Het arbeidsvoorwaardenvoorstel is tijdrovend, administratief ingewikkeld en een vervelende hobbel in de Candidate Experience, toch? Niet langer, in ieder geval niet bij KPN en Schiphol. Zij vroegen ons iets te doen aan de tijdrovende procedures en administratief ingewikkelde verwerking van alle regels uit de CAO en het versturen van uitgebreide bijlagen die kandidaten moesten doornemen en ondertekenen.
Het arbeidsvoorwaardenvoorstel is onmisbaar om kandidaten aan te nemen. Het is het voorstel dat zij ondertekenen om akkoord te gaan met de aangeboden functie, voordat ze daadwerkelijk aan de slag kunnen. Een verplichte stap, al betekent dat gelukkig niet dat dit veel tijd moet kosten en onnodig ingewikkeld moet zijn.
Onnodig vertragend
Zowel Schiphol als KPN kampten met een complex proces, waar veel kostbare tijd in ging zitten. Het duurde soms maanden voordat het voorstel beschikbaar was, bij de kandidaat lag en getekend retour kwam. Kostbaar, omdat het kandidaten onnodig lang in de wachtkamer hield en een snelle indiensttreding in de weg zat.
Gretsen Soerdjbali, Corporate Recruiter bij Schiphol vertelt:
“We gebruikten een vrij omslachtige manier. Het voorstel moest worden opgesteld in Excel en opgeslagen worden op de schijf om er een PDF van te kunnen maken. Vervolgens werd het verstuurd via MSafe en daar moest de kandidaat een account voor aanmaken. Het duurde lang, was foutgevoelig en onnodig complex.”
Ook KPN zocht naar een betere oplossing. Marco Rijkhoff, Manager Talent Acquisition bij KPN legt uit:
“Het oude arbeidsvoorwaardenvoorstel maakten we in Excel. We moesten alle gegevens van de kandidaat, de functie én het voorstel invoeren. En controleren, om er een PDF van te maken en die toe te sturen. Bovendien kwam de aanbieding in de mailbox van de recruiter terecht, in plaats van in het ATS.”
Arbeidsvoorwaardenvoorstel in anderhalve minuut
Ons Applicant Tracking System (ATS) configureren we voor iedere klant op maat. Dat biedt mogelijkheden om af te wijken van het gebruikelijke, bijvoorbeeld door een vernieuwd arbeidsvoorwaardenvoorstel toe te voegen. Op maat voor, in dit geval, klanten zoals KPN en Schiphol, afgestemd op wat zij belangrijk vinden en de documenten waar zij mee werken.
We houden rekening met bijvoorbeeld belangrijke voorwaarden binnen de organisatie, de richtlijnen voor de AVG en andere documenten en systemen waar de bedrijven gebruik van maken. Ondertussen brengen we een proces dat soms maanden duurt terug naar het versturen van één document, dat in anderhalve minuut is opgesteld.
Ter voorbeeld, het voorstel voor de arbeidsvoorwaarden in ons ATS stellen recruiters binnen 90 seconden op, bijvoorbeeld dankzij de regels vanuit de CAO die ze automatisch kunnen toepassen. Een paar voorbeelden van slimme functionaliteiten:
- Automatische schalen voor salarisvoorstel
- Wel of geen leaseauto, inclusief automatische aanpassing van het voorstel
- Klaarzetten in persoonlijk portaal in plaats van als bijlage in een e-mail
Uiteraard hebben we ondertussen gewerkt aan een betere lay-out, om alle gegevens overzichtelijk te presenteren. Opnieuw aan de hand van de wensen van de klant, dankzij de maatwerk-mogelijkheden. In het arbeidsvoorwaardenvoorstel staan meteen alle belangrijke gegevens voor HR, terwijl de kandidaat alles op een rij heeft om een goede beslissing te kunnen nemen.
Verbeterde Candidate Journey
Zowel KPN als Schiphol werken stukken sneller, minder foutgevoelig en bovendien AVG-proof dankzij het slimmere arbeidsvoorwaarden voorstel.
“Onze recruiters maken nu aanbiedingen vanuit de sollicitatie door de kandidaat en functie waar het om gaat, netjes binnen de cao-afspraken. Daarmee besparen zij veel tijd, zowel tijdens het proces en dankzij de ‘first-time-right’. Bovendien werken we in de cadidate-portal, waardoor we geen gevoelige informatie via e-mail hoeven te versturen,” vertelt Marco Rijkhoff van KPN.
Ook Schiphol bespaart veel kostbare tijd: “Dankzij het nieuwe ATS met de optie voor het slimmere arbeidsvoorwaardenvoorstel werken we stukken sneller. Bovendien is het veel minder foutgevoelig, netjes AVG-proof en maakt het makkelijk inzichtelijk hoe de onderhandelingen verlopen. Alle aanbiedingen worden opgeslagen in het ATS, zodat de informatie meteen beschikbaar is,” aldus Gretsen Soerdjbali van Schiphol.
Het snellere arbeidsvoorwaardenvoorstel betekent belangrijke tijdwinst voor recruiters. Belangrijker nog is dat het de Candidate Journey verbetert. Het voorkomt belangrijke onzekerheid bij kandidaten, omdat ze veel sneller het voorstel ontvangen met daarin de arbeidsvoorwaarden.
Bovendien kunnen kandidaten akkoord gaan met het arbeidsvoorwaardenvoorstel in hun portaal of aangeven dat ze ‘nog vragen’ hebben. Dat voorkomt afwijzingen, om zowel de vaart als de positieve benadering erin te houden.