Privacy statement

In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe Ubeeo persoonlijke gegevens beschermt die aan haar worden verstrekt, verzameld, gebruikt of gedeeld. Deze verklaring is van toepassing op alle dataverzamelingen en andere gegevensverwerking van Ubeeo.

In dit privacybeleid zitten verwijzingen naar de volgende termen:

• Ubeeo – onder elke verwijzing naar “Ubeeo” (of “onze” of “ons” of “wij”) wordt Ubeeo of Hireserve BV verstaan.
• Dienst – onder elke verwijzing naar “Dienst” of “Diensten” wordt het gebruik van Ubeeo’s recruitmentsoftware verstaan.
• Site – onder elke verwijzing naar “Site”wordt Ubeeo’s bedrijfswebsite (ubeeo.nl) verstaan.
• Platforms – onder elke verwijzing naar “Platform” of “Platforms” worden integraties met werkenbij-sites (ats-platform.com) en toegang tot backoffice systemen (admin.ubeeo.nl en agency.ubeeo.nl) verstaan.
• Klant – onder elke verwijzing naar “Klant” of “Klanten” wordt de afnemer van Ubeeo’s Dienst verstaan.
• Kandidaat – onder elke verwijzing naar “Kandidaat” of “Kandidaten” worden bezoekers naar werkenbij-sites van Klanten verstaan, die via een Ubeeo platform gegevens achterlaten.
• Medewerker – onder elke verwijzing naar “Medewerker” of “Medewerkers” worden werknemers van Ubeeo’s Klanten verstaan die ofwel toegang hebben tot een Ubeeo Platform of als interne Kandidaten hun gegevens achterlaten via een Ubeeo Platform.
• Bezoeker – onder elke verwijzing naar “Bezoeker” of “Bezoekers” worden bezoekers naar Ubeeo’s Site verstaan.

Deze verklaring beschrijft ook de keuzes die klanten hebben met betrekking tot het gebruik, de toegang en correctie van persoonsgegevens. Het gebruik van informatie verzameld via Ubeeo’s pllatforms is beperkt tot het verstrekken van de dienst.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Ubeeo verzamelt de volgende categorieën persoonsgegevens van medewerkers, kandidaten en bezoekers:

• Persoonlijke gegevens – Tot deze categorie behoren type gegevens die een individu en persoonlijke kenmerken identificeren. Voorbeelden zijn namen, adressen, functie, werkgever, contactgegevens, leeftijd, geslacht, geboortedatum, fysieke beschrijvingen, identifiers uitgegeven door openbare organisaties. We kunnen namen, e-mailadressen en contactgegevens verzamelen van bezoekers die zich registreren op onze site en gebruikers van onze platforms.
• Voorlichting over onderwijs en beroepsopleiding – Deze categorie omvat zaken die verband houden met onderwijs en beroepsopleiding van een persoon. Voorbeelden zijn academische dossiers, kwalificaties, vaardigheden, opleidingsverslagen en beroepsexpertise.
• Informatie over de arbeidsverhouding – Deze categorie omvat zaken die verband houden met de arbeidsverhouding van een persoon. Voorbeelden hiervan zijn arbeidsverleden en loopbaanhistorie.
• Financiële details – Inbegrepen in deze categorie zijn zaken met betrekking tot de financiële gesteldheid van een individu. Voorbeelden zijn inkomen, salaris, factureringstarief, voordelen, bank of andere informatie die nodig is voor de uitbetaling van het loon van een individu. Voor onze klanten kunnen de gegevens ook informatie over de verwerking van betalingen omvatten, zoals het creditcardnummer, bankgegevens en factuuradres.
• Geleverde diensten – Inbegrepen in deze categorie zijn type gegevens met betrekking tot diensten die zijn verstrekt. Voorbeelden hiervan zijn de details van de geleverde diensten, facturen, overeenkomsten en contracten.
• IT informatie – Deze categorie omvat alle informatie met betrekking tot het gebruik van technologie of software door een persoon, met inbegrip van IP-adressen, alle informatie over het computer- of mobiele apparaat dat een persoon gebruikt, locatiegegevens die op dergelijke apparaten zijn verzameld, verbindingsgegevens, gebruikersnamen en wachtwoorden.
• Speciale categorieën – Inbegrepen in deze categorie zijn type gegevens die worden beschouwd als gevoelige gegevens, persoonlijk identificeerbare informatie of gevoelige persoonsgegevens onder toepasselijk recht. Deze categorie persoonsgegevens wordt gewoonlijk verzameld om te voldoen aan wettelijke vereisten of om de geschiktheid voor werk te bepalen.

