Gemeenten behoren tot de grootste werkgevers van Nederland en staan tegelijk voor een enorme uitdaging op de arbeidsmarkt. Technologie speelt daarin een steeds grotere rol. Tijdens het Recruitment Tech Event en Recruitment & Overheid congres vertelde Joyce Kok van Gemeente Amsterdam hoe haar organisatie werkt aan een nieuw recruitmentlandschap.
Met 22.000 medewerkers, 45 recruiters en tientallen HR-applicaties is zo’n traject allesbehalve eenvoudig. Juist daarom bevat het verhaal een aantal lessen waar veel organisaties iets aan hebben. Laten we er drie uitlichten.
Les 1: stakeholders meenemen in de keuze
Een ATS implementeren lijkt technisch, maar is volgens Kok vooral een proces dat gaat over organisatiepolitiek en governance. Ze deelt bij Recruitment Tech bijvoorbeeld dat ‘een ogenschijnlijk simpele functionaliteit zoals e-mailverzending vanuit een ATS al complex [kan] blijken.’
Dat heeft te maken met de impact op IT, privacy, security, inkoop en bijvoorbeeld communicatie. Veel organisaties onderschatten volgens haar hoeveel stakeholders erbij betrokken zijn als het gaat om recruitment. Recruiters en arbeidsmarktcommunicatie zijn vaak snel overtuigd, maar beslissingen liggen net zo goed bij IT, privacy officers en inkoop.
Les 2: denk niet vanuit het huidige proces
Daarnaast is het volgens haar belangrijk om niet zomaar een bestaand proces te digitaliseren of in een nieuw systeem te gieten. Dan ontstaan er later uitdagingen en discussies tijdens de implementatie.
Beter is het volgens haar om een nieuw systeem te bouwen. Dat niet bedoeld is om bestaande inefficiënties efficiënter te maken. Veel waardevoller is het om te bepalen waar je met recruitment naartoe wilt. Om op basis daarvan de technologie te kiezen. Los van het huidige proces.
Les 3: optimaliseren begint vóór de livegang
Ten slotte legt ze uit hoe optimaliseren zou moeten beginnen vóór de livegang van het ATS. Het is gangbaar om een ATS te selecteren, die te implementeren en daarna te optimaliseren. Kok merkte in de praktijk dat het heel waardevol is om eerst aan de slag te gaan met templates, processen, de huisstijl en integraties, allemaal tijdens de selectieperiode.
Veel implementaties lopen volgens haar vertraging op, omdat organisaties pas na livegang nadenken over optimalisatie. Door daar al eerder mee te beginnen voorkom je vertragingen verderop in het proces.
Benieuwd naar meer van onze ideeën? Beluister De Stand van Zaken podcast via ubeeo.nl/podcast