Kandidaten op een zwarte lijst: mag dat?
Stel je voor, een oud-medewerker is op een vervelende manier weggegaan en je wilt er zeker van zijn dat die niet opnieuw in het wervingsproces terechtkomt. Dat kun je voorkomen met een zwarte lijst voor recruitment. Maar, mag dat zomaar? De Algemene verordening gegevensverwerking (AVG) stelt strikte eisen aan de data die je als organisatie mag verzamelen en bewaren. Een zwarte lijst ligt gevoelig en is niet zomaar toegestaan, ondanks dat dit grote voordelen kan bieden tijdens de werving.
En om het nog iets gecompliceerder te maken, stel je voor dat je bepaalde personen of type kandidaten liever niet in het proces wilt. Ze hebben nooit eerder binnen de organisatie gewerkt, maar je hebt ze er liever niet bij. Ook dan is een zwarte lijst geschikt, al leidt dit tot nog grotere problemen met betrekking tot de privacy.
In het eerste geval begrijpt een kandidaat dat zijn of haar gegevens zijn vastgelegd, toen die persoon in dienst was. Plaatsing op een zwarte lijst is niet leuk, maar dat de gegevens zijn verzameld roept in eerste instantie geen vragen op. Dat is lastiger uit te leggen bij iemand die nooit in dienst is geweest en waarvan de organisatie dus helemaal geen gegevens had hoeven (en mogen) verzamelen.
Belangrijke vragen
Benieuwd of je (nog) gebruik kunt maken van een zwarte lijst en welke mogelijkheden je wel of niet hebt? Het is daarom in ieder geval belangrijk om jezelf drie belangrijke vragen te stellen:
- Wie komt er op de zwarte lijst?
Gaat het om specifieke personen die je op de zwarte lijst wilt plaatsen? Hebben die eerder voor de organisatie gewerkt of gesolliciteerd of hebben zij nog geen relatie met het bedrijf? Stel vast wie je op de lijst wilt plaatsen. - Waarom komt een persoon op de zwarte lijst?
Wat is de reden dat je kandidaten op de zwarte lijst wilt zetten? Stel vast waarom je dit belangrijk vindt en waarom je deze personen uit het wervingsproces wilt houden. - Hoe lang houd je een persoon op de zwarte lijst?
Hoe lang wil je de kandidaten op de zwarte lijst houden? Geldt dit voor een specifiek wervingsproces of ook de processen die nog zullen volgen?
Om te bepalen of het wel of niet is toegestaan om kandidaten op een zwarte lijst te plaatsen, dienen de antwoorden te voldoen aan de volgende drie voorwaarden:
- Is er een gerechtvaardigd belang om hiervoor persoonlijke gegevens te verwerken?
Je moet als organisatie een gerechtvaardigd belang hebben bij het gebruik van een zwarte lijst. Bijvoorbeeld het voorkomen van wangedrag of fraudebestrijding. - Is er een noodzaak om hiervoor persoonlijke gegevens te verwerken?
De zwarte lijst moet noodzakelijk zijn. Oftewel, het belang kan op geen andere, minder ingrijpende manier worden behartigd. - Weegt het bedrijfsbelang zwaarder dan het privacybelang van de kandidaat?
Je moet duidelijk kunnen maken dat het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het privacybelang van de mensen die op een zwarte lijst geplaatst worden.
Houd er ondertussen rekening mee dat je alleen kandidaten op de lijst kan plaatsen, die weten dat hun gegevens zijn verwerkt. Daarnaast houdt iedereen het recht op inzage van zijn of haar gegevens heeft, dus ook als iemand op een zwarte lijst staat.
Niet in het wervingsproces
Wil je bepaalde kandidaten niet in het wervingsproces? Een zwarte lijst kan dan uitkomst bieden. Als er aan de voorwaarden wordt voldaan en kandidaten op een zwarte lijst gezet mogen worden, gelden er nog wel allerlei restricties.
Zo is het is bijvoorbeeld niet toegestaan om de specifieke reden vast te leggen, waarom iemand op de zwarte lijst staat. Hier weegt het privacybelang van de kandidaat altijd zwaarder dan het belang dat de zwarte lijst behartigt. Zonder het vastleggen van de reden wordt het belang behartigd: de zwarte lijst kan voor recruitment voorkomen dat kandidaten in het wervingsproces terechtkomen.
Zwarte lijst onder strikte voorwaarden
Gebruik maken van een zwarte lijst en je daarbij netjes houden aan de strikte voorwaarden die er gelden? Het is verstandig om uit te gaan van een aantal criteria, op basis waarvan kandidaten op de zwarte lijst terecht kunnen komen. Zodra iemand voldoet aan één of meerdere criteria komt die persoon op de lijst terecht. Het is dan niet duidelijk waar het precies aan ligt, omdat er sprake is van meerdere criteria die daar aanleiding toe geven.
Let op: zelfs onder strikte voorwaarden is het niet toegestaan om kandidaten op een interne zwarte lijst te plaatsen waarvan je niet eerder gegevens hebt verzameld. Iemand die nooit gesolliciteerd heeft of in dienst is geweest, kun je niet opnemen op de lijst zonder die persoon daar zelf van op de hoogte te brengen en toestemming te vragen.
Tip: de enige manier om personen op te nemen waarmee je niet eerder in contact bent geweest, is het aanleggen van een gedeelde zwarte lijst, bijvoorbeeld op bedrijfstakniveau. Voor het aanleggen van een gedeelde zwarte lijst, moet een vergunning worden aangevraagd bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens verplicht organisaties bovendien om een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. Daaruit moet blijken welke risico’s de betrokkenen lopen en hoe die worden ondervangen.
De zwarte lijst voor recruitment is een gevoelig onderwerp. Het is mogelijk om een dergelijke lijst te hanteren om bepaalde kandidaten uit het wervingsproces te weren. Houd er rekening mee dat daar diverse haken en ogen aan zitten, dus laat je er altijd goed over adviseren.
Wil je meer weten over de manieren waarop wij onze klanten helpen om efficiënt en volgens de richtlijnen van de AVG met kandidaatgegevens te werken? Neem contact met ons op via 010 – 820 29 10 of vul het contactformulier in.