  Persoonlijke gegevens worden door Ubeeo verzameld en gebruikt:

• voor legitieme zakelijke doeleinden;
• om te voldoen aan de contractuele en wettelijke verplichtingen;
• voor het opzetten, beheren en leveren van de dienstverlening aan klanten.

Persoonsgegevens worden door Ubeeo gebruikt voor de in het Privacybeleid omschreven doeleinden, of voor andere doeleinden die Ubeeo heeft medegedeeld, en/of waarvoor Ubeeo toestemming heeft verkregen met betrekking tot het gebruik of de openbaarmaking van de persoonsgegevens.

In het bijzonder gebruiken we de verzamelde persoonlijke gegevens alleen voor de volgende doeleinden:

• De Dienst die Ubeeo biedt aan haar klanten;
• Diensten die Ubeeo partners leveren aan Ubeeo’s klanten;
• Diensten die leveranciers van Ubeeo’s klanten leveren;
• Een register van de activiteit van de klant;
• Een register van klantgegevens.
• Beheren van de rekeningen van een klant, met inbegrip van betaling.
• Reageren op de service of ondersteuningsverzoeken van een klant.
• Voor marketing-, promotie- en verkoopdoeleinden.
• Voor de beveiliging van gegevens.
• Ubeeo gebruikt geen persoonlijke gegevens voor geautomatiseerde besluitvorming.

Wij delen persoonlijke gegevens alleen met derden op de manieren die worden beschreven in de Verwerkersovereenkomsten met onze klanten.

Ubeeo’s medewerkers zijn opgeleid en onderworpen aan vertrouwelijkheidsverplichtingen en hebben zij alleen toegang tot persoonlijke gegevens indien nodig.

Ubeeo zal persoonsgegevens niet gebruiken of openbaar maken, behalve:

1. als dit noodzakelijk is om de Dienst aan kandidaten en gebruikers van de Dienst te verlenen;
2. op grond van de wet;
3. op grond van een gerechtelijk bevel;
4. in verband met cookies van derden (zie cookies);
5. een fusie, overname of verkoop van Ubeeo.

Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het handhaven van de vertrouwelijkheid en veiligheid van hun gebruikersregistratie en wachtwoord.

Klanten of bezoekers van de Site kunnen zich afmelden voor het ontvangen van verkoop-, promotie- of reclame-mails van ons door de afmeldlink te selecteren die zich bevindt in het berichtgedeelte van al onze elektronische communicatie. Klanten of bezoekers van de Site kunnen ook rechtstreeks een e-mail sturen naar privacy@ubeeo.nl met het verzoek om uit dergelijke berichten te worden verwijderd.

Wij zijn een dienstverlener aan onze klanten en hebben geen directe relatie met de kandidaat of een persoon wiens persoonlijke gegevens een klant verwerkt. Als u een kandidaat of individu bent van een van onze klanten en u wilt niet langer gecontacteerd worden door een persoon of entiteit die gebruik maakt van onze Dienst, neem dan contact op met de klant waarmee u direct in contact staat.

In kaart brengen websitebezoek

Cookies of soortgelijke technologieën worden gebruikt door Ubeeo, haar partners en leveranciers. Deze technologieën worden gebruikt voor het analyseren van trends, het beheren van de site, het volgen van de bewegingen van gebruikers op de site en voor het verzamelen van demografische informatie over ons gebruikersbestand als geheel. We kunnen rapporten ontvangen op basis van het gebruik van deze technologieën door deze bedrijven, zowel individueel als geaggregeerd

Logbestanden: We verzamelen bepaalde informatie automatisch en slaan deze op in logbestanden. Deze informatie omvat internet protocol (IP) adressen, browser type, internet service provider (ISP), referring/exit pagina’s, besturingssysteem, datum/tijd stempel, clickstream gegevens, de bestanden bekeken op onze site (bijv. HTML-pagina’s, grafieken, etc.), om trends te analyseren in het totaal en het beheer van de Site. Wel koppelen wij deze automatisch verzamelde datasets aan persoonlijke gegevens van u die wij mogelijk al hebben opgeslagen.

