De implementatie van een nieuw ATS: dat is ingrijpend, intensief en daarmee een ingewikkeld proces, toch? Het is te kort door de bocht om het eenvoudig te noemen, maar met de juiste aanpak en planning is het goed mogelijk dit zonder onnodige hobbels en tegenvallers voor elkaar te krijgen.
We deden dat bijvoorbeeld voor het ROC van Amsterdam, waar we samenwerkten met een gedreven en goed voorbereid projectteam. Dat betaalde zich uit in een fijne samenwerking, die van beide kanten uitstekend bevallen is. Lees hierover meer in dit artikel.
Heel belangrijk voor een goede implementatie van het ATS is de juiste voorbereiding. Daarna gebruiken we 7 stappen, waarmee we de implementatie onderverdelen in de diverse fases.
Een goede voorbereiding
Uit een (waarschijnlijke) demo en toelichting door Ubeeo is duidelijk geworden wie wij zijn, wat we doen en wat de bouwstenen zijn van ons product. De voorbereiding van de daadwerkelijke implementatie begint daarom met een kickoff-meeting, waarin we iedereen die ermee gaat werken het liefst meteen aan tafel hebben. Je kunt denken aan:
- ICT-afdeling
- Arbeidsmarktcommunicatie
- Recruitment of de personeelsafdeling
- Websitemaker of interne contactpersoon
- Projectleider
Een divers team garandeert dat er na de kickoff niet ineens dingen aan het licht komen die eerder over het hoofd werden gezien. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat een Security Officer een dag voor de uiteindelijke livegang aanstipt dat er nooit een PEN-test is gedaan.
Zorg er voor de voorbereiding voor dat goed duidelijk is wat er nu niet kan, wat er wel zou moeten komen en welke voordelen en processen dat moet opleveren. En communiceer die wensen intern, zodat zowel de strategische beslissers als iedereen die de input moet gaan aanleveren op één lijn zitten.
Implementatie van het ATS in 7 stappen
De implementatie van ons ATS doen we in 7 duidelijke stappen. We plannen, ontwerpen, bouwen, testen, nemen in gebruik, sluiten af en bieden de benodigde support. En waar typische consultants daar allerlei fancy modellen en benamingen voor ontwikkelen houden wij het graag to-the-point. En als het dan toch moet noemen we het de JBF-methode. Een afkorting die we alleen toelichten aan onze fijne klanten, mochten ze dat echt willen weten natuurlijk.
De 7 stappen doorlopen we in Monday, de wat ons betreft beste tool voor teamwork. We richten het platform in aan de hand van alles wat we tijdens de kickoff bespreken. Het dashboard maakt in één oogopslag duidelijk is wie waaraan werkt, wat er nog moet gebeuren en wat er is afgerond.
1. Plan
Zonder helder plan geen goede implementatie. Het is een belangrijke fase, waarin we natuurlijk het contract tekenen en het project plannen. Vervolgens komt de kickoff-meeting aan bod, waarin het dus belangrijk is om een divers team aan tafel uit te nodigen.
2. Ontwerp
Wat volgt is de ontwerpfase. We gaan uit van de business requirements zoals die volgen uit de kickoff-meeting. Op basis van de requirements tekenen we het plan af en ontwerpen we de oplossingen die er gaan komen.
Samen met de klant bepalen we wat er nodig is om de interne processen in het systeem te krijgen. Dit is ook het moment waarop we nadenken over koppelingen die er moeten komen. Je kunt denken aan koppelingen met een testbureau, de eigen website, het intranet en bijvoorbeeld jobposters voor doorplaatsingen van vacatures.
3. Bouw
Hierna volgt de bouwfase. De software installeren we op basis van wat er in de kickoff-meeting aan prioriteiten en wensen naar voren kwam. Daarnaast gaan we uit van de ontworpen oplossing(en), zoals tijdens de vorige stap besproken.
We bouwen de daadwerkelijke oplossing, waarmee we zorgen voor de backoffice. Daarnaast bouwen we de koppelingen en ook de WerkenBij-site, om daar straks gebruik van te gaan maken.
