AVG

AVG-proof werken met kandidaatgegevens.

Overheden, bedrijfsleven en verenigingen moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), op basis van de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Dat betekent bijvoorbeeld dat je zorgvuldig en veilig moet omgaan met persoonsgegevens. Ubeeo helpt je volledig AVG-proof te werken.

Waarom is de AVG belangrijk?

De AVG verbetert de bescherming van privacy van burgers, dus ook kandidaten. De wetgeving voorkomt dat persoonsgegevens ongewenst openbaar worden of gebruikt worden voor zaken waarvoor geen toestemming is gegeven.

De wet geldt voor alle bedrijven en voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt. Dat is bijvoorbeeld het geval als je persoonsgegevens verzamelt voor werving en selectie. Daarnaast geldt het voor ons, als aanbieder van het Ubeeo ATS dat deze gegevens verwerkt.

Je werkt als recruiter of in een andere rol met kandidaatgegevens, dus met persoonsgegevens. Het gaat bijvoorbeeld om namen, telefoonnummers, adressen, e-mailadressen, foto’s en bijzondere gegevens over godsdienst, ras en gezondheid. Ubeeo helpt je daarom om volledig AVG-proof te werken.

Oo – 1

Hoe voldoe je aan de AVG?

Publiceer een duidelijk privacystatement op de werkenbij-site, waarin je uitlegt welke gegevens je verzamelt en waarom. Voer je bijvoorbeeld een diversiteitsbeleid? Dat kan reden zijn om naar het geslacht te vragen. Leg binnen de organisatie vast welke gegevens je verzamelt, hoe je dat doet en waarom.

En of je die met derden deelt.

En vraag kandidaten om toestemming als je gegevens langer wilt bewaren dan noodzakelijk voor opvolging van de vacature waarop iemand solliciteert.

Kandidaten hebben recht op inzage van alle gegevens die je over hen verzamelt, inclusief aantekeningen van gesprekken, informatie die je via derden verzamelde, tags die je meegaf en talentpools waaraan je iemand toevoegde. Ook hebben kandidaat het recht op verwijdering. Op een verzoek moet je binnen een maand reageren.

Tip: wist je dat een zwarte lijst voor recruitment binnen de AVG niet zomaar is toegestaan? Lees in ons blog hoe dat precies zit.

Combineer ons frisse webdesign met een naadloze integratie.

werkenbij-site
Oo

Werk 100% AVG-proof met Ubeeo

Ubeeo legt voor elke kandidaat automatisch de bewaartermijn vast. Een week voor afloop ontvangen kandidaten een verzoek om hun account te verlengen. Doen ze dat niet? Dan anonimiseert Ubeeo de gegevens. We vervangen zelfs het unieke nummer in de database, zodat lijsten zich niet meer laten koppelen. Na 3 kalenderjaren worden de gegevens verwijderd, omdat de verplichte rapportageperiode dan voorbij is.

Kandidaten loggen na hun sollicitatie in op het kandidatenportaal. Daar kunnen ze hun gegevens inzien, het account verwijderen of de bewaartermijn verlengen.

Geef hiring managers en andere beoordelaars toegang tot systeemonderdelen om cv’s en andere gegevens op te roepen. Voorkom onveilige e-mails met kandidaatgegevens.

Tools die automatische gegevens opslaan uit bijvoorbeeld LinkedIn-profielen worden geblokkeerd. Dat was vroeger ‘roomser dan de paus’, maar is nu 100% AVG-proof.

ISO27001 en ISO27018-gecertificeerd: voor privacybescherming

We bewijzen graag wat we beloven bij Ubeeo. Daarom zijn we zowel ISO27001-gecertificeerd als ISO27018-gecertificeerd. De ISO27001-norm garandeert informatiebeveiliging in de breedte. We zijn aanvullend gecertificeerd voor de ISO27018-norm, omdat die specifiek geldt voor cloudaanbieders die persoonsgegevens verwerken (Personally Identifiable Informatie, PII).

Use cases

Bedrijfsomvang

Branches

Features

Resources

Compliance

  • Copyright © 2024 Ubeeo