Cookies: Wij gebruiken cookies om de instellingen van gebruikers (bijv. taalvoorkeur) te onthouden en voor de authenticatie wanneer u de Site bezoekt of de Dienst gebruikt, al naar gelang het geval. De volgende informatie zal u helpen om de verschillende soorten gebruikte cookies te begrijpen:

• Strikt noodzakelijke cookies zijn vereist voor de werking van de Site. Deze omvatten bijvoorbeeld cookies die nodig zijn voor gebruikers om een account aan te maken of in te loggen om delen van de Site te beveiligen, en cookies die nodig zijn om fout of succes berichten aan gebruikers te tonen.
• Sessie cookies bevatten versleutelde informatie zodat het systeem u uniek kan identificeren terwijl u bent ingelogd. Sessie cookies bestaan alleen tijdens een online sessie. Ze verdwijnen van de computer wanneer u de browser software sluit of de computer uitschakelt. Deze informatie stelt Ubeeo in staat de transacties en verzoeken te verwerken. Sessie cookies helpen ons ervoor te zorgen dat u bent wie u zegt te zijn nadat u bent ingelogd en dat u de Ubeeo-toepassing moet gebruiken.
• Permanente cookies die alleen Ubeeo kan lezen en gebruiken, om vast te stellen dat u een klant van Ubeeo bent of een bezoeker die zich heeft geregistreerd, om de voorkeuren zoals taal, land en laatste check-out te identificeren en te behouden of om bepaalde soorten content te ontvangen. Blijvende cookies blijven op de computer nadat u de browser hebt gesloten of de computer hebt uitgeschakeld. Ze bevatten informatie zoals een unieke identificatiecode voor de browser. We zijn voorzichtig met de veiligheid en vertrouwelijkheid van de informatie die in permanente cookies wordt opgeslagen. We slaan bijvoorbeeld geen rekeningnummers of wachtwoorden op in permanente cookies. Gebruikers of bezoekers die hun webbrowsers de mogelijkheid ontnemen om cookies te accepteren, zullen niet in staat zijn om alle aspecten van onze Dienst te gebruiken.
• Gerichte cookies die de gebruikersnaam van een gebruiker opslaan, de verwijzende gebruiker indien deze gebruik maakt van het verwijzing netwerk en de verwijzingsbron naar de Site.

Opt-out: U kunt het gebruik van cookies regelen op het niveau van de browser. Als u cookies weigert, kunt u nog steeds gebruik maken van onze Site, maar de mogelijkheden om bepaalde functies of gebieden van onze Site te gebruiken kunnen beperkt zijn. Veel browsers maken het mogelijk om een privé modus te activeren waarbij de cookies altijd worden gewist na het bezoek. Afhankelijk van elke browser kan deze privémodus verschillende namen hebben.

Gerichte Advertentie: Wij werken samen met derden om advertenties op onze Site weer te geven of om onze advertenties op andere sites te beheren. Onze externe partners kunnen cookies of soortgelijke technologieën gebruiken om informatie te verzamelen over de activiteiten op deze Site en andere websites om u reclame te bieden op basis van de surfgedrag en interesses. Als u niet wilt dat deze informatie wordt gebruikt om u advertenties op basis van interesse te dienen, kunt u zich afmelden door te klikken op http://preferences-mgr.truste.com (of als u zich in de Europese Unie bevindt, klik dan op of http://www.youronlinechoices.eu). Let op: dit betekent niet dat u zich afmeldt voor generieke advertenties. U blijft generieke advertenties ontvangen.

Social Media (functies) en Widgets: Onze Site bevat social media functies, zoals LinkedIn. Deze functies kunnen de IP-adres verzamelen, de pagina die u bezoekt op onze Site, en kunnen een cookie instellen om de functie naar behoren te laten functioneren. Social media functies worden gehost door een derde partij of rechtstreeks op onze Site. Uw interacties met deze functies worden beheerst door de privacyverklaring van het bedrijf dat deze functies levert.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Opgeslagen voor Ubeeo: Ubeeo zal u op verzoek en binnen 30 dagen, of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving, voorzien van informatie over het feit of wij een van persoonlijke gegevens in bezit hebben, of deze namens een derde verwerken. Ubeeo zal voorts redelijke maatregelen nemen om klanten in staat te stellen hun persoonsgegevens te corrigeren, te wijzigen, te wissen of een kopie daarvan te ontvangen. Om deze toegang aan te vragen kunt u contact opnemen met privacy@ubeeo.nl. In overeenstemming met klant overeenkomsten zal Ubeeo op verzoek een kopie van de door Ubeeo na afloop of beëindiging van de klant overeenkomsten opgeslagen persoonlijke gegevens aan onze klanten verstrekken, tenzij de toepasselijke wetgeving anders bepaalt.