Tijdens deze fase richten we het systeem in en maken we het klaar voor de testfase. Daar waar mogelijk starten de testen voor onderdelen die af zijn, terwijl we blijven bouwen aan de onderdelen die nog moeten volgen.
4. Test
Zodra de onderdelen gebouwd zijn starten we daarvoor met de testfase. We testen zowel de afzonderlijk gebouwde onderdelen als daarna ook het integrale systeem zoals het moet gaan werken. Ten slotte doen we een acceptatietest, waarna er een aftekenmoment volgt om door te kunnen met de volgende stap.
Bij de testfase hoort ook een training voor onze klanten. In 3 uur tijd leggen we alle ins en outs van het systeem uit en wijzen we op handige functionaliteiten en belangrijke instellingen. Ondertussen maakt de klant een plan voor een goede interne communicatie, om duidelijk aan te geven wat er gaat veranderen in de manier van werken.
Met name het duidelijk maken van de veranderingen, de vooruitgang die het systeem biedt en de uitleg over hoe de medewerkers ermee gaan werken is belangrijk. Daar hebben we ervaring mee, al is het de klant zelf die dit uiteindelijk moet oppakken om voldoende draagvlak te creëren. Zonder het juiste draagvlak blijkt de implementatie in de praktijk vaak lastiger.
5. Ingebruikname
De ingebruikname is de daadwerkelijke livegang van het ATS. Het is een spannende en belangrijke stap tijdens de implementatie, waarbij blijkt of dat wat we hebben gebouwd en getest in de praktijk doet wat de klant ervan verwacht.
De livegang doen we altijd op een dinsdag. Dat doen we bewust, omdat een maandag minder goed geschikt is. Het komt voor dat er op het laatste moment nog iets geregeld moet worden. Dat lukt wel op een maandag voor de dinsdag, maar lastiger op een zondag voor de maandag.
Bovendien vragen we na de ingebruikname van het systeem om een evaluatie door de klant. We werken volledig ISO 9001-gecertificeerd, dus als onderdeel van de processen verzamelen we feedback over de implementatie van het ATS. Uiteraard pakken we eventuele kritiekpunten op, en worden we heel enthousiast van alles waar de klant blij mee is.
6. Afsluiting
Na de livegang sluiten we het project af, door af te ronden wat we hebben gebouwd, getest en in gebruik hebben genomen. We zetten de puntjes op de ‘i’ waar dat nodig is en informeren over de manier waarop de support zal verlopen.
7. Support
Uiteindelijk is onze support beschikbaar voor eventuele vragen, technische uitdagingen en onduidelijkheden die er na de training zijn overgebleven. Ondertussen zorgen we voor een warme overgang van het intensieve contact tijdens de implementatie naar de supportfase.
We werken met supporttickets, die we vlot oppakken en waar de juiste specialist persoonlijk op terugkomt. In de laatste paar gesprekken en contactmomenten leggen we uit hoe de support zal werken, om zeker te weten dat de klant precies weet hoe we bereikbaar zijn.
Hoe lang duurt de implementatie?
De implementatie van een ATS duurt bij ons standaard 13 weken. Dat lijkt lang, maar de praktijk leert dat die periode sneller voorbij is dan je zou denken. Op deze manier heeft de klant ruimte om interne mails te herschrijven, foto’s te maken en al het andere belangrijke te regelen.
Bovendien is er wat tijd over voor eventuele tegenvallers of extra’s die toch gewenst blijken. En wil de klant er liever langer over doen? Het is mogelijk om een fase 1 af te spreken in 13 weken, waarmee er meer tijd is voor de onderdelen die zullen volgen. Zo voorkomen we een open einde, waarbij de einddatum uiteindelijk alleen maar verder op zou schuiven.
Wil je meer weten over de implementatie van ons ATS of hoe je daarop goed bent voorbereid? Neem contact met ons op, we horen graag van je.
