De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is belangrijk voor iedere organisatie en in het bijzonder voor de talentpools van recruiters. Met kandidaten die je ziet tijdens een evenement, tegenkomt op Facebook en LinkedIn of die zich aanmelden voor vacatures waarvoor ze helaas niet helemaal geschikt blijken. Handige data om op een later moment nog eens in te neuzen, maar dat is helaas niet meer toegestaan…
Hoe ga jij om met data van kandidaten onder de AVG-wetgeving?
De talenpool is een gangbare en effectieve methode om talent te verzamelen en bewaren. In feite is er sprake van verzamelde en bewaarde data, waardoor je daarmee moet voldoen aan de AVG-wetgeving. Je moet toestemming vragen om de data te verzamelen, aangeven met welk doel je dat doet en de data zowel in- als overzichtelijk maken.
AVG-wetgeving: denk aan je talentpool
De AVG-wetgeving geldt Europees en biedt vergaande mogelijkheden tot handhaving. Autoriteiten kunnen een boete opleggen ter hoogte van 4% van de omzet tot maximaal 20 miljoen euro per overtreding bij een schending van de rechten. Vraagt een kandidaat om inzage in de over hem of haar verzamelde gegevens en lukt het niet om die te geven? Of kun je de data niet volledig uit de systemen wissen? Het kan, voorlopig in theorie, leiden tot hoge boetes.
Let op: je bent als recruiter praktisch verantwoordelijk, maar het bedrijf is uiteindelijk aansprakelijk. Het is daarom belangrijk om de GDPR-wetgeving intern te bespreken en daar de juiste werkwijze voor te ontwikkelen.
De General Data Protection Regulation (GDPR) is de internationale benaming voor de AVG en staat de traditionele talentpool niet toe. Het was officieel al nooit toegestaan om klakkeloos data te verzamelen en te bewaren, maar de regelgeving is hiervoor een stuk strenger geworden. Bovendien zijn kandidaten beter op de hoogte van hun rechten, waardoor je hier als bedrijf voorzichtiger mee zal moeten omgaan. Een talentpool is een kandidatenbestand met veel data, waardoor het belangrijk is om daar goed mee om te gaan.
Oefening: waar zijn de gegevens gebleven?
Veel recruiters zijn zich niet goed bewust van alle data die ze verzamelen en waar die terechtkomt. Dat is ook niet zo vreemd, zo blijkt uit een oefening die je eenvoudig zelf kunt doen.
Oefening
Verzamel van de laatste 15 kandidaten die je verzamelde alle gegevens. En belangrijker nog, zoek uit waar die gegevens terecht zijn gekomen. Heb je ze wellicht met collega’s gedeeld, liggen de geprinte papieren op je bureau of heb je het digitaal op meerdere plaatsen opgeslagen? En wie heeft er toegang tot die gegevens? En wie heeft wellicht ook een uitdraai gemaakt om er elders mee aan de slag te gaan?
Je zal merken dat de data van kandidaten zich razendsnel verspreidt en dat je die maar moeilijk in- en overzichtelijk kunt maken. Terwijl dat wel belangrijk is om aan de nieuwe AVG-wetgeving te voldoen.
Maak recruitment-data in- en overzichtelijk
De talentpool is enorm waardevol en dankzij technologische ontwikkelingen is data verzamelen en bewaren makkelijker dan ooit. Houd er ondertussen rekening mee dat de nieuwe privacywetgeving van kracht is geworden en dat kandidaten zich beter bewust worden van hun rechten als het gaat om persoonlijke data.
Bij Ubeeo vragen we kandidaten altijd expliciet om toestemming om hun gegevens op te slaan. We gebruiken administratieve handelingen om fouten te voorkomen en bieden bovendien kansen om nieuwe contactmomenten te creëren. Bijvoorbeeld zodra je wilt vragen of je de data van een kandidaat nog wat langer mag gebruiken, zodat je een nieuwe vacature of andere waardevolle informatie onder de aandacht kunt brengen.
Benieuwd naar de manier waarop we bij Ubeeo 100% AVG-proof werken en hoe we jou daar mee kunnen helpen? Bel ons op telefoonnummer 010 820 29 10 of gebruik het contactformulier.