Opgeslagen voor klant: Ubeeo erkent dat u recht heeft op toegang tot persoonsgegevens en op intrekking van de toestemming tot gebruik/verwerking van persoonsgegevens. Ubeeo heeft in de meeste gevallen geen directe relatie met de personen wier persoonsgegevens zij voor klanten verwerkt. Wij bevelen aan dat een persoon die toegang wenst tot, of een kopie van persoonsgegevens wenst te corrigeren, te wijzigen, te wissen of te ontvangen, zijn vraag richt aan de klant van Ubeeo (de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens). Op verzoek van onze klant om gegevens te verwijderen, zullen wij binnen 30 dagen of zoals anders vereist door de van toepassing zijnde wetgeving reageren. Particulieren kunnen dergelijke vragen of verzoeken ook rechtstreeks en kosteloos aan Ubeeo stellen door contact op te nemen met privacy@ubeeo.nl.

Wij zullen persoonsgegevens bewaren zolang het account van een klant actief is of zolang als nodig is om de Dienst aan onze klant te verlenen, zoals vereist onder klanten overeenkomsten en/of zolang Ubeeo de persoonsgegevens nodig heeft om te voldoen aan de doeleinden waarvoor het deze in eerste instantie heeft verzameld, tenzij anders vereist door toepasselijke wetgeving of een rechterlijk bevel. We bewaren deze persoonsgegevens ook voor zover dat nodig is om onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen na te komen, gerechtelijke bevelen op te volgen, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten af te dwingen. Wanneer het doel waarvoor Ubeeo de persoonsgegevens verwerkt, is vervuld, afloopt of wordt beëindigd, zal Ubeeo de persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren/de-identificeren in overeenstemming met onze klanten overeenkomsten, dit Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving. Indien wij persoonlijke gegevens niet kunnen verwijderen of anonimiseren/de-identificeren, zullen wij u op de hoogte stellen van de redenen, onder voorbehoud van eventuele wettelijke beperkingen.

Beveiliging

Ubeeo neemt redelijke en passende veiligheidsmaatregelen ter bescherming tegen verlies, misbruik en wijziging van de door Ubeeo verwerkte persoonsgegevens.

Ubeeo implementeert ook een geavanceerde beveiligingsmethode op basis van dynamische gegevens en gecodeerde sessie-identificaties en host de Dienst in een beveiligde server omgeving die gebruik maakt van een firewall en andere geavanceerde technologie om bescherming te bieden tegen interferentie of toegang van buitenaf.

Ubeeo verstrekt ten slotte individuele gebruikersnamen en wachtwoorden die telkens moeten worden ingevoerd wanneer een klant of kandidaat zich aanmeldt. Deze beveiligingen helpen bescherming te bieden tegen ongeautoriseerde toegang, handhaven de nauwkeurigheid van de gegevens en zorgen voor het juiste gebruik van persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen deze privacyverklaring bijwerken om veranderingen in onze informatie praktijken weer te geven die van kracht worden bij het posten. Als we materiële wijzigingen aanbrengen in dit beleid, zullen we u hier, per e-mail of door middel van een kennisgeving via de Dienst op de hoogte stellen voordat de wijziging van kracht wordt.

Functionarissen voor gegevensbescherming

Ubeeo heeft een functionaris voor gegevensbescherming benoemd, die verantwoordelijk is voor kwesties met betrekking tot de privacy en bescherming van gegevens. De functionaris voor gegevensbescherming kan gecontacteerd worden via e-mail op dpo@ubeeo.nl.

Vragen of klachten in verband met het privacybeleid van Ubeeo of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan privacy@ubeeo.nl. Bovendien hebt u het recht een klacht in te dienen bij de autoriteit die bevoegd is voor de verwerking van de locatiegegevens.