Het ROC van Amsterdam doceert vanuit 9 mbo-colleges meer dan 300 opleidingen. De organisatie heeft meer dan 3.000 FTE in dienst en zoekt doorlopend naar nieuw talent om de meer dan 39.000 leerlingen en studenten de beste opleiding te bieden. De onderwijsinstelling koos na een aanbesteding voor het Ubeeo-recruitmentsysteem. We vroegen Nella Melker, Hoofd HRM Recruitment & Loopbaan bij het ROCvA, naar haar ervaringen.
‘Er was helemaal niets’
Ze moet meteen bekennen dat er eigenlijk nog heel weinig was. En dat het dus niet de vraag was óf er een recruitmentsysteem moest komen, maar veel meer wíe dat kon leveren. Om de werkprocessen efficiënter in te richten en de Candidate Experience goed neer te zetten.
“We hadden de administratie niet goed op orde. Onze mailboxen stroomden regelmatig over en het lukte niet om kandidaten op tijd te antwoorden. Het was te veel handwerk, waardoor er fouten werden gemaakt en veel werk te lang bleef liggen,” vertelt Nella. “Dat droeg natuurlijk niet bij aan een goede ervaring van die kandidaat…”
Goede kennis van zaken
Het ROC van Amsterdam – Flevoland bestaat uit diverse mbo-colleges, met allemaal een eigen recruitmentafdeling. “Dat werkt anders dan vanuit één centrale afdeling, waardoor er meteen veel mogelijke leveranciers voor ons afvielen.” Het projectteam met daarin zowel Nella als een voorzitter van een mbo-college, directeur HRM, meerdere recruiters, een inkoper, ICT-medewerker, functioneel beheerder van AFAS en communicatiemedewerker maakte een shortlist en voerde vervolgens gesprekken met 3 potentiële leveranciers.
“Die drie bedrijven konden allemaal leveren. We keken goed naar het product en met name de gebruiksvriendelijkheid daarvan.” Ubeeo wist haar en het projectteam op papier niet meteen unaniem te overtuigen, maar werd toch uitgenodigd voor een presentatie. En die maakte het verschil. “Barbara kent het recruitmentproces tot in detail en Leon bewijst met alles wat hij zegt z’n uitstekende technische kennis van zaken. Bovendien sprak de Rotterdamse mentaliteit van aanpakken ons, zelfs in Amsterdam, enorm aan.”
Blauwdruk naar wens aan te passen
“We hebben het project als heel prettig ervaren. Ubeeo gebruikt een soort blauwdruk, die helemaal werd aangepast naar onze specifieke wensen. We merkten dat er eerder voor een decentrale organisatie als de onze was gewerkt, waardoor de inrichting heel soepel verliep.”
Nella beschrijft hoe vooral het meedenken en de aangereikte voorbeelden van mogelijkheden enorm werden gewaardeerd. “Om niet opnieuw het wiel uit te hoeven vinden, terwijl we natuurlijk alles helemaal op maat konden laten maken. En zonder dat er domme vragen bestonden, omdat we de vrijheid voelden om echt alles te kunnen vragen.”
Het ROC van Amsterdam – Flevoland betrok zoveel mogelijk stakeholders, om vanuit hun wensen en behoeften een systeem te ontwikkelen waarmee zij zouden gaan werken. Zowel leidinggevenden zoals de decentrale recruiters, centrale recruitmentafdeling, sollicitanten en zelfs stagiairs gaven hun input en vormden op die manier het wensenpakket zoals dat werd neergelegd bij Ubeeo.
“Dat werkte uitstekend en eigenlijk alles bleek mogelijk, al hebben we ons vooral op een goede basis gericht. Nu we daarmee werken nemen we de tijd om het verder naar wens aan te passen, zodat de veranderingen voor de betrokkenen niet te groot zijn.”
‘Niet meer in de eerste werkweek’
Over de vraag of ze de volgende keer iets anders zou aanpakken moet ze even nadenken. “We zouden niet meer live-gaan in de eerste werkweek van het jaar. Dat is uiteindelijk goed gegaan, maar het heeft zowel bij ons als bij Barbara, Leon als de rest van Ubeeo om een enorme extra inzet gevraagd. Vooral de koppeling met Kennisnet bleek ontzettend lastig en zo net in het nieuwe jaar is het toch altijd al even wennen om weer aan de slag te gaan.”
Die inzet en een eerlijk antwoord op iedere vraag vormen de kern van wat door het ROC van Amsterdam – Flevoland enorm gewaardeerd werd. “Soms gaf Ubeeo aan dat iets nu niet kon, later zou volgen of dat goed moest worden gekeken of het mogelijk en realistisch bleek. Een eerlijk en duidelijk antwoord, dat we heel prettig vonden.”
Fijne implementatie zonder gedoe
Nella vindt het lastig om al te spreken van grote resultaten, omdat het ROC van Amsterdam – Flevoland middenin de drukste recruitmentperiode van het jaar zit. Wel merkt ze dat het proces efficiënter werkt, ook al is er bij sommigen nog wat onwennigheid met het systeem.
“We hebben zelf workshops gegeven aan de decentrale recruiters, die opvallend weinig moeite hebben met de invoering van het nieuwe systeem. Natuurlijk komen er vragen over hoe iets werkt en waar het te vinden is, maar van echt gedoe is eigenlijk geen sprake.”
Bovendien waardeert ze de korte lijnen met Barbara, Leon en de rest van het team. “Het bleek in alles dat ze precies wisten waar ze het over hadden. Zonder glad verkoopverhaal, maar met oprechte kennis van zaken. Ook hebben we ervaren dat Ubeeo een duidelijke visie heeft en steeds blijft innoveren. Bijvoorbeeld als het gaat om de implementatie van de AVG-regelgeving en in het gebruik van videosolliciteren en communicatie via videogesprekken.”
Het ROC van Amsterdam – Flevoland is blij dat de basis goed staat, om die nu verder te verbeteren door bij te houden waar medewerkers tegenaan lopen en wat er efficiënter kan. Om kandidaten tijdens iedere stap in het proces de beste experience te bieden. “We hebben er tijdens de implementatie eigenlijk heel weinig van gemerkt, iets dat wat mij betreft juist heel veel zegt.”
