vervolgens zelf een beschikbare tijd. De afspraak wordt daarna automatisch in alle agenda’s geplaatst: die van de kandidaat, de interviewers en eventueel een vergaderruimte of Teams-meeting.
Dat voorkomt het eindeloze heen-en-weer mailen dat veel recruiters nog steeds doen. En het sluit aan bij een belangrijke conclusie uit het Amerikaanse rapport: organisaties die gesprekken geautomatiseerd plannen presteren aantoonbaar beter. Teams die gebruikmaken van geautomatiseerde scheduling maken volgens het onderzoek 1,6 keer meer kans om hun hiringdoelen te halen.
AI kan helpen te versnellen
Veel teams zoeken oplossingen in AI, maar vergeten dat het ATS vaak de eerste stap vormt. Als planning, communicatie en workflows nog grotendeels handmatig verlopen, probeert AI vooral die inefficiëntie te versnellen.
Echte verbetering begint vaak met het structureren van het recruitmentproces zelf. Pas daarna kan AI worden toegevoegd, bijvoorbeeld voor conversational scheduling, communicatie met kandidaten of workflowautomatisering. De best presterende organisaties uit het onderzoek laten zien dat recruitment niet per se groeit door meer recruiters aan te nemen of AI aan het werk te zetten. Zij richten hun processen anders in: met meer standaardisatie, meer automatisering en minder operationele hobbels.
Uitdagingen in recruitment ontstaan zelden door een tekort aan recruiters. Veel vaker ontstaan ze doordat het proces zelf onnodig complex is geworden. En gesprekken plannen blijkt daar een van de grootste oorzaken van.
Benieuwd naar meer van onze ideeën? Beluister De Stand van Zaken podcast via ubeeo.nl/podcast